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Sobald BMK in den USA eine Rechnung bucht, kann nach wenigen Sekunden die kaufmännische Leitung in Deutschland den Beleg digital prüfen. Ein Cloud-basiertes DMS verbindet die weltweiten Aktivitäten des deutschen Spezialisten für Imprägnate und optimiert globale Prozesse.

Die BMK Gruppe ist ein führender Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate, welche sich etwa auf Laminatböden oder Möbeln wiederfinden. Der Stammsitz des 1972 gegründeten Familienunternehmens befindet sich im schwäbischen Gaildorf-Bröckingen. Jedoch expandiert die Gruppe auch international, etwa in den USA oder Russland. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) verhilft dem Unternehmen zu einer äußerst leistungsfähigen Buchhaltung.

Jahrelang war die Buchhaltung an eine externe Steuerberatung ausgelagert. Mit der Übernahme eines weiteren Unternehmens, welches über eine eigene Abteilung zur Rechnungsführung verfügte, setzte man diese fortan für die gesamte Gruppe ein. Die neu entstandene globale Abteilung kämpfte jedoch zunächst mit einigen Kinderkrankheiten. Denn die an den einzelnen Standorten empfangenen Eingangsrechnungen gelangten auf unterschiedliche Art und Weise zur Buchhaltung. Manche wurden eingescannt und per E-Mail verschickt, andere von Mitarbeitern auf ihren Dienstreisen zwischen den Standorten mitgenommen, viele per Post versandt. Dadurch gingen anfangs immer wieder Dokumente verloren oder trafen verspätet ein, so dass bei der Bezahlung kein Skonto mehr abgezogen werden konnte. Folglich suchte die Unternehmensgruppe nach einer Lösung und fand diese in DocuWare. Aufgrund der expansiven Geschäftsstrategie waren die Cloud-Fähigkeiten des Systems ein entscheidendes Auswahlkriterium, denn langfristig will BMK die komplette Office IT auf „Cloud only“ umstellen. Da DocuWare den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, etwa den Dokumentenzugriff von überall oder mobil sowie verschiedenste Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Personalwesen |IT / Technik |Kaufmännische Leitung
Deployment:
Cloud
Integration:
QuickBooks (Finanzbuchhaltung) |Varial (ERP)

Das DMS ist ein wichtiges Element unserer Cloud-Strategie, mit der wir unsere Prozesse weltweit optimieren. Durch die schnelle Rechnungsverarbeitung können wir sicher sein, Skonti zu nutzen.

Jan-Martin
IT-Leiter BMK Gruppe, Gaildorf-Bröckingen

Standortübergreifendes Arbeiten

Die DMS-Einführung bei BMK erfolgte zusammen mit einem autorisierten DocuWare-Partner. Im Vorfeld wurden die erforderlichen Workflows erstellt und das ERP-System Varial integriert, so dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden können. Identisch ging man bei der DocuWare-Einführung am amerikanischen Standort Lexington in North Carolina vor. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Die Kollegen in den USA wurden dann innerhalb von zwei Wochen in die neue Lösung eingearbeitet. Die Buchhaltung in Lexington arbeitete mit der Finanzsoftware QuickBooks, die ebenfalls in DocuWare integriert wurde. Beim Rechnungseingang bevorzugen die Amerikaner im Unterschied zu Deutschland einen Prozess, bei dem die eingescannten Rechnungen sogleich gebucht werden. Als nächster Schritt auf dem Weg in die Cloud steht bei BMK die Konsolidierung der unterschiedlichen ERP- und Buchhaltungssysteme durch die Microsoft Cloud-Lösung „Dynamics 365 Business Central“ auf dem Plan. Dadurch werden dann alle Mitarbeiter global in der Cloud arbeiten.

Prozessoptimierung dank DMS

Die Zielvorgaben für IT-Projekte sind bei BMK klar definiert: Abläufe sollen optimiert und wenn möglich automatisiert werden, da Prozessfehler in der Regel an jenen Stellen auftreten, an denen zu viele händische Eingriffe gemacht werden. Diese Zielvorgaben wurden auch beim DocuWare-Projekt vollständig erfüllt. Denn die Lösung bietet der BMK Gruppe reichlich Ansatzpunkte zur Optimierung, wie etwa die automatische Indizierung eingehender Belege. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und Prozesse deutlich beschleunigen. Gleichzeitig konnte das Unternehmen bereits kurz nach der Inbetriebnahme von DocuWare eine erstaunlich hohe Nutzerakzeptanz verzeichnen – bei der Einführung eines neuen Systems und gleichzeitigem Umstieg auf die Cloud nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit.

Mit unserem DMS wollten wir in keine zusätzliche Hardware investieren oder Ressourcen in Updates, Fehlersuchen oder sonstige Problemlösungen stecken. DocuWare Cloud ließ sich ohne größere Investition installieren und skalieren.

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