Rechnungsworkflows ermöglichen das Erfassen und Bearbeiten der Eingangsrechnungen in Unternehmen. Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, wenn sie mit einer Rechnungsworkflow-Software ihren Rechnungseingang über einen Rechnungsworkflow automatisieren und optimal steuern. Der digitale Rechnungsworkflow regelt genau, welche Aufgaben im Unternehmen zu welchen Zeiten und Fristen ablaufen müssen, um eine Eingangsrechnung abzuarbeiten. Dabei werden auch Bedingungen definiert, wer die Aufgaben zu welchen Zeiten erledigen muss. Mit einem Rechnungsworkflow können viele Aufgaben automatisiert werden und lassen sich schneller und fehlerfreier abwickeln. Unternehmen profitieren davon, dass Rabatte wie Skonto genutzt, und der Zahlungsläufe optimierter abgewickelt werden können. Mit Rechnungsworkflows können Betriebe ihre Buchhaltung optimieren, Mitarbeiter entlasten und die Kundenzufriedenheit signifikant erhöhen.
Was versteht man unter einem Rechnungsworkflow?
Einfach ausgedrückt beschreibt ein Rechnungsworkflow alle typischen Tätigkeiten bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, inklusive der dazu gehörigen Rechnungsprüfung, Kontierung und Archivierung der Rechnungen. Das Optimieren von Unternehmensprozessen ist ein entscheidender Faktor im Wettbewerb. Das gilt natürlich auch für die Prozesse im Rechnungswesen. Hier spielen digitale Rechnungsworkflows eine wesentliche Rolle:
- Im Rahmen eines Rechnungsworkflows durch eine entsprechende Software erfolgt zunächst eine Digitalisierung von Eingangsrechnungen.
- In diesem Rahmen erfolgt eine Dokumentation des Rechnungsworkflows mit chronologischer Nummerierung und einer ersten Erfassung der Beträge.
- Im Anschluss erfolgen die sachliche und formelle Prüfung der Rechnungen mit anschließender Genehmigung und Freigabe.
- Weiterhin werden im Rahmen des digitalen Rechnungsworkflows die Kontierung, Buchung und schlussendlich die Zahlungsanweisung abgewickelt.
- Digitaler Rechnungsworkflow bedeutet auch, dass die Rechnungen im Anschluss ordnungsgemäß und rechtssicher archiviert werden.
Das Archivieren von Rechnungen ist eine der Stärken von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), aber auch das Abwickeln von Rechnungsworkflows im Ganzen ist hier ein entscheidender Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die in diesem Bereich noch mit Papier-Dokumenten und ohne digitale Rechnungsprüfung arbeiten.
Mit einem Rechnungsworkflow und der dazu gehörigen Software können Rechnungsprüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung und Buchung sehr viel zuverlässiger abgewickelt werden. Unternehmen sparen dadurch viel Geld und Mitarbeiter werden deutlich entlastet. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden verbessert sich ebenfalls, da es keine Fehler bei Abwicklungen gibt und somit unter Umständen Waren zu spät oder überhaupt nicht an Kunden geliefert werden.
Ein Rechnungsworkflow erspart durch die digitale Rechnungsprüfung Laufzeiten, vermeidet Verzögerungen sowie Fehler bei der Dateneingabe und bietet eine maximale Flexibilität bei der Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Ein weiterer Vorteil beim Einsatz einer Software für digitalen Rechnungsworkflow besteht darin, dass Unternehmen ihre Rechnungen auch digital und rechtssicher archivieren können. Die Prozesse im Rechnungswesen können über Rechnungsworkflows darüber hinaus deutlich verbessert werden. Kurzum: Es lohnt sich in jedem Fall, einen Blick auf die Möglichkeiten von Rechnungsworkflows und der digitalen Rechnungsprüfung zu werfen.
Wenn der Rechnungsworkflow von den Verantwortlichen im Unternehmen definiert wurde, kann der gesamte Ablauf mit allen Prozessen dokumentiert und grafisch visualisiert werden. In einem Flow-Chart ist zu sehen, wann die einzelnen Prozesse starten und wie diese ablaufen sollen.
Zusammen mit Spezialisten der Rechnungsworkflow-Software erfolgt im Rahmen der Erstellung eine exakte Abbildung der Bearbeitungsregeln und Vorschriften, die auch ohne Digitalisierung im Unternehmen gelten. Dadurch ergibt sich auch die Möglichkeit, einzelne Schritte zu optimieren und zu beschleunigen. Hier spielen natürlich auch Automatisierung und Digitalisierung eine wesentliche Rolle.
Auch die Rechte der Benutzer in den einzelnen Workflows sowie Eskalationsstufen bei der Nichteinhaltung von Fristen können in der Software hinterlegt werden. Optionale Eingaben und Pflichtinformationen für Rechnungen werden spezifiziert und in die Rechnungsprüfung mit integriert. Auch Berichts- und Warnfunktionen zur Steuerung der Abläufe werden in der Software zur digitalen Rechnungsprüfung definiert. Dazu gehörten auch automatische Benachrichtigungen, über die im Unternehmen eingesetzte Kommunikationssoftware, zum Beispiel per Chat, E-Mail oder SMS.
5 Gründe, warum Sie vorkonfigurierte Rechnungsworkflows nutzen sollten
Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, um welche Branche es geht, spielen sich hier entscheidende Prozesse ab, die letztendlich wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Doch gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Um diese so gering wie möglich zu halten oder gar ganz zu eliminieren, ist die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow unumgänglich. Zusammengefasst hier die fünf wichtigsten Gründe, warum auch Ihre Buchhaltung von vorkonfigurierten Rechnungsworkflows profitiert:
1. Automatisierte Prozesse fördern effizientes Arbeiten
Jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler sein. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder in manchen Fällen auch Unwissenheit führen schnell dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungseingänge oder Zahlungsausgänge. Treten diese Dinge gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Doch das muss nicht sein – sofern Sie auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow setzen.
Konkret bedeutet das, soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung zu entfernen. Mittels vorkonfiguriertem Rechnungsworkflow ist es nicht mehr die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Denn durch eine Automatisierung mittels vorkonfigurierter Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabeprozess und Dokumentenarchivierung selbständig.
Zudem sorgt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Doubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren und ein reibungsloses Arbeiten fördern. Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.
2. Völlige Flexibilität erfahren durch vorkonfigurierte Rechnungsworkflows
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät? Für manch ein Unternehmen schien das bisher ein Wunschtraum zu sein. Doch mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow kann dieser Traum schnell zur Realität werden. Denn die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich damit von jedem Endgerät aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Das steigert zudem die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.
Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zurückgreift, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten – ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten automatisch auszulesen und abzugleichen.
Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. So findet er die passende Datei mit nur wenigen Klicks. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus.
3. Alltägliche Arbeitsprozesse massiv beschleunigen
Das kennen Sie sicher auch: Etliche Rechnungen treffen gleichzeitig ein, der zuständige Mitarbeiter ist krank und die Vertretung kennt sich mit der Rechnungsverarbeitung nicht genügend aus. Also bleibt die Rechnung so lange liegen, bis der Verantwortliche wieder im Haus ist. Wissen Sie, wie viel Geld Sie das am Ende kostet? Mit Sicherheit ist es eine Summe, die Sie besser investieren könnten.
Um Situationen wie diese zu vermeiden, hilft ebenfalls ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow. Dieser lässt sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen und beschleunigt damit die Bearbeitung. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert er alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.
Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch mittels ERP zur Buchhaltung. Damit trägt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei.
4. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow spart bares Geld
Das eben beschriebene Szenario des fehlenden Mitarbeiters, also eine solche Situation, in der Rechnungen zu lange unbearbeitet liegen bleiben, wirkt sich stark auf die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens aus. Denn wenn das Geld nicht fließt, gibt es immer einen Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Arbeiten Sie mit vorkonfigurierten Rechnungsworkflows, können Sie dieses Problem einfach umgehen. Denn Rechnungen gelangen durch automatisierte Prozesse auch ohne manuelle Eingriffe an die richtige Stelle.
Es lassen sich alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung lässt Mahngebühren gar nicht erst anfallen und spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Daraus kann sich ein beachtlicher Betrag summieren – zugunsten Ihres Unternehmens!
Ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows ist die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Mittels digital durchsuchbarem Rechnungsarchiv funktioniert diese nämlich ganz leicht. Zudem können Sie bei der Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow selbst schneller Mahnungen verschicken. Verzichten Sie dabei sowie bei der Rechnungsverarbeitung generell auf Papier, sparen Sie darüber hinaus einiges an Druck- und Portokosten. Ein Faktor, von dem auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. Hinzu kommt die durch die Automatisierung gewonnen Zeit – ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows.
5. Bessere Kontrolle und mehr Sicherheit
Gerade in der Rechnungsverarbeitung haben es Ihre Mitarbeiter mit sensiblen Daten zu tun. Keine Frage, dass diese besonders sorgfältig bearbeitet und geschützt sein müssen. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow kann das gewährleisten. Er sorgt mittels vollständiger und korrekter Datenerfassung dafür, dass Sie alle Arbeitsschritte noch besser kontrollieren können – von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung und Archivierung. Hierbei gelangen alle Informationen sicher und vertraulich nur an die zuständigen Personen. Zudem garantiert ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien.
Sorgenkind Audit? Nicht mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow! Denn dieser verhindert, dass Daten gar nicht erst falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen außerdem bei der Einhaltung der Compliance.
Wollen Sie also durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte verschaffen, ist die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow die beste Methode dazu. Und je eher Sie in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung investieren, desto besser sind Sie aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Worauf muss man bei der Einführung von digitalen Rechnungsworkflows achten?
Die Vorteile und Möglichkeiten eines digitalen Rechnungsworkflows haben wir in den vorangegangenen Abschnitten bereits ausführlich behandelt. Wichtig für Entscheider ist der Ablauf und die Zeitdauer eines solchen Projektes. In den nächsten Abschnitten geben wir Ihnen einige Tipps an die Hand, wie Sie Eingangsrechnungen mit einem digitalen Rechnungsworkflow besser bearbeiten, Ihre Buchhaltung optimieren und das Projekt zur Einführung des digitalen Rechnungsworkflows perfektionieren.
Mitarbeiter in die Planung miteinbeziehen
Vor Projektbeginn sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die Pläne informieren und auch die einzelnen Abteilungen in die Konzeption mit einbeziehen. Erwecken Sie Begeisterung für die neuen Möglichkeiten und gehen Sie auf Kritik ein. Dadurch stellen Sie bereits zu Beginn sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows von den Mitarbeitern akzeptiert und sogar begrüßt wird. Die Anwender aus den Fachbereichen sollten an der Planung und Analyse genauso beteiligt werden, wie die IT-Abteilung und die Buchhaltung. Ein Projekt wie der digitale Rechnungsworkflow wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter diese Digitalisierung mittragen und nicht in alte Verhaltensmuster zurückfallen.
Im Rahmen der ersten Analyse sollte festgestellt werden, wieviele Rechnungen überhaupt im Unternehmen eingehen und wo der Rechnungseingang stattfindet. Gibt es auch Niederlassungen, bei denen Rechnungen eingehen? Der aktuelle Prozess zur Rechnungsfreigabe sollte dokumentiert und analysiert werden. Frühzeitig muss auch bereits geplant werden, welcher Automatisierungsgrad erwünscht ist.
Projekt „Digitaler Rechnungsworkflow“ konkret planen
Nach der ersten, grundlegenden Planung erfolgt die konkrete Konzeptionierung des Projektes, zusammen mit dem Dienstleister. Hier werden auch Lizenzkosten und die Ausgaben für notwendige Dienstleistungen festgelegt, um ein Budget für die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung planen zu können. In diesem Zusammenhang kann es auch sinnvoll sein, einen Workshop zu planen um sich die Rechnungsworkflow-Software genauer anzusehen.
Der Projektablauf und die Meilensteine werden in diesem Schritt ebenfalls geplant. Bei der Planung in dieser Stufe werden auch die Verantwortlichkeiten festgelegt, um die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams und dem Dienstleister bereits frühzeitig zu optimieren.
Workshop durchführen und Konzepte erstellen
In einem ersten Workshop zeigen die Spezialisten der Rechnungsworkflow-Software, welche Möglichkeiten es im Bereich des Dokumentenmanagements gibt, und wie man die Eingangsrechnungen optimal digitalisiert sowie die beteiligten Systeme, wie ERP, CRM und Buchhaltungssoftware an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) anbindet.
Im Rahmen des Workshops können Konzepte erstellt werden, mit denen klar definiert wird, wie der Rechnungsworkflow in Zukunft mit dem neuen System abgebildet werden soll. Hier ist es wichtig, bereits frühzeitig Optimierungen in die Abläufe einzubinden. Wenn der aktuelle Prozess zur Rechnungsprüfung bereits Verbesserungspotenzial hat, sollte dieses auch ausgeschöpft werden, damit die Digitalisierung noch reibungsloser ablaufen kann. Das wird die Mitarbeiter davon überzeugen, dass die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows ein Gewinn für das Unternehmen ist, und verbesserungsfähige Prozesse nicht einfach nur digitalisiert, sondern gleichzeitig auch optimiert werden.
Umsetzung, Dokumentation, Schulung
Sobald die einzelnen Schritte des Projektes geplant sind, die Mitarbeiter positiv darauf eingestellt und alle Konzepte erstellt wurden, beginnt die Einrichtung einer Testumgebung und anschließend die Umsetzung des Produktivsystems. In diesem Rahmen findet auch die Dokumentation statt. Die Mitarbeiter werden im Umgang mit der Software geschult.
Fazit
Die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows bietet für viele Unternehmen aller Größenordnung einen echten Mehrwert. Wird das Projekt dazu optimal geplant und sind alle Mitarbeiter mit den Möglichkeiten und Vorteilen vertraut, erfolgt die Einrichtung des Systems in wenigen Tagen bis Wochen. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow können Unternehmen die Prozesse rund um die Eingangsrechnungen verbessern und damit auch die Buchhaltung optimieren sowie die Abläufe im Rechnungswesen deutlich beschleunigen. Fehler werden dezimiert, Mitarbeiter entlastet, Rechnungen rechtssicher archiviert. Durch die schnelleren Abläufe können Unternehmen deutlich Geld sparen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, Lieferanten und auch der Kunden deutlich verbessern.
