Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.
Die gut organisierten Abteilungen bearbeiteten eine Eingangsrechnung in durchschnittlich 4,1 Tagen; der Durchschnitt über alle Unternehmen lag bei 6,1 Tagen. Die Bearbeitung einer Rechnung kostete 2,70 €, während der Durchschnitt dafür fast das Doppelte (5 Euro) aufwendete. Außerdem nutzten hier 90 Prozent die möglichen Skonti – ebenfalls fast doppelt soviel wie der Durchschnitt.
Die Kreditorenbuchhaltung bei den Nachzüglern fiel dagegen deutlich ab. Die schlecht organisierten Buchhaltungsabteilungen verarbeiteten eine Rechnung in 16,3 Tagen, ließen sich das 13,34 Euro kosten und nutzten nur 18 Prozent der möglichen Skonti.
Die meisten Buchhalter können nicht annähernd so effizient arbeiten wie die Besten in dieser Studie. Das liegt daran, dass sie bei ihrer Arbeit umständlichen und fehlerträchtigen Prozessen folgen müssen, beispielsweise beim Rechnungseingang per Briefpost.
Arbeiten die Buchhalter noch mit Papier, erfordert das unnötig viel Raum und Zeit. Seine Arbeitszeit kann ein Buchhalter sinnvoller nutzen als mit dem Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten; das ist eine Vergeudung seiner Kompetenzen und der Ressourcen des Unternehmens.
Abhilfe schafft Enterprise Content Management (ECM). Damit kann die Buchhaltung Platz für das Archiv und Zeit für die Prozesse sparen. Und weil ein ECM-System nicht nur Rechnungen, sondern alle Dokumentarten elektronisch verwalten und per Mausklick bereitstellen kann, lässt sich der Einsatz problemlos auf andere Bereiche ausweiten.
In der Debitorenbuchhaltung etwa kann der direkte Zugriff auf alle Informationen über einen Kunden viele Vorteile und einen großen Zeitgewinn bedeuten. Säumige Zahler haben ja üblicherweise gute Ausreden; oft behaupten sie einfach, dass ihnen bestimmte Dokumente fehlen oder dass falsche Ware geliefert worden sei. Läuft der Informationsfluss noch auf Papier, kann der Buchhalter an dieser Stelle nicht weiter argumentieren, weil er die Fakten nicht kennt. Oft dauert es dann Tage, bis er die nötigen Details aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen hat.
Mit einem ECM-System hat er alle Fakten noch während des Telefonates parat – und kann die Sache klären oder die fehlenden Dokumente per Fax oder E-Mail sofort nachliefern. Das spart nicht nur Zeit und Geld, weil der Zahlungseingang beschleunigt wird, sondern schont auch die Nerven aller Beteiligten.
Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.
