Dokumentenmanagement (DMS)

Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden.

Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.

Wahrscheinlich geht es Ihrem Unternehmen ganz ähnlich. Möglicherweise haben auch Sie die Ineffizienz des Managements von Papierdokumenten und mühsamer manueller Abläufe erkannt. Diese Prozesse wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Möglicherweise wissen Sie aber bereits, dass es andere Lösung für die Bearbeitung und Verwaltung dieser Dokumente gibt.

Gegebenenfalls haben Sie schon eine Lösung in Ihrem eigenen Unternehmen umgesetzt und profitieren bereits von den Vorteilen? Falls nicht, ist es dringend an der Zeit, eine digitale Dokumentenmanagementlösung einzuführen. Lesen Sie weiter, um (fast) alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren:

• Was ist Dokumentenmanagement: Definition
• Wie hat sich das Dokumentenmanagement entwickelt?
• Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement?
• Wo kann Dokumentenmanagement angewendet werden?
• In sieben Schritten zum Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen
• Testen Sie Ihren Bedarf - Brauchen Sie ein Dokumentenmanagement-System?
• Checkliste zur Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems
• Wie DocuWare die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems unterstützt
• Häufig gestellte Fragen zum Thema Dokumentenmanagement (DMS)

Jedes DMS besteht aus Standardkomponenten. Zu diesen gehören:

• Erfassung und Speicherung: Einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware, einschließlich der Dokumentenklassifizierung
• Dokumentenzugriff und Sicherung: Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Dies ist insbesondere nützlich für vertrauliche Dokumente
• Indexierung und Abrufen: Automatisches Scannen und Indexieren von Dokumenten für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Die Indexierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z. B. durch die Zuweisung einmaliger Tags
• Dokumente teilen: Über mehrere Systeme verlustfrei und sicher Dokumente teilen
• Zusammenarbeit: Gemeinsame Arbeit an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen (Versionierung)
• Business Intelligence: Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Datensätze und Informationen
• Integration: Heutige Systeme verfügen über DMS-Workflow-Module und können für die Automatisierung von Prozessen und zur Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen synchronisiert werden

Ist Dokumentenmanagement in der Cloud möglich?

Bei älteren Systemen mit veralteter Technologie handelt es sich um Strukturen vor Ort. Heutige Systeme können für Projektmanagement, Personalverwaltung (HR) und die digitale Dokumentenverwaltung verwendet werden. Sie sind für mobile Geräte geeignet, cloudbasiert und integrierbar.

Immer mehr Unternehmen stellen von älteren Systemen auf cloudbasierte DMS Lösungen um – eine Entwicklung, die sich kontinuierlich fortsetzt. Gartner, Inc., bemerkt hierzu: „Die Umstellung auf cloudbasierte Systeme führt in den nächsten fünf Jahren im IT-Bereich direkt oder indirekt zu Einsparungen von über 1 Billion USD. Damit entwickelt sich das Cloud-Computing zu einer der stärksten Kräfte seit den frühen Tagen des digitalen Zeitalters.“

Zu dieser Entwicklung trägt vor allem die „Leichtigkeit“ der Cloud. bei: Vor-Ort-Systeme erfordern Updates, Installationen und eine regelmäßige Wartung. Für Cloud-DMS-Systeme, die sich schnell und unkompliziert einführen lassen, fällt dagegen lediglich ein minimaler Wartungsaufwand an.

Mit dieser „Leichtigkeit“ gehen zahlreiche weitere Vorteile einher, darunter die Möglichkeit der Skalierung sowie eine optimierte betriebliche Flexibilität. Das Ergebnis: Eine Steigerung an Effizienz, Produktivität und Flexibilität – für neue geschäftliche Maßstäbe in Ihrem Unternehmen.

Die Kosteneffizienz der Cloud

Kunden schätzen die DMS Lösungen in der Cloud von DocuWare aufgrund ihrer schnellen Bereitstellung, ihrer Flexibilität und ihrem langfristigen Nutzen. Die Gesamtkosten einer Cloud-Lösung liegen weit unter denen einer gleichwertigen On-Premises-Lösung.

1. Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS)

EFSS ist der grundlegendste und kostengünstigste Systemtyp zur Synchronisierung, Speicherung und Weitergabe von Dokumenten, Bildern und Videos über mehrere Geräte hinweg. Einige Lösungen ermöglichen außerdem die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Rückverfolgung von Versionen. Die Einfachheit von EFFS geht jedoch mit Einschränkungen einher: EFFS verleiht Ihnen lediglich eine eingeschränkte oder gar keine Steuerung von Workflows.

EFFS kann als DMS Software oder als cloudbasierte Lösung vorliegen, Dateien lassen sich also entweder lokal oder in einer privaten Cloud speichern. Viele Unternehmen ziehen aufgrund der Sicherheitsrisiken bei öffentlichen Clouds die zweite Option vor. Typische Beispiele für cloudbasierte EFSS-Lösungen sind Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Box.

2. Enterprise Content Management (ECM)

ECM ist ein Sammelbegriff für DMS und Technologien zur Workflow-Automatisierung. Typische Beispiele für ein ECM sind Informationsautomatisierung, Bildverarbeitung, Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Web-Content-Management und Social Content Management.

Diese Systeme sind stärker an die Verfahren und Prozesse in einem Unternehmen angepasst und eignen sich zur Verwaltung von Inhalten und zur Erreichung von Geschäftszielen. Unternehmen erhalten die Möglichkeit für Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Informationen. Darüber hinaus sind diese Systeme tief in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens eingebettet, mit Fokus auf die Optimierung von Workflows und die Automatisierung von Prozessen.

Bei zahlreichen ECM-Systemen handelt es sich jedoch um riesige, komplizierte und teure Standardlösungen, die nicht auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zugeschnitten sind. Das liegt daran, dass sie in der Regel auf Fortune-500-Unternehmen abgestimmt sind.

3. Moderne Content Services

Gartner definiert Content Services wie folgt:

„Content Services sind Dienstleistungen und Microservices, die entweder in eine Produktsuite integriert oder als separate Anwendung erhältlich sind. Sie zeichnen sich durch eine gemeinsame Nutzung von APIS und Verzeichnissen aus und eignen sich für verschiedene Zwecke und Anwendungsfälle in einem Unternehmen.“

Einfach ausgedrückt bestehen Content Services aus einem Ökosystem kleinerer, zweckorientierter Systeme oder Anwendungen. Content Service-Plattformen verfügen über eigene Verzeichnisse und können über eine API ganz einfach mit anderen Anwendungen verbunden werden.

Moderne Content Services sind der ideale Mittelweg zwischen den zwei vorherigen Stufen: Sie sind kostengünstig und bieten zugleich individuelle Lösungen zur Optimierung bestimmter Prozesse. Beispielhaft hierfür sind vorkonfigurierte Cloud Lösungen für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder für die Rechnungsbearbeitung von DocuWare.

Zu den besonderen Vorteilen von Content Services zählt die Möglichkeit der Anpassung an wechselnde Compliance-Bestimmungen bei gleichzeitiger Skalierbarkeit. Die Erklärung von Content Services ist jedoch nur vollständig, wenn man die Entwicklung von ECM kennt: Diese Entwicklung führte zu dem, was wir heute „Content Services“ nennen.

Die Entwicklung von ECM zu Content Services

ECM-Systeme entwickelten sich also aus komplexen, standardisierten Systemen zu Content Services. Die Folge war ein Wechsel von alten, standortbasierten zu neuen, cloudbasierten Systemen, die sich für mobile Geräte eignen und sich durch Interoperabilität auszeichnen.

Diese natürliche Verlagerung führte dazu, dass Gartner über den „Tod von ECM” und die Substitution durch „Content Services“ gesprochen hatte. Kritische Stimmen behaupteten, Gartner habe kein Recht dazu, ECM eigenmächtig umzubenennen. Außerdem zähle einzig die Nutzung durch die Kunden.

Unabhängig von dieser Diskussion haben sich Content Services etabliert, die die Vorteile von DMS erhöhen.

1. Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumentenmanagement

Die Implementierung eines DMS ist der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und befreit Sie von ineffizienten Prozessen bei der Bearbeitung von Papierdokumenten:

• Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
• Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann.
• Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch eine digitale Dokumentenablage und die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
• Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.

2. Mehr Compliance und Sicherheit durch ein DMS

Die Speicherung unternehmenskritischer Informationen ist für die Geschäftskontinuität unerlässlich. Zudem stellen Sie sicher, dass Sie Kundenbeziehungen nicht durch den Verlust wichtiger Daten gefährden.

Mit einem DMS werden vertrauliche Daten bei der Weitergabe innerhalb des Unternehmens gesichert und geschützt (Revisionssicherheit/revisionssicheres Dokumentenmanagement). Es bietet dank leistungsstarker Notfallwiederherstellungsmaßnahmen eine umfassende Datensicherheit.

Steuerung des Dokumentenzugriffs

Sie behalten durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten die Kontrolle darüber, wer Informationen anzeigen, bearbeiten und weitergeben darf. Wenn beispielsweises ein Vertrag ausschließlich für einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter bestimmt ist, können Sie die entsprechenden Zugriffsrechte festlegen.

Gewappnet für Worst-Case-Szenarien: Tipps zum Dokumentenmanagement

Rechenzentren fallen aus, Naturkatastrophen nehmen quantitativ zu – denken wir nur an die Hochwasser oder Waldbrände. Wenn sich alle Ihre Dokumente in einem Aktenschrank oder auf einer Festplatte befinden, gehen diese bei einer Überschwemmung oder bei einem Brand unwiederbringlich verloren. Neben physischen Schäden durch Natureinflüsse stellen auch Diebstahl oder Vandalismus ein Risiko für lokal gespeicherte Dokumente und Dateien dar.

Moderne DMS-Systeme beinhalten Backup- und Wiederherstellungspläne für den Notfall. Durch die digitale Archivierung und regelmäßige Backups werden Ihre Unterlagen zuverlässig vor Verlust geschützt. Auch im Katastrophenfall können sie einfach gefunden, wiederhergestellt und nachverfolgt werden. 
Übrigens macht sich ein DMS-System nicht nur im Worst-Case-Szenario bezahlt - auch dem Verlust von Dokumenten durch die simple Ablage im falschen Ordner wird vorgebeugt. 

Schutz Ihrer Daten

DMS-Systeme bieten eine bessere Kontrolle über sensible Dokumente und sorgen dafür, dass Ihre Daten Vorschriften wie HIPAA sowie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Es kann außerdem dazu beitragen, dass Dokumente gemäß den rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Durch die Automatisierung von Ablaufdaten und die Überwachung von Dokumenten kann das Risiko von Compliance-Verstößen reduziert werden.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vermeidet empfindliche Bußgelder, die bei Nichterfüllung fällig werden können. Ein weiterer Vorteil: Sollte es jemals zu Rechtsstreitigkeiten kommen, kann die zuverlässige Ablage beweisrelevanter Dokumente im DMS Ihnen entscheidende finanzielle Vorteile sichern. 

1. Dokumentenmanagement im Personalwesen

Im Personalwesen müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, so etwa bei Einstellung, Onboarding-Prozessen und Mitarbeiterverwaltung.

Ein DMS unterstützt Personalleiter in diesen wichtigen Bereichen durch eine automatische Erfassung von Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumenten in einem zentralen Archiv (Dokumente archivieren per Archivierungssoftware). Von hier aus können HR-Manager einfache Workflows erstellen und diese wichtigen Bereiche verwalten. Beispiele:

• Die Ermittlung eines passenden neuen Mitarbeiters gestaltet sich unkompliziert, da Bewerbungsunterlagen und E-Mails an einem zentralen Ort gespeichert und ganz einfach abgerufen werden können. Die Informationen fließen mühelos zwischen den Teammitgliedern.
• Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wird optimiert, da Manager digitale Workflows für alle neuen Mitarbeiter erstellen können. So ist es beispielsweise möglich, automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails zu versenden.

2. Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

Steigern Sie die Effizienz in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Finanzprüfung.

Kreditorenbuchhaltung

Setzen Sie neue Maßstäbe in der Kreditorenbuchhaltung durch:

• Schnelle und einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen
• Zuweisung von Dokumenten an vordefinierte Dateistrukturen für ein einfaches Abrufen
• Automatische Abgleichung von Rechnungen und Bestellungen
• Einzigartige Workflows für den Freigabeprozess
• Vermeidung menschlicher Fehler, Reduzierung des Bearbeitungsaufwands bei Rechnungen und Eliminierung manueller Dateneingabe

Debitorenbuchhaltung

Beschleunigen Sie die Erfassung von Rechnungen durch die Verknüpfung zugehöriger Dokumente mit der Auftragsabwicklung. So können Sie Rechnungen schneller erstellen und bearbeiten sowie Zahlungen zurückverfolgen und verwalten. Beispielsweise können Sie die Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren.

Finanzprüfung

Schließlich können Sie komplette und sichere Aufzeichnungen sämtlicher Geschäftstransaktionen speichern, um Finanzprüfungen zu erleichtern. Dazu gehören E-Mails, Verträge und andere vertrauliche Daten. Bei Bedarf können Sie sofort auf diese Informationen zugreifen.

3. Dokumentenmanagement in Marketing und Vertrieb

Laut einer Studie von CSO Insights „können 88 % der Vertriebsprofis wichtige Vertriebsmaterialien nicht auf ihren Smartphones abrufen.“ Das Ergebnis: Längere Vertriebszyklen und entgangene Geschäfte.

Mit einem DMS kann dieses Problem wie folgt gelöst werden:

• Erfassung von Leads mit Webformularen, die dann an das passende Vertriebsteam weitergeleitet werden können
• Eingehende und ausgehende Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren (Aufbewahrungsfristen)
• Speicherung wichtiger Marketing- und Vertriebsmaterialien in einem digital abrufbaren Archiv
• Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Informationen unter Teammitgliedern

Ihre Mitarbeiter erhalten somit mehr Entscheidungsbefugnisse, die Produktivität wird erhöht, Marketing und Vertrieb werden optimiert.  

4. Dokumentenmanagement in der Rechtsabteilung

Juristen arbeiten täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten: Gutachten, Verträge, interne Schriftsätze, Akten und Dossiers müssen nicht nur effizient organisiert und sicher aufbewahrt werden, sondern im Bedarfsfall auch leicht auffindbar sein. Zu der großen Menge an Dokumenten kommt in Rechtsabteilungen eine weitere Herausforderung in Bezug auf das Dokumentenmanagement: Ein Großteil der Dokumente enthält sensible und vertrauliche Informationen, die entsprechend geschützt werden müssen. 

Aus diesem Grund benötigen Rechtsabteilungen Zugang zu Systemen, die das rechtssichere und effiziente Dokumentenmanagement ermöglichen. Ein modernes Dokumentenmanagement bietet folgende Lösungen für typische Herausforderungen in Rechtsabteilungen: 

• Datenschutz und Compliance: Die Rechtsabteilung stellt sicher, dass Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben im gesamten Unternehmen eingehalten werden und übernimmt bei diesen Themen eine Vorreiterrolle. Beim Umgang mit sensiblen Dokumenten ist sie daher in hohem Maße selbst dazu verpflichtet, den komplexen Anforderungen an Datensicherheit und Compliance gerecht zu werden. 
  
  Ein DMS-System bietet eine verbesserte Kontrolle über sensible Dokumente und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften wie ISO, HIPAA und DSGVO. Auch die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung wichtiger Dokumente wird vereinfacht. 
• Effiziente Dokumentenverwaltung: Auch in Zeiten der Digitalisierung sehen sich viele Rechtsabteilungen noch mit einer unorganisierten Dokumentenablage, Papierchaos und fehlendem Zugriff auf wichtige Dokumente konfrontiert. Modernes Dokumentenmanagement ermöglicht den standortunabhängigen Zugriff auf Akten und vereinfacht das digitale Speichern, Organisieren und Unterschreiben von Verträgen oder anderen Dokumenten. Genehmigungsprozesse werden beschleunigt und fehleranfällige, papierbasierte und ineffiziente Prozesse werden optimiert.
• Zugriffssicherheit: Juristen verwalten eine Vielzahl von Dokumenten, die besonders schützenswerte Informationen enthalten. Dazu gehören beispielsweise Verträge, Fallakten, Rechtsgutachten und personenbezogene Daten. DMS-Systeme ermöglichen die rollenbasierte Vergabe von Zugriffsrechten auf diese Dokumente. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Das Risiko von Datenlecks und unberechtigter Offenlegung kann so erheblich minimiert werden. 
• Integration von vorhandenen Systemen: In Rechtsabteilungen kommen häufig verschiedene Systeme und Softwarelösungen zum Einsatz, wie beispielsweise Fallmanagement-Systeme, elektronische Rechtsdatenbanken oder Kanzleimanagement-Systeme. Ein modernes Dokumentenmanagement kann dabei helfen, Medienbrüche zu vermeiden, indem es die Integration bestehender Systeme ermöglicht. 

5. Dokumentenmanagement im Einkauf

Der Einkauf spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen und leistet einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Effiziente Prozesse im Einkauf tragen dazu bei, die Kosten zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Eine reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten und eine erfolgreiche Bestellabwicklung erfordern dabei effiziente Prozesse und die gute Organisation erforderlicher Dokumente. 

Durch die Optimierung des Dokumentenmanagements im Einkauf können Unternehmen Kosten senken, die Produktivität steigern und insgesamt ihre Prozesse verbessern. 

• Lieferantenverwaltung: Dokumentenmanagement vereinfacht die zentrale Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angeboten und die Kommunikation mit verschiedenen Lieferanten. Alle relevanten Dokumente werden sicher abgelegt und können über Suchbegriffe oder lieferantenbezogene Metadaten schnell gefunden werden. So wird die Zusammenarbeit vereinfacht und Transparenz in der Lieferantenbeziehung geschaffen.
• Bestellprozesse: Mit einem modernen DMS lassen sich Beschaffungsprozesse automatisieren und optimieren. Bestellformulare, Angebote und Bestellbestätigungen werden digital in einer zentralen Dokumentenablage gespeichert. Dies vereinfacht nicht nur die Lieferverfolgung und den Zugriff auf wichtige Bestelldokumente, sondern minimiert gleichzeitig Fehler und Inkonsistenzen. Darüber hinaus können Vertragsbedingungen und Verpflichtungen durch die Verknüpfung von Verträgen mit anderen relevanten Dokumenten besser überwacht und eingehalten werden.
• Rechnungsverarbeitung: Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die automatische Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Rechnungen. Mithilfe des Dokumentenmanagements können Rechnungen außerdem automatisiert zur Genehmigung weitergeleitet werden. Dadurch können manuelle Prozesse im Einkauf reduziert und der Rechnungsworkflow beschleunigt werden. 

Wie finden Sie nun heraus, ob ein digitales Dokumentenmanagement-System die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren und Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern kann? Wir haben einen Selbsttest entwickelt, der Ihnen dabei hilft, Ihre aktuellen Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement zu analysieren und herauszufinden, ob Sie von einem digitalen Dokumentenmanagement-System profitieren können.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die nachfolgenden Fragen ehrlich mit “Ja” oder “Nein” zu beantworten: 

1. Kommt es in Ihrem Unternehmen häufig vor, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind und es schwierig ist, die aktuellste Version zu identifizieren?
2. Haben Sie außerhalb des Büros oder unterwegs nur eingeschränkten Zugriff auf Dokumente oder Informationen?
3. Verbringen Sie und Ihr Team unnötig viel Zeit mit der manuellen Suche nach bestimmten Dokumenten oder Informationen?
4. Finden Sie es herausfordernd, den Zugriff auf Dokumente oder Dateien zu kontrollieren und zu verwalten?
5. Arbeiten Sie regelmäßig mit vertraulichen oder sensiblen Informationen, die sicher aufbewahrt und ausgetauscht werden müssen?
6. Sorgen Sie sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO oder branchenspezifischer Richtlinien, wenn Sie Dokumente bearbeiten oder weitergeben?
7. Müssen Sie Dokumente mit externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern austauschen und eine effiziente Zusammenarbeit sicherstellen?
8. Haben Sie Schwierigkeiten, den Überblick über Genehmigungsprozesse für Dokumente zu behalten und kommt es vor, dass sich dadurch wichtige Entscheidungen oder Projekte verzögern?
9. Hätten Sie in einer Notsituation wie einem Datenverlust oder einer Naturkatastrophe Schwierigkeiten damit, Ihre Dokumente schnell wiederherzustellen und geschäftskritische Informationen zu schützen?
10. Möchten Sie die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern und den Informationsfluss verbessern?
11. Sind Sie frustriert über die Unordnung und den Mangel an Struktur in Bezug auf die Verwaltung Ihrer Dokumente?
12. Gibt es eine Notwendigkeit zur Zusammenarbeit bei verteilten Teams oder Remote Work?
13. Haben Sie hohe Druckkosten aufgrund des Bedarfs an physischen Dokumenten?
14. Müssen Sie regelmäßig Skontofristen bei Zahlungen einhalten und benötigen Sie schnellen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente?

Erkennen Sie sich und Ihr Unternehmen bei einigen der genannten Herausforderungen wieder? Wenn Sie einige oder sogar einen Großteil der Fragen mit "Ja" beantwortet haben, dann könnte ein digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein. Es kann Ihnen helfen, die genannten Herausforderungen zu bewältigen, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern, Druckkosten zu senken und Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. In diesem Fall sollten Sie die Einführung eines DMS-Systems in Erwägung ziehen, um die Vorteile eines effizienten, organisierten und sicheren Dokumentenmanagements voll auszuschöpfen.

Bevor Sie damit starten, empfehlen wir Ihnen, eine professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Nutzen Sie die Möglichkeit, eine kostenlose und unverbindliche Live-Demo zu vereinbaren und sich unser digitales Dokumentenmanagement von innen zeigen zu lassen. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihre Fragen zu stellen und das System genauer kennenzulernen.

Diese Checkliste zur Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Software Ihre individuellen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Datenschutz am besten erfüllt:

Nutzen Sie diese Checkliste für eine faire Bewertung verschiedener Dokumentenmanagement-Angebote – zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Die Liste hilft Ihnen, die beste Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Digitales Dokumentenmanagement ist die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Darauf hat sich DocuWare schon seit der Gründung im Jahr 1988 spezialisiert und hilft den Unternehmen seither dabei, Papierdokumente überflüssig zu machen. Der Grund ist einfach: Die klassische Schriftgutverwaltung ist nicht nur kostspielig und schadensanfällig, sondern auch ineffizient. Das können alle bestätigen, die schon mehrere Aktenschränke durchsuchen mussten, um ein bestimmtes Dokument zu finden.

Dazu kommt: Ohne digitalisierte Geschäftsprozesse geht in Zukunft kaum noch etwas. Deshalb führt kein Weg am elektronischen Dokumentenmanagement vorbei. Digitale Prozesse sind einfach schneller und bequemer, sparen Kosten und vermeiden Fehler, denn das digitale Dokumentenmanagement ermöglicht den direkten Zugriff auf alle Dokumente direkt von PC, Smartphone oder Tablet aus. Wichtige Informationen sind immer sofort zur Hand, sobald sie gebraucht werden. Die Suche in Aktenschränken entfällt – ein Mausklick genügt, dann startet die Suchfunktion und liefert sofort Ergebnisse. Das Auffinden von Dokumenten war noch nie so einfach.

Indizierung auf Dokumentenebene

Anstatt Registerkarten innerhalb der Aktenordner zu verwenden, um Dokumente schneller zu finden, verwendet DocuWare beim digitalen Dokumentenmanagement die Indizierung auf Dokumentenebene. Sie ermöglicht es, mehrere Dokumente mit demselben Suchbegriff zu verknüpfen. Wer nach einem Vertrag sucht, der sich auf ein großes Projekt bezieht, kann so nur diejenigen Dokumente durchsuchen, die mit dem Projektnamen indiziert sind.

Wer kein Organisationstalent ist, wird die Einfachheit von digitalen Ordnervorlagen zu schätzen wissen. Ein Aktenschrank kann da einfach nicht mithalten. Das Beste daran ist, dass das Umbenennen von Ordnern mit DocuWare schnell und einfach geht – weder Radiergummi noch Tippex sind erforderlich.

Mehr Sicherheit

Dokumente in DocuWare abzulegen, ist genauso einfach wie Dokumente zu finden. In einem elektronischen Ordner lassen sich auch Hunderte von Akten aufbewahren, in denen Dokumente gesammelt werden. Treffen doch noch Papierdokumente im Unternehmen ein, können diese eingescannt und dann ebenfalls in DocuWare aufgenommen werden. Selbst sehr viele Dokumente lassen sich mit dem entsprechenden Scanner-Equipment schnell digitalisieren.

Technisch betrachtet lassen sich Aktenschränke zwar abschließen, doch das sorgt nur begrenzt für Sicherheit. Ein modernes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare verwendet Datenverschlüsselung, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Tatsächlich ist es viel einfacher, das Schloss eines Aktenschranks zu knacken, als die in DocuWare gespeicherten Daten zu hacken.

Das gilt auch dann, wenn die Daten in der Cloud verwaltet werden, was ohne Probleme möglich ist. Denn DocuWare ist als erste echte SaaS-Lösung technisch immer auf dem neuesten Stand und basiert sowohl in der Cloud als auch On-Premises auf demselben Code. Das macht den Umstieg auf Cloud Computing sehr einfach, so dass die digitale Transformation des Unternehmens in dem jeweils individuell angemessenen Tempo erfolgen kann.

Eine der Herausforderungen beim Dokumentenmanagement ist die schnelle und zuverlässige Weiterleitung aller Dokumente. Erfolgt sie noch auf Papier, führt das schnell zu Terminüberschreitungen, Fehlkommunikation, verlorenen Dokumenten und Skonti-Verlusten. DocuWare schafft hier Abhilfe durch automatisierte Workflows, die den schnellen Ablauf aller Prozesse sicherstellen und die Dokumente gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff schützen. Auch Dokumente, die in einem ERP-System oder Microsoft Office-Anwendungen erstellt werden, lassen sich nahtlos in das Dokumentenmanagement integrieren. Dank E-Signatur-Integration gibt es keinen Grund mehr, im Büro noch Papier zu verwenden.

Was ist Dokumentenmanagement?

Unter Dokumentenmanagement, abgekürzt auch als DMS bezeichnet, versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, die zunächst meist nur als papierbasierte Schriftstücke vorlagen und die mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitalisiert wurden.

Wer braucht ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht die zentale Verwaltung aller papierbasierter und elektronischer Unternehmens-Dokumente über ein einheitliches digitales System. Die Verwendung eines DMS empfiehlt sich für alle Unternehmen mit einem mittleren bis hohen täglichen Aufkommen an Dokumenten sowie für Betriebe, die einen hohen Wert auf den Schutz ihrer Dokumentendaten legen.

Warum ein DMS-System?

Die Handhabung unterschiedlichster Dokumente ist mit sehr viel Arbeits- und Zeitaufwand verbunden, vor allem wenn diese von mehreren Personen an unterschiedlichen Orten und mit divergenten Programmen bearbeitet werden. Selbst digitale Dokumente werden oft noch ausgedruckt, weitergeleitet, geprüft und schließlich abgelegt. Um all diese Abläufe effizienter und kostensparender zu gestalten, ist ein Dokumentenmanagement-System die ideale Lösung.

Welche Prozesse umfasst das Dokumentenmanagement?

Die Nutzung einer Dokumentenmanagement-Software spart Zeit und Geld. Denn mit einem guten DMS lassen sich alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse abbilden, von der Freigabe von Eingangsrechnungen über das Bearbeiten von Kundenanfragen bis hin zu den Workflows im Qualitätsmanagement und dem finalen Abspeichern der Dokumente.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System bildet den gesamten Lebenszyklus eines betrieblichen Dokuments ab. Am Beginn steht das automatisierte Erfassen bzw. Scannen von Dokumenten mittels einer DMS-Software. Anschließend werden die elektronisch archivierten Informationen und Metadaten strukturiert, verteilt und bearbeitet. Am Ende des Zyklus steht das rechts- und revisionssichere Archivieren der Dokumente beziehungsweise gegebenenfalls deren manuelle oder terminiert automatisierte Löschung.

Welches Dokumentenmanagement-System?

Bei der Wahl der DMS-Software ist darauf zu achten, dass das System auf die Anforderungen des Unternehmens individuell zugeschnitten werden kann oder die Nutzung vorkonfigurierter Systeme denkbar ist. Vorab empfiehlt sich das Einholen von Informationen über die vollständige Cloud-Integration durch den jeweiligen Anbieter, die globale Verfügbarkeit der Infrastruktur, die Simplizität der Anwendung sowie die Wahrung von Sicherheitsansprüchen und Datenschutzanforderungen. Von Relevanz ist auch, inwieweit sich das DMS mit bereits vorhandenen Anwendungen kombinieren lässt.

Welche Funktionen bietet ein DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) bietet eine Reihe von Funktionen, um die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem die Speicherung, Verteilung, Versionierung, Archivierung, Suche, Organisation und Sicherung von Dokumenten. Ein DMS hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Dokumente zu behalten, indem es eine zentrale und sichere Umgebung zur Verfügung stellt, in der Dokumente gespeichert und verarbeitet werden können. Zusätzlich können über das DMS Vorschriften und Richtlinien für die Dokumentenbearbeitung und -verteilung festgelegt werden. Darüber hinaus bietet ein DMS Kollaborationstools, die verschiedenen Benutzern die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.

Welche Kosten sind mit der Einführung eines DMS verbunden?

Die Frage nach den Kosten, die mit der Einführung eines DMS verbunden sind, hängt natürlich von den jeweiligen Anforderungen und unternehmensinternen Gegebenheiten ab. Die Frage, ob sich ein DMS überhaupt rechnet, stellt sich aber eigentlich nicht. Denn das Kostenrisiko und die Umsatzeinbußen, die mit dem Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems verbunden sein können, sind in der Regel um ein Vielfaches höher als die Ausgaben für ein DMS. Die Einführung eines entsprechenden Systems ist ohnehin unumgänglich, wenn behördliche Vorgaben und gesetzlich vorgeschriebene Datenformate erfüllt bzw. eingehalten werden sollen und man alle Vorteile der digitalen Automatisierungsoptionen nutzen möchte.

Ab wann lohnt sich Dokumentenmanagement für mein Unternehmen?

Die zahlreichen Vorteile der Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems sind unbestritten. Doch muss die Investition natürlich auch begründbar sein. Rücken die konkreten Zahlen, die den wirtschaftlichen Vorteil für ein Unternehmen sichtbar machen, sowie die Einsparung an Zeit dank automatisierter Prozesse jedoch in den Fokus, werden auch kleine und mittelständische Betriebe durch die Gegenüberstellung des eruierten Einsparpotenzials mit den Implementierungskosten sehr schnell erkennen, dass sich auch für sie die Einführung eines DMS in jedem Fall auszahlen wird.

Welche Dokumentenarten kann man mit einem DMS archivieren?

Für die Archivierung in einem DMS eignen sich grundsätzlich alle unternehmensrelevanten Dokumente und Daten. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese vorliegen. Alle elektronisch verfügbaren Dokumente wie E-Mails, digitale Formulare, PDF-Dateien oder Informationen aus ERP-Systemen können einfach und direkt im Dokumentenmanagement-System abgelegt werden. Papierdokumente wie z.B. physisch eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder andere Dokumente werden einfach eingescannt, verschlagwortet und schließlich ergänzend zu allen digitalen Dateien im DMS elektronisch archiviert.

Ist ein Dokumentenmanagement-System revisionssicher?

Revisionssicherheit bedeutet im Hinblick auf gesetzlich geregelte Compliance-Richtlinien, dass Daten sicher vor Manipulationen sein müssen. Dokumente müssen demnach lückenlos, unveränderbar, unverlierbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, diese Vorgaben zu erfüllen, den Zugriff auf Daten zu kontrollieren und auf verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente zurückgreifen zu können. Das DMS von DocuWare ist diesbezüglich zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Anforderungen einer revisionssicheren Langzeitarchivierung gemäß GoBD und HGB/AO. Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung leisten dürfen. Klären Sie rechtliche Aspekte daher bitte immer mit Ihrem Fachberater für steuerliche bzw. juristische Angelegenheiten ab.

Welche Vorteile bietet ein DMS im Vergleich zu einem Papier-basierten System?

Die Anwender eines Dokumentenmanagement-Systems profitieren von einer Reihe von Vorteilen gegenüber Anwendungen mit papierbasierten Strukturen. Dazu gehören eine spürbare Beschleunigung der Arbeitsprozesse sowie ein schnellerer Zugriff auf Informationen für alle Beteiligten. Arbeitsabläufe werden transparenter, was wiederum die Controlling-Möglichkeiten verbessert. Durch die einheitliche zentrale Plattform eines DMS werden Medienbrüche vermieden und Fehler minimiert. Neben einem signifikanten Beitrag zum Umweltschutz durch die Reduzierung von Papier und anderen Verbrauchsmaterialien werden Ausgaben z.B. durch die Einsparung von Archivflächen sowie die Reduzierung von Druck- und Versandkosten gesenkt.

Wie lässt sich ein DMS mit anderen Unternehmenssystemen integrieren?

Ein gutes DMS lässt sich nahtlos in die meisten bestehenden Unternehmenssysteme integrieren. DocuWare bietet beispielsweise rund 500 Integrationsoptionen zu verschiedenen CRM-, ERP- und HR-Systemen. Interoperabilität besteht auch mit verschiedenen E-Mail-Programmen, Teamportalen und individuell entwickelten Fachanwendungen. Um papierbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen endgültig abzulösen, lässt sich das Dokumentenmanagement-System von DocuWare auch in Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren. Zu den kompatiblen Software-Programmen zählen unter anderem SAP, Outlook, SharePoint, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage und QuickBooks.

Wie werden Dokumente in einem DMS gespeichert und organisiert?

Daten und Dokumente werden von einem DMS revisionssicher in einer zentralen Datenbank gespeichert und mit vordefinierten Metadaten versehen. Dies können beispielsweise Kurzbeschreibungen, Eingangs- und Ablagedatum, Nummerierungen oder Kategorisierungen sein. So können Sie sich z.B. über eine Auftragsnummer alle digital abgelegten Dokumente anzeigen lassen, die zu einem bestimmten Auftrag gehören. So haben Sie immer alle Daten schnell und übersichtlich im Blick. Auch die weitere Organisation der Dokumente wird durch ein DMS erheblich erleichtert. So lässt sich beispielsweise das fristgerechte Löschen von Daten ebenso automatisieren wie die Weiterleitung digitaler Dokumente an andere Abteilungen oder die Konvertierung von Dokumenten.

Können in einem DMS automatische Löschfristen hinterlegt werden?

Die Aufbewahrungspflicht von geschäftsrelevanten Unterlagen ist gesetzlich geregelt. Die vom Gesetzgeber festgelegten Löschfristen müssen genau eingehalten werden. Ein DMS hilft dabei, Daten nicht vorzeitig zu löschen, aber auch löschbare Dokumente nicht länger als unbedingt notwendig aufzubewahren. Anhand des Erstellungsdatums oder des Dokumenttyps ermittelt das System automatisch das individuelle Verfallsdatum des Dokuments für eine selbständige Löschung. Optional kann auch eingestellt werden, dass das DMS den Benutzer rechtzeitig über die bevorstehende Löschung informiert, sofern der Benutzer die Löschung manuell vornehmen möchte.