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Buchhaltung automatisieren: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die Buchhaltung nutzt den Maßstab Geld, um den Überblick über den aktuellen Stand der Prozesse zu erhalten. Damit misst sie alle Aktivitäten des Unternehmens, fasst sie sinnvoll zusammen und teilt die Ergebnisse der Geschäftsleitung und anderen Parteien mit. Jeweils dem Informationsbedarf dieser Parteien angepasst, sowohl auf formaler als auch auf inhaltlicher Ebene. Nicht jede Partei muss alles wissen – und auch nicht immer sofort. Andere Parteien schon.

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Das Management beispielsweise benötigt genaue, teilweise auch sehr detaillierte und auf jeden Fall möglichst aktuelle Finanzdaten, um gute Entscheidungen zu treffen. Die Buchhalter sind diejenigen, die diese Informationen produzieren. Sie sammeln dazu nicht nur Daten und bereiten diese in verschiedenster Art verständlich auf. Sie helfen auch, die Bedeutung ihrer Berichte zu interpretieren und schlagen Wege vor, dieses Wissen zur Lösung aktueller Probleme oder zur Planung neuer Projekte zu nutzen. Die Buchhaltung zu automatisieren, kann hier einen neuen Effizienzschub verpassen. Wie genau, das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Buchführung für staatliche Vorschriften

Mittel zum Zweck ist u.a. das Rechnungswesen. Es kann in zwei Bereiche unterteilt werden: Management und Finanzen. Die Betriebsbuchhaltung hilft bei der Führung des Unternehmens, während die Finanzbuchhaltung darüber berichtet, wie gut das Unternehmen läuft – und die Rechnungen stellt bzw. Eingangsrechnungen bezahlt. Natürlich sind auch staatliche Vorschriften einzuhalten und Steuern, Sozialversicherungsabgaben oder Löhne zu zahlen. Die Buchhalter sorgen also dafür, dass die Steuererklärungen korrekt und pünktlich eingereicht werden und dass die Mitarbeiter versichert sind.

Erfolgreiche Unternehmer erstellen Pläne, um ihre Ziele zu erreichen. Zu diesen Plänen gehören u.a. Cashflow-Projektionen, Umsatzplanungen, Beschaffungen von Anlagevermögen und die Disposition der Lagerbestände. Eine buchhalterische Analyse historischer Daten bildet die Grundlage für die Entwicklung solcher Pläne, für den Soll-Ist-Vergleich während der Umsetzung und letztlich auch dafür, dass die Ziele erreicht werden.

Ein Beispiel ist die Kostenrechnung für Produkte: Fertigungsunternehmen nutzen sie, um den Aufwand für die Herstellung ihrer Produkte zu berechnen, die kostendeckende Verkaufsmenge zu ermitteln und optimale Lagerbestände festzulegen. Das Management muss wissen, was die Herstellung der Produkte kostet, um Preis- und Marketingstrategien zu entwickeln, die einen angemessenen Gewinn ermöglichen.

Rechnungswesen 4.0 – Buchhaltung automatisieren

Dieses einfache Beispiel macht klar: Die Buchhaltung spielt eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg. Daher ist diese Abteilung oft einer der ersten Bereiche des Unternehmens, der digitalisiert wird. Dabei geht es dann in der Regel um viel mehr als nur die Digitalisierung von Rechnungen, Lieferscheinen und Berichten. Beim Automatisieren der Buchhaltung geht es darauf aufbauend vielmehr um das Optimieren, Vereinfachen und Automatisieren aller Finanzvorgänge, etwa durch smarte Workflows und intelligente Prozessautomation.

Die Rede ist schon längst vom Rechnungswesen 4.0. Das ist kein Hexenwerk, sondern vielerorts gelebte Praxis. Aus diesem Grund gibt es für die Digitalisierung der Buchführung im Unternehmen auch schon bestens bewährte Leitfäden. Mit 9 Tipps für die Buchhaltung helfen wir Ihnen darüber hinaus auch ganz praktisch dabei, Mehrwerte zu schaffen und die Performance Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Nicht nur „digitalisieren“, sondern auch „automatisieren“?

Die Digitalisierung aller Dokumente ist also nur der erste Schritt bei der digitalen Transformation der Buchhaltung, denn anschließend werden sukzessive auch die Prozesse digitalisiert. Vorher empfiehlt es sich, alle Prozesse der Buchhaltung entsprechend zu optimieren, besser zu integrieren und weiter zu automatisieren. Typische Beispiele für solche Prozesse im Rechnungswesen sind:

  • Der intelligente „Post“-Eingang
  • Die digitale Rechnungsverarbeitung, also das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen, E-Mahnungen etc.
  • Die rechtssichere Archivierung der Dokumente
  • Der Transfer von Kontodaten
  • Das Überwachen von Kontoständen, Verbindlichkeiten, Liquidität etc.
  • Das Erstellen von Berichten, Auswertungen, Analysen etc.
  • Die Konvertierung elektronischer Rechnungsformate
  • Integrierte Workflows
  • Die Optimierung von Datenqualität und -volumen
  • Die Übermittlung von Unterlagen an Steuerberater und/oder Finanzamt

Bei der Automation ist ein integriertes Zusammenspiel von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-System (DMS) gefragt, damit das Erstellen, Verändern, Versenden und Löschen von Finanzdokumenten nahtlos mit dem revisionssicheren Speichern, Verwalten und Archivieren dieser Dokumente einhergeht. Und zwar möglichst sowohl On-Premises im Rechenzentrum als auch in der Cloud. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass die Finanzbuchhaltungs- bzw. Fibu-Software in größeren und mittelständischen Unternehmen in der Regel eine Reihe von Spezialisierungen aufweist. Zum Beispiel Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Rechnungsstellung, Prognosen, Controlling und mehr.

Funktioniert das Zusammenspiel von Fibu-Software und DMS, kann man Finanztransaktionen mit Hilfe der dabei erzeugten Daten „realtime“ verfolgen und auf dieser Basis ein leistungsstarkes Compliance-Management aufbauen. So kann die integrierte Lösung auf Anhieb die Unternehmens-Performance verbessern, die finanzielle Effizienz steigern und die Back-Office-Kosten senken.

Digitale Rechnungs-Workflows

Beispielsweise sorgen digitale Rechnungs-Workflows für die einfache, übersichtliche, fehlerfreie und schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Skonti werden besser genutzt, Mahnungen vermieden und gleichzeitig die Papierflut eingedämmt. Alle Rechnungen werden schnell geprüft und sicher verwaltet. Die doppelte Bezahlung einer Rechnung ist automatisch ausgeschlossen.

Anderes Beispiel: Das Automatisieren der Buchhaltung erleichtert komplexe Aufgaben wie das Führen mehrdimensionaler Kontenpläne, die alle wesentliche Facts in Echtzeit liefern. Sie hilft nebenbei bemerkt, die Periodenabschluss-Zyklen zu verkürzen. Denn dank automatischer Berechnung der kumulierten Budgets von Jahr zu Jahr und für jede Periode lassen sich die Bücher schneller abschließen.

Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Ein weiterer Vorteil, den das Automatisieren der Buchhaltung neben der Zeit- und Kostenersparnis bringt, ist das Vermeiden typischer Erfassungs- und Übertragungsfehler. Ganz nebenbei macht das weniger Korrekturen erforderlich. Nicht nur das Management, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Zeit für Planung und Analyse, weil lästige Routineaufgaben wegfallen. Das wiederum steigert die Motivation in der Belegschaft, weil Kreativität gefragt ist, weil weniger Termindruck nervt und weil die daraus resultierenden peinlichen Flüchtigkeitsfehler seltener werden.

Wie sich eine nachhaltige Prozessautomation so implementieren lässt, dass Mitarbeiterzufriedenheit und Umsätze gleichermaßen wachsen, haben wir in unserem E-Book zu Automation beschrieben.

Vieles hängt aber auch von der Auswahl der richtigen Software ab, wenn Sie Ihre Buchhaltung erfolgreich automatisieren wollen. Daher sollten Sie bei der Software-Auswahl vor allem darauf achten, dass DMS und Fibu reibungslos zusammenspielen und die Integration in andere Anwendungssysteme – CRM, PPS, Warenwirtschaft, HR, EDI etc. – unkompliziert ist. Ebenso wichtig ist die möglichst große Wahlfreiheit bei der Antwort auf die Frage, ob der Betrieb der Software ganz oder teilweise On-Premises oder in der Cloud erfolgen kann, denn diese Frage wird sich in absehbarer Zeit immer wieder stellen und zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen anders beantwortet werden als heute.

Fazit: Arbeitsweisen wandeln sich – Halten Sie Schritt, indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren

Corona, Lieferengpässe und Klimawandel: Die aktuelle Situation macht deutlich, wie überlebenswichtig die Innovation für alle Unternehmen ist – und damit die Digitalisierung und Automation der Geschäftsprozesse. Die Unternehmen müssen innovativ bleiben, wenn sie am Markt bestehen wollen. Das bedeutet zwangsläufig, dass sich auch die Arbeit ändert – und damit natürlich auch die Methoden und Werkzeuge sowie die Jobprofile der Beschäftigten.

Für die Buchhaltung heißt das: Automatisieren, Prozesse verschlanken und schneller agieren, indem das Rechnungswesen digital transformiert wird. Aufgaben wie Finanzplanung oder Steuerprüfung werden so einfacher. Digitale Rechnungsprozesse, sprich das E-Invoicing, spielen sogar eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation. Sie sind ein maßgeblicher Erfolgsfaktor, weil die Digitalisierung im Rechnungswesen sehr schnell sehr große Vorteile bringt und weil sie in der Regel auf breite Akzeptanz bei allen Beteiligten stößt.

Schon seit jeher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine Schlüsselrolle in jedem Unternehmen. Das soll auch in Zukunft so bleiben, denn in der Buchhaltung spielen sich viele der zentralen Prozesse ab. Mit einer passiven oder gar ablehnenden Grundeinstellung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht die Digitalisierung der Buchhaltung eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Automatisierung, Digitalisierung und neu gewonnene Freiheiten wie Mobility oder Home Office lassen sich ohne digitale Workflows kaum realisieren. Deshalb ist die Zukunft der Buchhaltung in jedem Fall digital.

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