Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) – das Fundament für erfolgreiches Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement im Überblick

Effizientes Dokumentenmanagement beinhaltet alle Prozesse rund um das Erfassen, Verwalten, Bearbeiten und Bereitstellen von Informationen in einem Unternehmen. Ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet hierfür die technische Grundlage: Es digitalisiert und automatisiert diese Prozesse, macht Dokumente zentral verfügbar und sorgt so für mehr Transparenz, Produktivität und Compliance.

DMS: Das Wichtigste auf einen Blick

Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erfassung und Verarbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und fristgerechten Löschung – effizient organisiert und zugänglich sind.

Top-Vorteile:

Zentrale Organisation, mehr Transparenz, Zeit- und Kostenersparnis, gestärkte Compliance, ortsunabhängiger Zugriff
Die Funktionsweise eines DMS in Kurzform:

Erfassen und Indexieren → Ablegen und Bearbeiten → Workflows und Freigaben → Integration in Geschäftsanwendungen → Sicheres Archivieren und Löschen

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezeichnet die systematische, digitale Verwaltung von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg: vom Eingang über die Verteilung bis hin zur Archivierung oder fristgerechten Löschung. So können Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente einfach und sicher gespeichert, gefunden, nachverfolgt, bearbeitet und geprüft werden können. Heutzutage wird Dokumentenmanagement in der Regel mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS, umgesetzt – je nach Anforderung in der Cloud (SaaS), On-Premises in der eigenen IT-Infrastruktur oder als hybride Lösung.

In einem DMS werden Dokumente eingescannt oder aus digitalen Quellen übernommen, wobei grundlegende Inhalte automatisch erkannt werden, beispielsweise durch Intelligent Document Processing (IDP). Anschließend werden die Dokumente an die richtigen Personen oder Workflows weitergeleitet, versioniert und letztlich revisionssicher abgelegt oder gemäß der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Welche Vorteile bringt ein DMS für Organisationen?

Ein DMS bietet Unternehmen eine Vielzahl klarer Vorteile – von Kostenersparnis und flexibler Skalierbarkeit bis hin zu Automatisierung und gesteigerter Sicherheit. Die wichtigsten Pluspunkte im Überblick:

Schnellere Auffindbarkeit

Eine zentrale, durchsuchbare Ablage macht Dokumente zuverlässig auffindbar und reduziert Suchzeiten deutlich. Durch Metadatenindexierung und die automatische Archivierung bei der Erfassung lassen sich Dokumente gezielt über Schlagworte abrufen, was den Zugriff auf die benötigten Informationen erheblich erleichtert.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein modernes DMS verhindert Versionschaos, indem es Änderungen automatisch erfasst, nachvollziehbar speichert und so die Integrität von Dokumenten sicherstellt. Durch die zentrale Versionierung können berechtigte Personen außerdem den Verlauf eines Dokuments einsehen, frühere Versionen wiederherstellen und sicher mit der jeweils aktuellen Fassung arbeiten – was die Revisionssicherheit und Zusammenarbeit im Team gleichermaßen verbessert.

Mehr Flexibilität und Produktivität

Gerade orts- und zeitunabhängiges Arbeiten steigert die Flexibilität, senkt Kosten und ermöglicht Mitarbeitenden wie Unternehmen effizientere Abläufe. Ein (cloud-basiertes) DMS stellt dafür jederzeit den Zugriff auf aktuelle Dokumente sicher, A gemeinsames Arbeiten in Echtzeit und verbessert den Informationsfluss – unabhängig vom Standort. So bleiben Teams produktiv, können Änderungen nachverfolgen und Dokumente extern sicher teilen.

Automatisierte Routineaufgaben

Ein DMS automatisiert nicht nur die Ablage und Versionierung oder beschleunigt Prüf- und Genehmigungsprozesse, auch die Überwachung von Fristen und klare Status-Updates sind kein Problem. Standardisierte und individuell anpassbare Workflows verkürzen außerdem Lieferzeiten und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit.

Geringere Kosten

Ein DMS reduziert den Papierverbrauch, manuelle Arbeitsschritte und die damit verbundenen Kosten. Auf diese Weise entsteht ein effizienter Übergang zum digitalen Arbeiten. Dokumente lassen sich zentral verwalten, schnell finden und ohne Mehrfachversionen teilen, während digitale Abläufe Suchzeiten verkürzen, Prozesse beschleunigen und Druck-, Versand- und Lagerkosten deutlich senken.

Sicherheit und Compliance

Unternehmen sichern sensible Daten, gewährleisten Compliance und reduzieren Risiken dank revisionssicherer Archivierung, Zugriffssteuerung und Audit-Funktionen. Ein DMS schützt Dokumente außerdem vor Verlust bei Notfällen, Diebstahl oder falscher Ablage, ermöglicht die Festlegung gezielter Zugriffsrechte und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben. So bleiben Dokumente jederzeit nachvollziehbar, wiederherstellbar und revisionssicher – selbst in Worst-Case-Szenarien.

Cloud-Vorteile

Ein Cloud-basiertes DMS lässt sich schnell bereitstellen, flexibel skalieren und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Prozesse. Es reduziert Kosten und den IT-Aufwand, da keine eigene IT-Infrastruktur benötigt wird, und sorgt mit modernen, zertifizierten Rechenzentren für eine hohe Datensicherheit und -verfügbarkeit.

So funktioniert ein DMS Schritt für Schritt

DMS-Software für Kleinunternehmen © AdobeStockgreenbutterfly

Erfassung und Indexierung: Dokumente gelangen per Scan, E-Mail, Upload oder über eine Schnittstelle in das System. Die Metadaten werden erfasst und mit zugehörigen Informationen verknüpft, damit Sie Informationen schnell und zuverlässig wiederfinden.

Speicherung und Sicherheit: Detaillierte Rechtestrukturen, eine sichere Erfassung, klar geregelte Prozesse und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentenverlust, Missbrauch und Manipulation.

Workflow und Freigaben Mit flexibel anpassbaren Workflows und Formularen lassen sich dokumentenbasierte Prozesse effizient steuern, Fristen überwachen, Freigaben und Reaktionszeiten beschleunigen sowie Bearbeitungsschritte jederzeit nachvollziehen.

Integration: Das DMS lässt sich nahtlos mit wichtigen Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM- und HR-Systemen, E-Mail oder Scannern verknüpfen. Zahlreiche vorgefertigte Integrationsmöglichkeiten erleichtern eine schnelle Anbindung.

Aufbewahrung und Löschung: Dokumente werden gemäß den Vorgaben aufbewahrt und fristgerecht gelöscht. So erfüllen Sie Compliance-Anforderungen und halten Ihre Ablage schlank.

Praxisbeispiele: Wo und wie hilft ein DMS in Organisationen?

Die folgenden Beispiele zeigen, in welchen Bereichen ein DMS im Arbeitsalltag spürbaren Nutzen bringt und wie Abläufe effizienter, transparenter und sicherer werden.

Buchhaltung und Finanzen:

In der Kreditorenbuchhaltung sorgt ein DMS dafür, dass Rechnungen aus allen Quellen unkompliziert übernommen, Bestellungen automatisch abgeglichen und Freigaben über effiziente Workflows gesteuert werden – wodurch manuelle Dateneingaben weitestgehend entfallen.

Auch die Debitorenprozesse profitieren: Dokumente werden direkt mit der Auftragsabwicklung verknüpft, sodass Rechnungen schneller erstellt, Zahlungen leichter nachverfolgt und Freigaben transparent organisiert werden können. Für die Finanzprüfung stehen sämtliche relevanten Unterlagen – von Verträgen bis zu E-Mails –vollständig, sicher und jederzeit abrufbar bereit, was Audits erheblich erleichtert und maximale Nachvollziehbarkeit bringt.

Personalwesen:

Alle Mitarbeiterunterlagen liegen zentral, geschützt und jederzeit griffbereit vor. Klare Rollen und definierte Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass nur befugte Personen Zugriff erhalten. Währenddessen schaffen digitale Personalakten und ein hoher Automatisierungsgrad mehr Transparenz in Bewerbungs-, Onboarding- und Verwaltungsprozessen.

Bewerbungsunterlagen lassen sich schnell finden und im Team teilen, Onboarding-Schritte können über definierte Workflows strukturiert und sogar automatisch angestoßen werden. Auch wiederkehrende Aufgaben wie Beurteilungen, Feedback-Gespräche oder Urlaubsanträge werden effizienter, da alle relevanten Informationen sofort vorliegen. So bleibt der HR-Abteilung mehr Zeit für strategische Themen.

Vertragsverwaltung:

Ein DMS sorgt für Transparenz und Kontrolle im Vertragsmanagement, indem Verträge zentral versioniert und mit Fristen, Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen verwaltet werden. Alle Änderungen und Freigaben sind lückenlos dokumentiert, während leistungsfähige Suchfunktionen schnellen Zugriff auf Vertragsdetails wie Laufzeiten, Ansprechpartner oder Klauseln ermöglichen.

Automatisierte Feedback- und Freigabeprozesse sowie die Integration elektronischer Signaturen beschleunigen Vertragsabschlüsse deutlich. Gleichzeitig behalten Unternehmen Kündigungs- und Verlängerungsfristen jederzeit im Blick und können rechtzeitig handeln – sei es für Verhandlungen, Kündigungen oder Verlängerungsangebote.

Marketing und Vertrieb:

Angebote, Aufträge und Korrespondenz liegen zentral und geschützt vor und sind damit jederzeit abrufbar – auch von unterwegs aus. Leads können über Webformulare direkt erfasst und an die richtigen Teams weitergeleitet werden, während eingehende und ausgehende Dokumente digitalisiert und revisionssicher archiviert werden.

So lassen sich Informationen schnell finden und sicher teilen, wodurch Abstimmungen beschleunigt und Entscheidungswege verkürzt werden. Durch regelbasierte Genehmigungen und die Anbindung an CRM- oder ERP-Systeme entstehen durchgängige Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung. Das erhöht die Produktivität, schafft mehr Handlungsspielraum für Mitarbeitende und verhindert verpasste Chancen im Vertriebsalltag.

Echte Erfolgsgeschichten entdecken

Handel / Großhandel

GastroHero GmbH

Betreiber von Profi-Küchen erhalten über eine Online-Plattform qualitativ hochwertige Geräte zu attraktiven Preisen. DocuWare Cloud unterstützt GastroHero dabei, schnell auf sich verändernde Marktbedingungen und Kundenwünsche zu reagieren.

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Immobilienwirtschaft

Huber Gebäudetechnik GmbH & Co.

Der moderne Mittelständler setzt bei der Archivierung seiner Buchhaltungsbelege und Personalakten auf DocuWare Cloud. Bei Rechnungsprüfung oder Erfassung der Arbeitszeiten sorgen Workflows für Schnelligkeit und Transparenz.

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Giebeler-Feuerschutz

Die enge Verzahnung von DocuWare und ERP-System hat die Auftragsbearbeitung bei Giebeler-Feuerschutz erheblich vereinfacht und beschleunigt. Eingangsrechnungen mit vielen Positionen werden durch die KI-Lösung DocuWare IDP sicher und korrekt ausgelesen. Damit hat das Unternehmen nicht nur die eigenen Abläufe modernisiert, sondern sich auch als attraktiver Arbeitgeber für technikaffine Fachkräfte positioniert.

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Einzelhandel

Dirk Rossmann GmbH

In der Expansionsabteilung, von der die Immobilien für die Rossmann-Filialen angemietet und verwaltet werden, wird durch die Digitalisierung ein Aktenberg von rund 8.000 Ordnern mit jeweils bis zu 500 Seiten abgebaut. Die digitalen Unterlagen stehen für die Prozesse von der Anbahnung über die Störungsbearbeitung und Nebenkostenabrechnung bis zum Kündigungsmanagement zur Verfügung.

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Gesundheitswesen

LKH Feldkirch

Seit nunmehr rund 30 Jahren Einsatzdauer werden mit DocuWare viele Prozesse der Vorarlberger Krankenhaus-Betriebsgesellschaft m.b.H. (KHBG) sowohl in den kaufmännischen und Verwaltungsabteilungen als auch in den medizinischen und pflegerischen Bereichen digital unterstützt. Dabei lässt sich das DMS als Basis für unterschiedliche Anwendungslösungen stets flexibel anpassen.

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DMS-Einführung: In 5 Schritten zum Erfolg

1. Ist-Zustand analysieren und Ziele festlegen

Analysieren Sie bestehende Dokumentenprozesse, Eingangskanäle, Suchzeiten und regulatorische Anforderungen. Definieren Sie auf dieser Basis drei bis fünf klare, messbare Ziele (z. B. Durchlaufzeit, Trefferquote, Aufbewahrung).

2. Anwendungsfälle priorisieren und Konzept erstellen

Identifizieren Sie die wichtigsten Prozesse mit hohem Nutzenpotenzial, wie beispielsweise Rechnungsverarbeitung, HR-Onboarding oder Vertragsmanagement. Legen Sie Sollprozesse, Verantwortlichkeiten, Integrationen sowie die gewünschte Betriebsform (Cloud-, On-Premises- oder hybride Lösung) fest.

3. Pilotprojekt starten

Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Szenario (zum Beispiel der Verarbeitung von Eingangsrechnungen) und echten Dokumenten. Testen Sie Workflows, Berechtigungen und Integrationen im Alltag und sammeln Sie Feedback für gezielte Anpassungen.

4. Einführung und Schulung umsetzen

Überführen Sie das DMS in den Produktivbetrieb und konfigurieren Sie Zugriffsrechte, Indexierung und Workflows. Schulen Sie außerdem die beteiligten Teams. Wichtig dabei: Begleiten Sie die Anfangsphase aktiv, um Akzeptanz und Nutzung sicherzustellen.

5. Rollout und Optimierung

Rollen Sie das DMS schrittweise in weiteren Abteilungen aus und erweitern Sie Integrationen. Tracken Sie zudem KPIs kontinuierlich und verbessern Sie Regeln, Vorlagen und Schulungen. So sichern Sie den ROI langfristig.

Dokumentenmanagement: Rechtliche Anforderungen kompakt

Ein DMS unterstützt Sie dabei, zentrale gesetzliche Vorgaben sicher und nachprüfbar einzuhalten. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

Risiko	Bedeutung fürs Dokumentenmanagement
Revisionssichere Archivierung	Elektronische Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Maßgeblich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Gesetzeskonforme Aufbewahrung	Für Geschäftsunterlagen, insbesondere Buchungsbelege wie Rechnungen, gibt es häufig eine Aufbewahrungspflicht mit unterschiedlichen Fristen zur Aufbewahrung. Diese müssen ordnungsgemäß eingehalten und die Dokumente nach Ablauf regelkonform gelöscht werden. Damit wird das Prinzip der Speicherbegrenzung erfüllt und das Risiko von Compliance-Verstößen minimiert.
Zugriff und Datenschutz	Rechtliche Vorgaben wie die DSGVO erfordern den Schutz personenbezogener und sensibler Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu zählen insbesondere rollenbasierte Zugriffskonzepte, Protokollierung und Verschlüsselung, um unbefugte Zugriffe zu verhindern und die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.

Glossar: Die wichtigsten Begriffe aus dem Dokumentenmanagement auf einen Blick

API/Konnektor

Technische Schnittstellen bzw. vorkonfigurierte Integrationen, über die ein DMS Daten mit ERP-, CRM-, HR- oder E-Mail-Systemen austauscht – die Basis für durchgängige Prozesse.

Archivierung

Regelkonforme, langfristige Aufbewahrung mit definierten Fristen, Schutz vor Manipulation und lückenloser Nachvollziehbarkeit.

Audit Trail

Zeitgestempeltes, manipulationssicheres Protokoll von Aktivitäten (z. B. Anzeigen, Ändern, Freigeben) zur Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Pflichten, bestimmte geschäftliche Unterlagen geordnet und über definierte Zeiträume aufzubewahren; Fristen variieren je nach Dokumentenart und Rechtsgrundlage.

Cloud-DMS

SaaS-Bereitstellung mit schneller Einführung, automatischen Updates und elastischer Skalierung. Geeignet, wenn Time-to-Value und ein geringer Betriebsaufwand im Fokus stehen.

Content Services/Content Services Platform (CSP)

Content Services bezeichnen modulare Dienste/Microservices mit gemeinsamen APIs und Repositories; sie gelten als moderne Weiterentwicklung klassischer ECM-Suiten, in die Funktionen wie Dokumentenmanagement eingebettet sind.

Digitale Akte

Strukturiertes, berechtigungsgesteuertes Dossier (z. B. Personalakte, Lieferantenakte oder Projektakte), das alle relevanten Dokumente und Metadaten zusammenführt.

E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)

Standards für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch: XRechnung (insb. für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD/Factur-X (hybrides PDF/A-3 mit XML).

Enterprise Content Management (ECM)

ECM ist der übergeordnete Ansatz, Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus zu erfassen, zu managen, zu speichern, zu bewahren und bereitzustellen; Dokumentenmanagement (DMS) ist dabei ein zentraler Teilbereich.

EFSS (Enterprise File Sync & Share)

EFSS steht für das sichere Synchronisieren und Teilen von Dateien über Geräte, Standorte und Nutzer hinweg. Es ergänzt DMS/ECM beim Austausch und mobilen Zugriff, ersetzt aber kein vollwertiges Dokumentenmanagement.

Elektronische Signatur (eIDAS)/Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Elektronische Signaturen werden in der EU durch eIDAS geregelt. Die QES ist die strengste Ausprägung und für besonders hohe Anforderungen an die Beweisbarkeit geeignet.

Hybrides Dokumentenmanagementsystem

Kombiniert Cloud- und On-Premises-Komponenten (z. B. sensibles Archiv On-Premises, kollaborative Workflows in der Cloud) für eine Balance aus Kontrolle und Skalierung.

Indexierung/Metadaten

Anreichern von Dokumenten mit strukturierten Feldern (z. B. Lieferant, Datum, Betrag) zur schnellen Suche, Filterung und Steuerung.

Intelligent Document Processing (IDP)

KI-gestützte Verarbeitung, die Dokumente klassifiziert, Daten extrahiert und für Folgeprozesse aufbereitet – automatisiert und skalierbar.

OCR (Optical Character Recognition)

Texterkennung, die Inhalte aus Scans/Bildern in durchsuchbaren, maschinenlesbaren Text umwandelt – die Grundlage für Suche, Extraktion und Automatisierung.

On-Premises-DMS

Installation in der eigenen IT-Umgebung mit hoher Kontrolle über Daten, Systeme und Update-Zeitpunkte; sinnvoll bei speziellen Governance-/Integrationsanforderungen.

PDF/A

ISO-standardisiertes PDF-Format für die Langzeitarchivierung; sorgt für originalgetreue Darstellung unabhängig von Systemen.

Records Management (RM)

Grundsätze und Praktiken für Erstellung, Erfassung, Verwaltung und Aufbewahrung von beweisrelevanten Unterlagen („Records“).

Revisionssichere Archivierung

Elektronische Ablage, die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit sicherstellt (z. B. im Kontext von GoBD-Anforderungen).

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

Zugriffsrechte werden Rollen (z. B. Sachbearbeitung, Freigabe) statt einzelnen Personen zugewiesen – skalierbarer, sicherer und auditierbar.

Versionierung

Nachvollziehbare Verwaltung von Dokumentständen (wer hat wann was geändert) – reduziert Fehler, schafft Transparenz und erleichtert Audits.

Workflow / BPMN

Abbildung und Automatisierung von Prozessschritten (z. B. Prüfung → Freigabe → Buchung). BPMN ist eine verbreitete, standardisierte Notation dafür.

Häufig gestellte Fragen rund um Dokumentenmanagement und DMS

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software-Lösung, die digitale Dokumente zentral organisiert, speichert, versioniert und auffindbar macht. Es unterstützt Unternehmen dabei, Informationen sicher zu verwalten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Zugriff für berechtigte Personen zu erleichtern.

Welche Vorteile hat ein DMS?

Ein DMS beschleunigt das Suchen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten erheblich, schafft Transparenz mit Versionierung und Berechtigungen, automatisiert Workflows und unterstützt die Compliance durch revisionssichere Archivierung. Das senkt Ihre Betriebskosten spürbar. Mit einem Cloud-basierten DMS wird zudem das ortsunabhängige Arbeiten deutlich einfacher.

Brauchen wir ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein DMS rechnet sich typischerweise, wenn viele Dokumente/Versionen im Umlauf sind, Compliance und Zugriffsrechte sauber gesteuert werden müssen und/oder Teams verteilt arbeiten. Testen Sie Ihren Bedarf mit unserem kurzen Selbsttest.

Wie integriert sich ein DMS in unsere bestehenden Systeme?

Ein DMS lässt sich nahtlos in die meisten bestehenden Unternehmenssysteme integrieren. DocuWare bietet beispielsweise rund 500 Integrationsoptionen in bestehende CRM-, ERP- und HR-Systeme. Aber auch die Anbindung von E-Mail-Programmen, Teamportalen und individuell entwickelten Fachanwendungen ist kein Problem (z. B. Outlook, DATEV, SAP und andere ERPs). So fließen Daten nahtlos zwischen dem DMS und den Fachsystemen.

DMS: Cloud oder On-Premises?

Ein Cloud-DMS lässt sich in der Regel schnell bereitstellen und flexibel skalieren; Betrieb und Updates übernimmt der Anbieter. Ein On-Premises-DMS wird in Ihrem eigenen Rechenzentrum betrieben und bietet hohe Kontrolle über Daten, Systeme und Update-Zeitpunkte. Welche Variante passt, hängt von Ihren Anforderungen an Compliance, Datenschutz, Integrationen und Budget ab. Möglich ist auch eine hybride Lösung, die Cloud- und On-Premises-Komponenten kombiniert.

Was kostet ein DMS?

Die Kosten eines Dokumentenmanagementsystems variieren je nach Bereitstellungsmodell (Cloud, On-Premises, hybrid), der Anzahl der User, dem Speicherbedarf, dem Funktionsumfang sowie dem Support-Bedarf bei Implementierung und Schulung. Mehr zu der genauen Zusammensetzung erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Thema Kosten eines DMS.

Wie lange dauert die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems?

Die Einführungsdauer hängt vom Umfang, den Integrationen und betroffenen Prozessen ab. Mit einem klar abgegrenzten Pilot-Use-Case und hilfreichen Templates kann ein Start innerhalb weniger Wochen realistisch sein. DocuWare unterstützt Sie gerne bei der Konfiguration und dem Rollout.

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DMS-Einführung: In 5 Schritten zum Erfolg

1. Ist-Zustand analysieren und Ziele festlegen

2. Anwendungsfälle priorisieren und Konzept erstellen

3. Pilotprojekt starten

4. Einführung und Schulung umsetzen

5. Rollout und Optimierung

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Indexierung/Metadaten

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OCR (Optical Character Recognition)

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PDF/A

Records Management (RM)

Revisionssichere Archivierung

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

Versionierung

Workflow / BPMN

Häufig gestellte Fragen rund um Dokumentenmanagement und DMS

Was ist ein DMS?

Welche Vorteile hat ein DMS?

Brauchen wir ein Dokumentenmanagementsystem?

Wie integriert sich ein DMS in unsere bestehenden Systeme?

DMS: Cloud oder On-Premises?

Was kostet ein DMS?

Wie lange dauert die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems?

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