Die Rechnungsprüfung – ein Bereich, der jedem Buchhaltungsteam vertraut und häufig mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden ist. Viele Unternehmen haben bereits Software-Lösungen implementiert, um die Rechnungsprüfung und -verarbeitung zu digitalisieren und teilweise zu automatisieren.
Trotz dieser Fortschritte bleibt jedoch oft noch ein beträchtlicher manueller Aufwand bestehen, da die Automatisierung meist begrenzt ist. Bei der Suche nach einer Lösung für dieses Problem stößt man immer wieder auf den Begriff “Dunkelbuchung". Was sich genau dahinter verbirgt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Übersicht:
- Was ist eine Dunkelbuchung?
- Herausforderungen bei der Implementierung von Dunkelbuchungsprozessen
- Wie funktioniert eine Dunkelbuchung im Rechnungswesen?
- Weshalb Unternehmen auf die Dunkelbuchung setzen sollten
- Fazit
Was ist eine Dunkelbuchung?
Der Begriff Dunkelbuchung stammt aus der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung bzw. Kreditorenbuchhaltung. Er beschreibt einen automatisierten Rechnungsprozess – angefangen beim Eintreffen der Rechnung über die Rechnungsprüfung bis hin zur Buchung und Zahlung. Diese Hintergrundverarbeitung ermöglicht Buchhaltungsteams eine große Entlastung und generiert im Unternehmen ein enormes Einsparungspotenzial, da die Effizienz der unternehmensinternen Prozesse deutlich gesteigert werden kann.
Herausforderungen bei der Implementierung von Dunkelbuchungsprozessen
Rechnungsprozesse einfach zu automatisieren, stößt in vielen Unternehmen auf skeptische Stimmen und Zweifel. Dazu zählen unteranderem:
- Mangelndes Vertrauen in die Zuverlässigkeit und Genauigkeit
- Angst vor Fehlern, vor allem dann, wenn eine Rechnung fälschlicherweise als fehlerfrei erachtet und automatisch verbucht wird
- Schwierigkeiten durch abweichende oder komplexe Rechnungsinformationen, da das System möglicherweise nicht in der Lage ist, angemessen darauf zu reagieren
- Eine zu komplexe und zeitaufwändige Umstellung der bestehenden Buchhaltungsprozesse und möglicherweise auch die Anpassung oder Implementierung neuer Software
- Das Durchrutschen und automatische Verbuchen von betrügerischen oder unangemessenen Rechnungen, da wichtige Überprüfungsschritte vernachlässigt werden
Wie funktioniert eine Dunkelbuchung im Rechnungswesen?
Um diese Bedenken zu zerstreuen, sehen wir uns nun den digitalen bzw. vollständig automatisierten Rechnungs-Workflow im Detail an – mit der richtigen Software ist das nämlich kein Problem!
Schritt 1: Rechnungseingang und Datenextraktion
Jeder Workflow startet mit dem Erfassen der eingehenden Rechnung, unabhängig vom Format, in dem sie eintrifft. Intelligente OCR-Technologie liest und extrahiert alle Daten automatisch, bevor die Rechnung sicher in einem zentralen Archiv gespeichert wird.
Schritt 2: Rechnungsprüfung
Mit der Prüfung von Rechnungen stellen Unternehmen sicher, dass sie nur korrekte und finanzkonforme Rechnungen bezahlen, der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird und dass sich keine Dubletten einschleichen. Der digitale Workflow prüft, ob alle Pflichtangaben vollständig sind und Endbeträge in Bezug auf die ausgewiesene Umsatzsteuer richtig berechnet wurden. Grundsätzlich ist menschliches Eingreifen nur dann notwendig, wenn das System Probleme erkennt. Weist es auf falsche Angaben in der Rechnung hin, beispielsweise weil die Rechnungspositionen nicht mit der Bestellbestätigung übereinstimmen, können Mitarbeitende die Daten korrigieren, eine neue Rechnung anfordern oder die Verarbeitung abbrechen.
Schritt 3: Rechnungsfreigabe
Nach der Prüfung folgt üblicherweise die Rechnungsfreigabe, in der die zuständigen Mitarbeitenden die Rechnung freigeben. Bei der Dunkelbuchung kann dieser Schritt komplett entfallen, beispielsweise wenn die Rechnungen, wenn sie unter einem bestimmten Betrag liegen, direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dieses “QuickMatch” eignet sich damit unteranderem für Lieferantenrechnungen, die jeden Monat in gleicher Höhe eingehen. Rechnungen können auch automatisch bis auf Positionsebene mit verschiedenen Daten und Dokumenten wie Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden. Sind alle Daten korrekt, wird die Rechnung ebenfalls direkt freigegeben und kann sofort gebucht und bezahlt werden.
Schritt 4: Buchung und Archivierung
Im Anschluss können die Rechnungen optional vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten in das ERP- oder Buchhaltungssystem übermittelt werden. Buchungsfragen lassen sich darüber hinaus schnell klären, Statusinformationen sind automatisiert verfügbar und Teams können auf Knopfdruck jederzeit und direkt aus der Finanzbuchhaltung auf Rechnungsbelege zugreifen.
Weshalb Unternehmen auf die Dunkelbuchung setzen sollten
Der wohl größte Vorteil ist die Kosteneinsparung durch Automatisierung. In der Regel betragen bei einem manuellen Freigabeprozess die durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung mehrere Euro. Zusätzlich entsteht ein hoher Zeitaufwand, da alle Arbeitsschritte einschließlich der Datenerfassung händisch erfolgen. Erfolgt die Rechnungsfreigabe automatisiert und besteht eine Rechnung alle Prüfschritte, müssen Mitarbeitende nicht mehr manuell eingreifen. Das senkt die Durchlaufzeiten bis zur Rechnungsbuchung wesentlich und entlastet zugleich die Mitarbeitenden der Kreditorenbuchhaltung. Denn erst wenn das zu prüfende Rechnungsdokument die Rechnungsprüfung nicht besteht, muss die Rechnung näher betrachtet, um Informationen ergänzt und manuell gebucht werden. Unternehmen bekommen so auch eine große Flut an Eingangsrechnungen problemlos in den Griff, halten anstehende Fristen ein und sichern sich Skonti und Frühzahlerrabatte.
Fazit
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mittels Dunkelbuchungen verspricht Unternehmen eine deutliche Steigerung der Effizienz, reduzierte Kosten und beschleunigte Prozesse. Finanzabteilungen sind so in der Lage, neuen Anforderungen gerecht zu werden und wesentlich zum Unternehmenserfolg beizutragen.
