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Archivsystem: Auf was Sie achten sollten

Ein Archivsystem ist ein unversichtbares Tool im Geschäftsalltag.

Archivsystem – das klingt für Sie in erster Linie nach endlosen Regalreihen, verstaubten Kisten, Akten und flackerndem Neonlicht? Nicht ganz. Natürlich gibt es analoge Varianten der Medienaufbewahrung, aber eben auch das von moderner Technologie geprägte Archivsystem 2.0, das für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen im Geschäftsalltag unverzichtbar ist. Welche Archivsysteme es gibt, was sie leisten müssen und welche Vorteile sie bieten, lesen Sie in diesem Beitrag.  

Übersicht:

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Was ist ein Archivsystem und welche Arten gibt es? 

Ein Archivsystem ist ein unverzichtbares Instrument zur geordneten und effizienten Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Medien. Es ermöglicht Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen die langfristige Aufbewahrung, eine leicht zugängliche Suche und das sichere Speichern, sei es in physischer oder digitaler Form. Durch die strukturierte Organisation, Metadatenvergabe und eine gezielte Bereitstellung bietet ein Archivsystem zudem die Möglichkeit, wertvolles Wissen zu bewahren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und effizient auf Informationen zuzugreifen. 
 
Je nach Art der zu archivierenden Medien und der individuellen Anforderungen kommen verschiedene Arten von Archivsystemen zum Einsatz. Ein Überblick:  
 
Physische Archivsysteme: Diese umfassen die Aufbewahrung physischer Objekte wie Papierdokumente, Bücher, Artefakte oder Fotografien. Sie erfordern häufig eine spezielle Lagerung, Schutz und Konservierung, um den langfristigen Erhalt der Objekte zu gewährleisten. 
 
Digitale Archivsysteme: Diese Art von Systemen ist darauf ausgerichtet, digitale Dateien, Dokumente, Multimedia-Inhalte und andere elektronische Ressourcen zu archivieren. Sie können in verschiedenen Formaten wie Text, Bildern, Audio und Video vorliegen. Digitale Systeme ermöglichen nicht nur das sichere Speichern, sondern auch eine effiziente Verwaltung sowie intelligente Suchfunktionen. 
 
Webarchivsysteme: Diese Systeme erfassen und archivieren Webseiten und ihre Inhalte, um eine Momentaufnahme des World Wide Web zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen. Sie sind ausschlaggebend für die historische und wissenschaftliche Forschung.  
 
Bibliotheksarchivsysteme: Diese Systeme sind spezialisierte Archivsysteme, die hauptsächlich für die Verwaltung und Organisation von Büchern, Zeitschriften, wissenschaftlichen Arbeiten und anderen schriftlichen Werken verwendet werden. 
 
Regierungs- und Behördenarchivsysteme: Diese Systeme werden von Regierungsstellen und Behörden eingesetzt, um staatliche Aufzeichnungen, Gesetze, Verordnungen und historische Dokumente zu archivieren. 
 
Im Folgenden beschäftigen wir uns mit der elektronischen Archivierung und den entsprechenden Systemen. 

Warum ist ein Archivsystem wichtig? 

Ein Archivsystem spielt für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen eine wichtige Rolle und sorgt für: 
 
Compliance und das Einhalten rechtlicher Anforderungen 
Viele Branchen müssen rechtliche Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von geschäftlichen Aufzeichnungen und Dokumenten einhalten. Ein Archivsystem unterstützt dabei, die strengen operativen Standards rund um Dokumentensicherheit, Datenschutz, Aufbewahrungsrichtlinien und die Offenlegung von Informationen zu erfüllen. 
 
Nachvollziehbarkeit und Transparenz 
Ein Archivsystem macht den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments lückenlos nachvollziehbar. Es ist möglich, auf frühere Versionen zuzugreifen, Änderungen rückgängig zu machen oder ältere Versionen wiederherzustellen. Dadurch verbessert sich nicht nur die Revisionssicherheit, sondern auch die gesamte Koordination des gemeinschaftlichen Zugriffs auf Dokumente oder Dateien. 
 
Wissensmanagement 
Unternehmen sammeln im Laufe der Zeit eine Fülle von Wissen und Informationen an. Ein effektives Archivsystem organisiert dieses Wissen und macht es für Mitarbeitende langfristig zugänglich. Auf diese Weise gehen keine wertvollen Informationen verloren. 
 
Ressourceneffizienz 
Durch die systematische Organisation von Dokumenten und Informationen werden weniger Zeit und Ressourcen für die Suche und Verwaltung benötigt. Dies erhöht die Effizienz der Mitarbeitenden, spart Zeit und senkt langfristig Kosten. 
 
Geschäftskontinuität 
Ein Archivsystem unterstützt dabei, wichtige Dokumente und Informationen im Fall von Notfällen, Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder anderen Störungen zu sichern. Auf diese Weise kommen Unternehmen nach einer Krise schnell wieder auf die Beine. 
 
Zusammenarbeit und Kommunikation 
Ein gut organisiertes Archivsystem fördert die Zusammenarbeit und den Informationsfluss, da Mitarbeitende unabhängig von Zeit und Ort auf relevante Dokumente und Informationen zugreifen können. Gerade in Zeiten von Hybrid Work ein unverzichtbarer Faktor. 

Worauf kommt es bei der Auswahl an? 

Ein passendes Archivsystem besteht zunächst aus drei Komponenten: 

  • Der entsprechenden Hardware, bestehend aus einem Archivserver und einem adäquaten Speichersystem. Alternativ bietet sich eine Cloud-Lösung an, die flexibler und einfacher zu skalieren ist. 
  • Archivierungssoftware, im Idealfall ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einer Suite für das „Enterprise Content Management“ (ECM). 
  • Die geeigneten Dateiformate für die Archivierung. Hier empfiehlt sich die Beschränkung auf Standardformate, da so der Zugriff auch nach vielen Jahren in der Regel noch möglich ist und sich eine Dokumentenmigration vermeiden lässt. 
Das Archivierungssoftware, die entweder inhouse oder flexibel in der Cloud betrieben wird, sollte in der Lage sein, zu archivierende Dokumente aus unterschiedlichen Kanälen zu verarbeiten – beispielsweise gescannte Papierdokumente, elektronisch erzeugte PDFs oder E-Mails sowie deren Anhänge. Die Dokumente und Informationen werden dann sicher, geordnet und zu jeder Zeit auffindbar gespeichert. Es sollte außerdem möglich sein, Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Projekten gemeinsam übersichtlich an einem Ort zu bündeln.  
 
Als Teilkomponenten einer DMS- oder ECM-Lösung ist es zusätzlich relevant, zu archivierende Dokumente möglichst automatisch zu verschlagworten und die Dokumente so aufzubereiten, dass aus deren Inhalt Metadaten gewonnen werden können. Enthaltene Texte werden entweder während der Bearbeitung hinterlegt oder – beispielsweise bei gescannten Dokumenten – nachträglich mit Hilfe intelligenter OCR-Technologie ergänzt. Über eine integrierte Suchfunktion lassen sich dann archivierte Dokumente über Schlagworte oder per Volltextsuche finden.  
 
Stichwort Revisionssicherheit: Über ein detailliertes Berechtigungssystem steuert und protokolliert das Archivierungssystem, welche Parteien wann auf Dokumente und Informationen zugreifen und ob diese Informationen bearbeiten oder löschen dürfen. Erfolgt eine Bearbeitung, lässt sich das zu jeder Zeit mit den entsprechenden Dokumentenversionen nachvollziehen. 
 
Und last but not least – gerade im digitalen Bereich sorgen die Schnelllebigkeit und immer neue Innovationen für Herausforderungen. So verlieren beispielsweise manche Dateiformate an Popularität, können nicht mehr von jeder Software gelesen werden oder sind nicht ausreichend gegen Datenverlust geschützt. Daher muss ein Archivsystem langfristig neuen Techniken, Standards, aber auch neuen Gesetzen und Richtlinien gewachsen sein sowie die Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Informationen sicherstellen. 

Wie lässt ein digitales Archivsystem implementieren? 

Die Implementierung eines digitalen Archivsystems erfordert eine sorgfältige Planung, entsprechende Ressourcen und Technologien. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Implementierung eines digitalen Archivsystems berücksichtigen sollten: 
 
1. Bedarfsanalyse
Identifizieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen. Welche Art von Materialien sollen archiviert werden? Welche Zugriffsrechte sind erforderlich? Welche Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien müssen berücksichtigt werden? 
 
2. Auswahl der Technologie
Wählen Sie die geeignete Software oder Plattform. Dies kann ein spezialisiertes Archivsystem sein, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine spezielle Datenbank. 
 
3. Metadaten-Struktur definieren
Entwickeln Sie eine klare Struktur für Metadaten, um Informationen, Dokumente und Medien effizient zu organisieren und zu identifizieren. Zu Metadaten gehören beispielsweise Titel, Datum, Lieferanten, Rechnungsnummern, Beschreibungen oder Schlüsselwörter. 
 
4. Datenmigration
Wenn Sie bereits physische oder digitale Materialien haben, müssen Sie in der Lage sein, diese in das neue Archivsystem zu migrieren. Das könnte die Konvertierung von Formaten und die Erfassung von Metadaten umfassen. 
 
5. Zugriffsrechte und Sicherheit
Definieren Sie klare Zugriffsrechte für verschiedene Benutzergruppen. Welche Benutzer haben Lese- und Schreibrechte? Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugriffsprotokollierung. 
 
6. Schulung und Einführung
Bieten Sie Schulungen für Mitarbeitende an, damit diese das Archivsystem richtig einsetzen. Erklären Sie im Zuge dessen Funktionalitäten, Zugriffsrechte und Best Practices. 
 
7. Testen
Führen Sie umfangreiche Tests des Systems durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Starten Sie das Archivsystem in einer begrenzten Umgebung, um User Feedback zu sammeln und etwaige Probleme zu identifizieren. Im nächsten Schritt können Sie skalieren. 
 
8. Wartung und Aktualisierung
Halten Sie das System regelmäßig auf dem neuesten Stand und kümmern Sie sich um eine effiziente Backup- und Desaster-Recovery-Strategie, sodass Ihre archivierten Dokumente und Informationen bei Datenverlust oder Notfällen geschützt sind. 

Fazit 

Was im ersten Moment alles andere als spannend klingt, ist für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen ein wichtiges Tool für die effiziente Verwaltung, Aufbewahrung und Zugänglichmachung von Informationen und Dokumenten. Damit leisten Archivsysteme einen essenziellen Beitrag hinsichtlich Produktivität und Effizienz, Wissensmanagement und Datensicherheit. 

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