Mit DocuWare Version 7.13 können Formulare jetzt vorausgefüllt werden, manuell oder automatisch innerhalb von Workflows. Das spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Inhalt:
- Formulare vorausfüllen: Vorteile für User
- Für Admins: Werte als URL-Parameter übergeben
- Im Workflow: Vorausgefülltes Formular als Workflow-Aufgabe
- Option zum Vorausfüllen für Formulare aktivieren
- Hinweise zur Verfügbarkeit
Formulare vorausfüllen: Vorteile für User
Ist die neue Option für Formulare aktiviert, können Anwenderinnen und Anwender Formulare schrittweise ausfüllen, ihren Zwischenstand speichern und später fertigstellen – oder ganz einfach zur weiteren Bearbeitung an einen Mitarbeitenden übermitteln.
Im Webformular gibt es dafür neben „Absenden“ den neuen Button „Formularlink kopieren“. Speichern Sie sich den Link lokal, um später an dem Formular weiterzuarbeiten, oder senden Sie ihn an eine Kollegin oder einen Kollegen zur Komplettierung.
Für Admins: Werte als URL-Parameter übergeben
Als Administrator können Sie ein Formular auch vorab ausfüllen, indem sie den Link bearbeiten und Feld-IDs und Werte als URL-Parameter übergeben. Wenn Sie einen solchen erweiterten Link dann innerhalb Ihrer Organisation teilen, müssen die User nur noch die verbleibenden Felder ausfüllen und sind somit schneller am Ziel.
Im Knowledge Center erfahren Sie detailliert, wie Sie die URL bearbeiten, um ein Formular vorab auszufüllen.
Im Workflow: Vorausgefülltes Formular als Workflow-Aufgabe
Besteht innerhalb eines Workflows die Aufgabe, ein Formular auszufüllen, kann das Formular jetzt auch automatisch mit Daten befüllt werden, die bereits im Workflow gesammelt worden sind. Das spart Zeit und verhindert Inkonsistenzen.
Ein genaues Szenario inklusive Konfiguration erhalten Sie in dieser Schritt-für Schritt-Anleitung.
Option zum Vorausfüllen für Formulare aktivieren
Um die Funktion freizuschalten, öffnen Sie die Formularkonfiguration: Registerkarte „Übermittlung“ > Abschnitt „Formular vorausfüllen“.
Neuer Abschnitt in der Formularkonfiguration, um Formulare vorab auszufüllen.
Aktivieren Sie die Option „Das Formular kann vorab ausgefüllt werden“, um die Funktion für das Formular generell zu aktivieren. Damit auch User das Formular vorausfüllen können, aktivieren Sie zusätzlich die zweite Option „Schaltfläche ‚Formularlink kopieren‘ anzeigen“.
Hinweise zur Verfügbarkeit
- Die Option besteht seit DocuWare Version 7.13, sowohl bei DocuWare Cloud als auch für On-Premises Kunden. Letztere benötigen prinzipiell die Modullizenz DocuWare Forms, um DocuWare Formulare nutzen zu können.
- Das Vorausfüllen wird für die Feldtypen „Tabelle“, „Datei anhängen“ und „Unterschrift“ nicht unterstützt.
- Um sicherzustellen, dass vordefinierte Werte auch in der URL unsichtbar und nicht bearbeitbar sind, konfigurieren Sie die entsprechenden Felder als schreibgeschützt.
Lesen Sie weitere Artikel aus der Rubrik Formularmanagement.
