Rechnungen automatisch buchen und archivieren
Für das dreiköpfige Buchhaltungsteam ist das digitale Verfahren eine erhebliche Arbeitserleichterung. Durch die vielen Geschäftsbereiche mit insgesamt 230 Mitarbeitenden und rund 600 betreuten Personen war die Erfassung der unterschiedlichen Eingangsrechnungen ein aufwendiger Prozess. Die Lebenshilfe ist nicht nur in einer Branche aktiv, sodass die Buchhaltung viele unterschiedliche Kontenkreise führt.
Mit dem DMS geht das jetzt schneller. Dafür sorgt vor allem die nahtlose Integration mit der Branchenlösung Micos, die auf Sozialwirtschaft spezialisiert ist. Alle Rechnungen werden automatisch gebucht. Vor allem die Texterkennung von DocuWare ist sehr hilfreich, da der Service Lieferanten, Rechnungsposten und Beträge automatisch erkennt und direkt richtig verarbeitet.
Ein paar Mausklicks reichen aus und die Rechnung wird in Micos im richtigen Konto gebucht. Dabei ist auch die Lernfähigkeit der Lösung gefragt. Bereits nach kurzer Zeit werden Angaben von bekannten Lieferanten ohne manuellen Eingriff automatisch erkannt und korrekt weiterbearbeitet. Heute muss das Buchhaltungsteam deutlich weniger Daten eingeben oder korrigieren.
Das Vier-Augen-Prinzip digital verwirklichen
Auch die Workflows sind für die Lebenshilfe ein wichtiges und gerne genutztes Werkzeug. Rechnungsprüfung und Auszahlungsgenehmigung geschehen nun rein digital am Monitor, das Vier-Augen-Prinzip wird trotzdem eingehalten. Der größte Vorteil ist allerdings die Möglichkeit, schnell nach älteren Rechnungen zu suchen: Bestellmengen und Preise werden nun sehr rasch auf Plausibilität überprüft, das umständliche Suchen in Heftern und Ordnern ist Vergangenheit.
Die Eingangsrechnungen waren für das Sozialunternehmen nur ein erster Schritt. Als Nächstes steht die Digitalisierung des großen Aktenarchivs der Betreuten auf dem Programm. Nach dem Ende der Betreuung müssen diese zehn Jahre aufbewahrt werden. So profitiert die Lebenshilfe Wolfsburg doppelt: Dank Volltextsuche sind die Altbestände leicht durchsuchbar und viele Regalmeter Akten verschwinden.
Und auch die Personalakten sollen digital archiviert werden – eine weitere Vereinfachung für die Lebenshilfe.
