Fehler auf null reduziert
DocuWare Cloud bildet heute den kompletten Workflow digital ab. Dabei werden in einem ersten Schritt sämtliche Liefer- und Rechnungsdokumente mit leistungsfähigen Scannern erfasst. DocuWare erkennt automatisch, zu welchem Kunden ein Dokument gehört und legt die Unterlagen entsprechend im elektronischen Archiv ab. Menschliche Fehler oder Dokumentenverluste werden dadurch praktisch auf null reduziert. Anschließend können Mitarbeiter über eine einfache Benutzeroberfläche und Eingabe verschiedener Indexbegriffe auf die Belege zugreifen – auch eine Volltextsuche steht zur Verfügung. Dank konsequentem Einsatz des DMS konnte der Fleischproduzent die benötigte Bearbeitungszeit einer Rechnung deutlich reduzieren, die Anzahl der Außenstände ist parallel dazu signifikant zurückgegangen. In Konfliktsituationen hat das Unternehmen beispielsweise die nötigen Argumente in Form von Dokumenten sofort parat. Ebenso kann auf einfachste Art und Weise festgestellt werden, welche Lieferscheine bzw. Rechnungen nach der Auslieferung nie vom Kunden zurückkamen. Die Nachforschung dieser Ausstände kostete früher extrem viel Zeit.
Fehlende Rückläufer fast vollständig beseitigt
Insgesamt konnte die Anzahl an fehlenden Rechnungs-Rückläufern um 97 Prozent verringert werden, offene Außenstände gingen entsprechend zurück. Beides kommt dem Cash-Flow des Unternehmens zugute. Gleichzeitig sind Vertriebsmitarbeiter durch die verbesserte Kommunikation zwischen Sales und Buchhaltung motivierter und sprechen häufiger mit Kunden als dies früher der Fall war, helfen also indirekt beim Forderungsmanagement. Denn auch heute werden Rechnungen teilweise nicht bestätigt oder zurückgeben. Aber im Vergleich zu früher deckt das Unternehmen diese Fälle innerhalb weniger Tage auf, und der Kunde wird sofort auf die Angelegenheit angesprochen. Das hilft beiden Seiten dabei, Konflikte erst gar nicht entstehen zu lassen, und Elit kommt früher an sein Geld.
