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Über DocuWare
Referenz: Handel / Großhandel
Finden Sie weitere KundenreferenzenStuart Plumbing’s Interesse an Dokumenten-Management begann mit der Eröffnung des achten Standorts infolge einer kontinuierlichen Unternehmensexpansion. Das schnelle Wachstum führte jedoch auf der anderen Seite zu einer hohen Arbeitsbelastung in der Finanzabteilung. Mit nur zwei Mitarbeitern war die manuelle Bearbeitung von mehr als 2.000 monatlichen Rechnungen verschiedener Lieferanten eine zeitraubende und mühsame Aufgabe, die immer wieder an ihre Grenzen stieß. Stuart Plumbing wusste, dass nur eine Prozessautomatisierung die Probleme langfristig lösen würde, und suchte Rat beim langjährigen Geschäftspartner für Druck- und Softwarelösungen.
Automatisierung für Effizienz und Genauigkeit
Nach einer umfassenden Analyse und Identifizierung der wichtigsten Schwachstellen schlugen die Lösungsexperten DocuWare als Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Automatisierung der Rechnungserfassung vor. DocuWare wurde dabei in die Erfassungs- und Klassifizierungslösung ancora Software integriert.
Stuart Plumbing definierte insgesamt drei Hauptziele für das Projekt: Eine deutliche Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Aufgaben, die vollständige Automatisierung von Geschäftsabläufen innerhalb der Finanzabteilung und vor allem die schnelle Fehlererkennung und -behebung zur Verbesserung der Prozessgenauigkeit. Nach einer gründlichen Planung verlief die eigentliche Umstellung auf die neue Lösung problemlos: DocuWare wurde umgehend in die bestehende EDI-Software des Unternehmens integriert und das Finanzteam gewöhnte sich schnell an die neue Digitalisierungsumgebung.
Hauptziele des Automatisierungsprojekts waren die Verkürzung der Bearbeitungszeiten im Eingangsrechnungsprozess sowie eine bessere Genauigkeit bei der Erfassung eingehender Belege. Rückblickend können wir sagen, dass DocuWare unsere Erwartungen mehr als übertroffen hat.
Stephen Elliott
Finance Director, Stuart Plumbing & Heating Supplies, Hinckley
Dank automatisierter Geschäftsabläufe konnte die Zeit für Rechnungsstellungen um etwa 30-40 Prozent reduziert werden. Neben der Zeitersparnis und der höheren Genauigkeit profitiert Stuart Plumbing auch von Kosteneinsparungen, da heute deutlich weniger Papier zum Drucken benötigt wird. Stattdessen werden Rechnungen direkt in das System eingegeben und die Kosten dadurch weiter gesenkt.
Reibungslose Rechnungsprüfung
Vor der DMS-Einführung hatte das Unternehmen noch zusätzliches Personal eingeplant, um das stetig steigende Rechnungsaufkommen zu bewältigen. Dank DocuWare konnte Stuart Plumbing auf Neueinstellungen verzichten und so die Personalkosten auf gleichem Niveau halten, obwohl der Familienbetrieb im letzten Jahr um über 15 Prozent gewachsen ist. Ein weiterer Nutzen liegt in der Rechnungsprüfung: Alle Dokumente, vom Lieferschein bis zur Rechnung, sind heute schnell und einfach über DocuWare auffindbar. Selbst über Smartphones können Mitarbeiter auf die Dateien zugreifen, was vor allem bei der Angebotserstellung im Außendienst sehr nützlich ist.
Partnerschaft auf Augenhöhe
Die enge Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner war für den Leiter der Finanzabteilung, Stephen Elliott, einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg: „Unser DocuWare Partner hat sich von Anfang an die nötige Zeit genommen, um unsere Arbeitsweise zu verstehen. Nur so konnten nützliche Verbesserungsvorschläge gemacht werden, die heute unsere Abläufe optimieren und uns tagtäglich Vorteile bringen. Wir wissen, dass wir mit DocuWare eine zukunftssichere Lösung verwenden, die flexibel ist und sich jederzeit an unser wachsendes Unternehmen anpassen lässt. Deshalb freuen wir uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit unserem DocuWare Partner in zukünftigen Projekten."