Ihre Dokumente sind in einem DocuWare-Archiv sicher gespeichert und dynamisch zugleich. Das ist kein Widerspruch: Dokumente durchlaufen Workflows, lassen sich in ein anderes Archiv übertragen oder außerhalb von DocuWare weitergeben. Mit diesen Funktionen bringen Sie Ihre Dokumente in Position.
DocuWare bietet zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente an Mitarbeiter weiterzugeben oder zu kopieren. Hier eine Übersicht:
- Workflow. Zu bearbeitende Dokumente werden automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter innerhalb von DocuWare weitergeleitet.
- Dokument-Pakete. Mit DocuWare Request geben Sie archivierte Dokumente an Mitarbeiter oder Partner außerhalb von DocuWare weiter. Ein Browser, um die Dokumente auch ohne DocuWare durchsuchen und anzeigen zu können, wird mitgeliefert.
Mit den Modulen Transfer und Synchronisation kopieren oder verschieben Sie Dokumente von einem in ein anderes Archiv:
- Datenabgleich. Eine Synchronisation hält Archive auf dem gleichen Stand. So wird der Datenbestand von mehreren Filialen jede Nacht Woche mit der Hauptstelle abgeglichen, wobei jeweils die neuesten Dokumente übertragen werden. Damit liegen allen Filialen die aktualisierten Formulare und Vordrucke aus der Hauptstelle vor. Umgekehrt werden neue Kunden, die in den Filialen erfasst worden sind, dem zentralen Dokumentenpool hinzugefügt.
- Massentransfer. Während die Synchronisation regelmäßig ausgeführt wird, überträgt das Modul Transfer Dokumente einmalig in ein anderes Archiv, zum Beispiel, wenn die Dokumente aus einem On-Premises-System in ein Cloud-Archiv verschoben werden sollen. Im Gegensatz zur Synchronisation kann ein Transfer auch die Versionen von einem Dokument übertragen - vorausgesetzt, Versionsmanagement ist für Quell- und Zielarchiv aktiviert. Zudem ermöglicht die Filterabfrage die präzise Auswahl von bestimmten Dokumenten für den Transfer.
Um Dokumente innerhalb eines Archivs von einer auf eine andere Platte zu migrieren, verwenden Administratoren das Document Tool – zum Beispiel, wenn Dokumente auf eine Read-Only-Platte verschoben werden sollen.
Die Module Synchronisation, Transfer und Request finden Sie in der DocuWare Konfiguration.
Den Workflow Designer installieren Sie über die DocuWare Desktop Apps und rufen ihn dann aus Ihrem Windows-Programmordner auf.