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Output-Management: Definition, Vorteile, Umsetzung

Cloud Daten © serpeblu/adobe Stock

Eine moderne Software für das „Enterprise Content Management“ (ECM) bietet Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Zu diesen Funktionen gehören nicht nur Dokumentenarchivierung und -suche, sondern auch Prozess-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit – und vor allem ein stringentes Output-Management.

Weitere ECM-Module und -Features können hinzukommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Funktionen für Vertragsmanagement oder Aktenplan und eine elektronische Aktenführung. Daher „kann“ ein ECM-System wesentlich mehr als eine klassische Dokumentenmanagement-Software.

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An dieser Stelle soll das Output-Management als Teilbereich eines ECM-Systems mit seinen Vorzügen und Einsatzfeldern vorgestellt werden. Gemeint ist das Erstellen elektronischer oder physisch vorliegender Dokumente und die Steuerung ihrer Verteilung über unterschiedliche Kanäle an alle vorgesehenen Empfänger innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens. Ziel ist die Versorgung von Belegschaft und Externen (Kunden, Interessenten etc.) mit notwendigen Dokumenten.

Ein ECM-System speichert und verwaltet Daten und Unterlagen aller Art ...

… und zwar unabhängig von Format oder Quelle in einem zentralen, digitalen Dokumenten-Pool. Dieser Pool kann wahlweise entweder On-Premises im firmeneigenen Rechenzentrum, auf den Systemen eines Dienstleisters oder in einem Cloud-Speicher angesiedelt sein. Dort sind alle Dokumente – auch die aktuellen Output-Dokumente – von jedem Desktop-PC oder Smartphone, über Intra-/Internet und Terminalserver erreichbar.

Der große Vorteil: Alle Dokumente sind sofort, thematisch sortiert und im Volltext verfügbar. Sie stehen auf Knopfdruck auch für SAP-, Microsoft- oder DATEV-Anwendungen bereit, jedenfalls dann, wenn sich das ECM-System sehr einfach in Fremdapplikationen integrieren lässt. Die Anwendungsszenarien sind kaum begrenzt. Die Einbindung von Branchen- und Individualsoftware ist bei modernen ECM-Systemen ebenso kein Problem wie der ergänzende Rückgriff auf hochspezialisierte Output-Managementsysteme.

Darum ist Output-Management mehr als "Drucken"

Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit inklusive der Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Ganz nebenbei lässt sich für die erzeugten Dokumente so die Einhaltung des Corporate Designs durchgängig garantieren. Außerdem wird die Formatierung von Ein- und Ausgabedokumenten automatisiert und die Bearbeitung und Optimierung von Druckdaten deutlich vereinfacht.

Fällt der Begriff „Output-Management“, wird oft nur an Drucken und Druckermanagement gedacht. Das ist Output-Management auch – es ist aber noch wesentlich mehr. Insbesondere handelt es sich um eine Managementdisziplin mit dem Ziel, die Prozesse und Anforderungen im Unternehmen aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen und Qualität, Zuverlässigkeit, Corporate Identity sowie Governance über klar geregelte Dokumentenprozesse sicherzustellen. Druckermanagement, Multi-Channel-Kommunikation und die Generierung individualisierter Schreiben – all das sind unterschiedlichste Ansprüche an das Output-Management.

Zentrale Kontrolle über alle erstellten und versendeten Dokumente im Unternehmen

Zu den Ansprüchen zählt auch die Dokumentenkontrolle. Das sind ganz ausdrücklich nicht nur die gedruckten, sondern auch die per Mail, Fax oder Brief versendeten Dokumente von allen Systemen, Tools und Prozessen, die „Output“ erzeugen. Schnittstellen zu Archivsystemen sind also Pflicht, damit gedruckte und ausgehende Dokumente zentral archiviert werden können.

Heutzutage ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Kommunikation sowohl kanalbezogen als auch von der Ansprache individuell auf die Bedürfnisse des Empfängers einstellen. Output-Management kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten, wenn es entsprechend konzipiert und implementiert wird. Besonders einfach skalierbar ist es beispielsweise dann, wenn es über das ECM-System in der Cloud betrieben wird.

Output-Management bedeutet flexible Anpassung an unterschiedliche Anforderungen

Deshalb macht es durchaus Sinn, verschiedene Output-Managementsysteme im Unternehmen zu zentralisieren, die Schnittstellen zu vereinheitlichen und trotz dieser Vereinheitlichung die Individualität des Unternehmens zu wahren.

Die neue „Kommunikationszentrale“ bildet dann das ECM-System mit seinem Output-Management, das dynamische Dokumente liefert, die schnell und exakt an geänderte Anforderungen adaptiert werden. Es entsteht ein agiles Unternehmen, in dem einmal definierte Dokumentenprozesse zentral nachvollziehbar ablaufen, wobei der Output ebenfalls zentral und revisionssicher archiviert werden kann.

Hier hapert es in der Praxis allerdings noch oft, denn Output-Management erfolgt bisher nur selten zentral und allzu oft in Form von Insellösungen. Zu viele Tools und unübersichtlich viele Arbeitsstationen generieren, konvertieren, speichern und liefern Dokumente an ebenso viele, oft gar nicht nachvollziehbare Orte. Dieses historisch gewachsene Output-Management ist auch für die IT-Sicherheit und die Compliance eines Unternehmens ein nicht zu unterschätzendes Problem.

Output-Management beginnt schon beim Input

Auch unabhängig von Dokumenten ist es entscheidend, Informationen präzise und strukturiert zu erfassen, um sie in Geschäftsprozesse einzubinden. Für effizientes Arbeiten sollten sich die Unternehmen daher von einigen Dingen verabschieden: von unleserlicher Handschrift auf Papierformularen, von PDFs mit nicht immer funktionierenden Formularfeldern und von der fehleranfälligen manuellen Dateneingabe. Mit modernen Webformularen vereinfachen, verbessern und beschleunigen ECM-Systeme die Datenerfassung. Die Formulare sind sofort für jedermann auf jedem Gerät verfügbar, leicht ausfüllbar und liefern damit strukturierte Daten, mit denen sich der Informationsfluss im Team, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern automatisieren lässt.

Das ideale Output-Management ist heute noch eine absolute Ausnahme

Auch schon beim ersten Schritt zum Output-Management, beim Input, sorgt eine möglichst große Vielfalt an Schnittstellen für Flexibilität. Bei der Transformation werden die Dokumente dann anhand der Inhalte und Meta-Daten identifiziert, einer Kategorie wie Rechnung oder Lieferschein zugeordnet und anschließend umgewandelt. Mit dem letzten Schritt, der Verteilung, erhalten die Empfänger ihre Dokumente. Dabei erfolgt auch die Verteilung anhand der Inhalte – über unterschiedliche Kommunikationskanäle an ein oder mehrere Systeme. Sind die Dokumente verteilt, kann der Prozess über eine Rückmeldung an das sendende System für den User transparent bleiben.

Dieses ideale Output-Management ist heute noch die absolute Ausnahme, denn in den meisten Unternehmen findet man eine Vielzahl von Konvertierungs- und Distributions-Tools, von denen manchmal selbst die IT-Abteilung keine ausreichende Dokumentation besitzt. Zentrales Output-Management hingegen ist nachvollziehbar, dokumentiert und zentralisiert. Das spart Zeit, vor allem aber auch Dokumentations- und Support-Aufwand. Ebenso Nerven und Geld.

Ein gutes Beispiel für den lohnenden Einsatz ist EDI

Dabei handelt es sich um den elektronischen Datenaustausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zwischen Unternehmen. Auch hier gibt es ein Umdenken, denn die bisher noch typischen Insellösungen erhöhen den Support- und Anpassungsaufwand, sobald neue Partner andere Lösungen erfordern. Enterprise Content Management und zentrales Output-Management können hier gegensteuern und den Datenaustausch sicherstellen – automatisiert und protokolliert, ohne manuelles Eingreifen. So werden Prozesse vereinfacht und gleichzeitig langfristig nachvollziehbar.

Effiziente Output-Prozesse sind überall im Unternehmen wichtig

Getrieben durch die digitale Transformation spielen effiziente Output-Prozesse nicht nur in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern eine große Rolle, sondern auch in Fertigung, Produktion und Logistik. Um Prozesse beispielsweise aus einem ERP-System heraus richtig zu steuern, sind häufig individuelle Anweisungen nötig. Zum Beispiel Fertigungsaufträge. Mit Hilfe von Output-Management lassen sie sich automatisiert generieren und pünktlich verteilen.

Denn mit dem Output-Management eines ECM-Systems können Anwender alle Zustellprozesse zentral verwalten und die Einschränkungen von Punktlösungen beseitigen, die oft nur eine einzelne Anforderung oder die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden oder Geschäftspartners abdecken. So werden auch die Beschränkungen dedizierter Output-Systeme überwunden, die meistens auf einen einzigen Kommunikationskanal oder ein bestimmtes IT-System zugeschnitten sind.

Ergebnis ist die zuverlässige Bereitstellung von Berichten für Hunderte oder Tausende User oder Prozesse – und das über zig Drucker, Faxe, E-Mail-Systeme und weitere Ziele auf der ganzen Welt. Dazu kommt die deutliche Reduzierung der Helpdesk-Anrufe, eine größere Termintreue, geringere Kosten für Verteilung und Versand und die genaue Verfolgung und Überwachung all der Dokumente, die regelmäßig von ERP- oder CRM-Systemen erzeugt werden.

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