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Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Aktuelle Lösung: 3G-Kontrolle am Arbeitsplatz einfach realisiert

Nachweis digital übermitteln, Status schnell prüfen, sofort starten. Mit einer cleveren Lösung von DocuWare.

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Referenz: Gesundheitswesen

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Die verantwortungsvollen Aufgaben im Rettungswesen sollen nicht durch aufwändige Verwaltungsarbeiten auf Papier verzögert werden. Deshalb hat sich das Rote Kreuz in Ulm und Heidenheim für ein effizientes Dokumentenmanagement-System entschieden.

Sie retten in Not geratene Menschen, rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr – das ist die verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgabe der Rettungsdienste des Roten Kreuzes. Dazu kommen Kranken- und Verlegungstransporte, auch von Intensivpatienten mit eigens dafür ausgestatteten Spezialfahrzeugen.

Die beiden Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim, die 2017 fusionierten, bewältigen mit 400 hauptamtlich Beschäftigten rund 85.000 Einsätze pro Jahr. In der mit 25 Mitarbeitern recht schlanken Verwaltung, die auf zwei Standorte verteilt ist, unterstützt moderne Informationstechnik ein effizientes Arbeiten. Neben der Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen CareMan ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz. 

Vom Kreisverband Ulm, bei dem DocuWare bereits seit 2012 im Einsatz war, wurden die Altdaten übernommen. In Heidenheim wurde das System neu eingeführt. Davor wurden aber auch andere Lösungen geprüft. Für DocuWare sprachen nicht nur die guten Erfahrungen des Kreisverbands Ulm, sondern auch die Fachkompetenz des Systemhauses, das noch eine Reihe weiterer Rotkreuz-Verbände betreut und daher mit den speziellen Strukturen und Anforderungen vertraut ist.
Land:
Deutschland
Branche:
Gesundheitswesen
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Personalwesen |Lohnbuchhaltung |Geschäftsführung
Deployment:
On-Premises
Integration:
DATEV |CareMan

Mit DocuWare sind Dokumente immer und überall verfügbar. Dies ist bei einer Verwaltung mit mehreren Standorten unerlässlich. Effizient ist auch die Suche nach Unterlagen – mit der Volltextsuche sind auch ältere Belege schnell gefunden und können direkt per E-Mail weitergeleitet werden.

Florian Hägele
Fachbereichsleiter IT/EDV, Deutsches Rotes Kreuz – Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH, Ulm

Zuverlässige Prüfung der Rechnungen

Sowohl in DATEV als auch in CareMan ist DocuWare integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar. Als erstes wurden jedoch alle Lieferscheine, Bestellformulare und die monatlich rund 300 Eingangsrechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Anschließend sorgt ein Workflow für eine zügige und zuverlässige Prüfung der Rechnungen. Dieser startet, sobald die Belege im Sekretariat gescannt, mit der intelligenten Indexierung verschlagwortet und in DocuWare gespeichert sind. Rechnungen, die per Mail eintreffen, werden ebenso automatisch verschlagwortet und gespeichert. Der Workflow geht über Fachabteilungen und Geschäftsführung bis zur Finanzbuchhaltung, wo der gesamte Ablauf noch einmal kontrolliert und die Rechnung freigegeben wird. Gleichzeitig wird ein Buchungssatz erstellt, der in DATEV verarbeitet werden kann. 

In einem zweiten Schritt wurde ein Workflow für die Personalabteilung eingerichtet, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der DSGVO sicherzustellen. Bewerbungen, die heute per Mail eintreffen, werden mit allen beiliegenden Dokumenten in DocuWare gespeichert und im Sekretariat an die Verantwortlichen in Ulm oder Heidenheim zur Bearbeitung weitergeleitet. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Unterlagen und kann dann mit wenigen Mausklicks entweder eine Absage generieren oder eine Einladungsmail verschicken.

Problemloser Zugriff auch von Zuhause

Als einen im Arbeitsalltag besonders nützlichen Vorteil der digitalen Lösung schätzt Florian Hägele die Volltextsuche, mit der sich mit wenigen Mausklicks jedes Dokument schnell finden lässt. Beispielsweise um Angebote zu vergleichen, eine Kostenaufstellung für ein Projekt zu generieren (etwa für spezielle Schutzausrüstungen in Corona-Zeiten) oder um zu recherchieren, was bei früheren Fahrdiensten für einen Kunden berechnet wurde. Die gute Verfügbarkeit der Dokumente – unabhängig vom Standort – hat sich bewährt, gerade auch während der Coronakrise: Mitarbeiter, die in dieser Zeit vermehrt zuhause arbeiteten, konnten problemlos auf die dafür notwendigen Dokumente zugreifen.

Der IT-Leiter Florian Hägele lobt insbesondere die Flexibilität, die DocuWare bietet, da es sich in jede Anwendung integrieren lässt. Deshalb ist auch ein kontinuierlicher Ausbau des DMS-Projekts geplant. Nach den positiven Erfahrungen mit dem digitalen Bewerbermanagement ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen.

Die Software ist intuitiv zu bedienen. Das macht es für jeden sehr einfach, sofort damit zu arbeiten. Und sie ist so flexibel, dass sie sich in jede Anwendung integrieren lässt.

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