Kleine und mittlere Unternehmen – KMU – sind der Motor der deutschen Wirtschaft. Entsprechend wichtig ist es, dass sie die Chancen nutzen, die sich ihnen bieten, um auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben zu können. Die Digitalisierung ist eine solche Chance, an der für zukunftsorientierte Unternehmen kein Weg vorbeiführen darf. In welchen Bereichen KMU besonders von dem digitalen Wandel profitieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
1. KMU profitieren von einer Digitalisierung der Buchhaltung
Drastische Kosteneinsparungen sind es, welche die Buchhaltung von KMU zum idealen Ansatzpunkt für jegliche Digitalisierungsbemühungen machen. Mithilfe moderner Softwarelösungen kann eine enorme Rentabilität erzielt werden, die direkt auf den Unternehmenserfolg einzahlt. Experten gehen davon aus, dass bereits die umfassende Umstellung auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung rund 500 Milliarden Euro in die Kassen der deutschen Wirtschaft spülen würde – und das ist nur ein kleiner Teil der digitalen Möglichkeiten, die ein enormes Einsparungspotenzial mit sich bringen. Zudem sorgt unter anderem auch die Tatsache, dass im Rahmen automatisierter digitaler Workflows menschliche Fehler vermieden werden, für ein dickes Plus in den Kassen. Immerhin schlägt bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument mit durchschnittlich 100 Euro zu Buche, und geht es ganz verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf mehrere Hundert Euro. Selbst gut organisierte KMU mussten diese Kosten noch vor einigen Jahren einrechnen, doch in Zeiten elektronischer Archive und automatischer Speicherungen gehören sie der Vergangenheit an. Gleiches gilt auch für die teils beträchtlichen Ausgaben für Papier, Toner oder die Wartung von Kopiergeräten, welche dank einer digitalen Dokumentenbearbeitung maßgeblich reduziert werden können.
2. Effizientere Prozesse sparen in KMU Zeit und Nerven
Nutzen KMU die Chancen der Digitalisierung, wächst ihre Produktivität, denn digitale Workflows verkürzen die Durchlaufzeit und beschleunigen aufwändige Genehmigungsprozesse. Mussten Mitarbeiter bislang rund 30 bis 40 Prozent ihres Arbeitstages für die lästige Suche nach papierbasierten Informationen aufwenden, hat sich diese Tatsache dank eines zentralen digitalen Ablagesystems mittlerweile erledigt. Da moderne Dokumentenmanagementsysteme zudem in der Lage sind, wichtige Dokumente automatisiert zu prüfen, weiterzuleiten und abzuspeichern, wird eine Menge Arbeitszeit freigesetzt, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller aufgehoben ist. In der Folge können KMU wesentlich flexibler als früher auf die Anforderungen des Alltags reagieren und sich mit motivierten und entlasteten Mitarbeitern den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.
3. Compliance: Mithilfe der Digitalisierung sind KMU auf der sicheren Seite
Erfahrungsgemäß sind es häufig Rechtsabteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen , in denen die Digitalisierung kritisch beäugt wird. Nach wie vor gehen viele Juristen der alten Schule davon aus, dass nur eigenhändig unterschriebene Schriftsätze gültig und rechtsverbindlich sind. Zeitgemäß ist diese Auffassung allerdings schon längst nicht mehr – ganz im Gegenteil: In Zeiten des E-Commerce sind auch digitale Dokumente verbindlich und Compliance-Bedenken gelten im Zuge der Digitalisierung als überflüssig. Mithilfe modernen Technik sind Prozesse transparenter denn je und es kann genau eingesehen werden, wer welche Dokumente wann verändert hat.
Kein Wunder also, dass das Fazit der EY-Studie „Digital. Effizient. Sicher“ wie folgt ausfällt: „Die Digitalisierung schärft die betrieblichen Sinne und macht sämtliche Prozesse lückenlos dokumentierbar und transparent. Unternehmen, CFOs und Steuerabteilungen können sich auf diese Weise vor bösen Überraschungen schützen, intern wie auch gegenüber dem Finanzamt.“
4. Zufriedene Kunden dank digitaler Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen
Bereits heute finden Kundenbeziehungen in Unternehmen zu mehr als 60 Prozent ganz oder teilweise über digitale Kanäle statt, wie die Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ belegt. Diese Tatsache verbessert die Reaktionszeit von KMU enorm und wirkt sich damit direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Neben diesem offensichtlichen „direkten Draht zum Kunden“ gibt es noch weitere Gründe, weshalb sich der digitale Wandel lohnt. Ein klassisches Beispiel ist die elektronische Rechnungsverarbeitung, mit deren Hilfe der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Bezahlung einer Rechnung innerhalb von Tagen erledigt sein kann. Insbesondere im Kontakt zu Geschäftskunden wird diese Fähigkeit immer wichtiger und für so manches Unternehmen sind papierbasierte Rechnungen bei der Wahl potenzieller Geschäftspartner längst schon zum Ausschlusskriterium geworden. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, arbeitet daher digital und profitiert von der Möglichkeit einer einfachen, zuverlässigen und schnellen Zusammenarbeit.
5. Digitalisierung in KMU führt zu einem besseren Miteinander
Nicht nur die Zusammenarbeit mit Kunden, sondern auch die interne Interaktion kann mithilfe der Digitalisierung in KMU maßgeblich verbessert werden. Meetings sind auch dann noch möglich, wenn sich Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten befinden und dank zentral abrufbarer Informationen kann jedes Teammitglied unabhängig von zeitlichen oder räumlichen Grenzen seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
Die Konsequenzen dieser Entwicklung hat eine Studie der LeadershipGarage Research Group beschrieben: „Machtverhältnisse in Organisationen verschieben sich, hierarchische Strukturen werden zu Netzwerken und Führung findet vermehrt auf Distanz statt.“ KMU, die diesen Veränderungen offen gegenüberstehen und sich auf den technischen Fortschritt einlassen, profitierten von optimierten Arbeitsabläufen und Kommunikationswegen, die noch vor wenigen Jahren kaum denkbar gewesen wären.
Die genannten Beispiele sind nur ein Teil der vielfältigen Möglichkeiten, die sich kleinen und mittleren Unternehmen im Zuge der Digitalisierung bieten. Entsprechend fällt auch das Urteil derer aus, die den Weg in Richtung digitale Zukunft bereits beschritten haben. Laut Bitkom Digital Office Index bestätigten 74 Prozent der befragten Unternehmen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt habe und zwei Drittel gaben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.
Falls auch Sie die Vorteile der Digitalisierung in KMU nutzen möchten, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu erhöhen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Kosten sparen mit Dokumentenmanagement“, wo das Einsparungspotential am größten ist.
