In Ihrem Mailpostfach erhalten Sie neben E-Rechnungen noch PDF-Rechnungen? Solche unterschiedlichen Anhänge verarbeitet DocuWare mühelos. Kombinieren Sie einfach die Verarbeitung von E-Rechnungen mit DocuWare IDP. Alle Dokumente werden so in einem Rutsch indexiert und die Daten stehen direkt für Workflows oder externe Tools zur Verfügung.
Inhalt:
- Automatische Identifikation von E-Rechnungen
- Mit DocuWare IDP für PDF-Rechnungen gerüstet
- E-Mails: Konfigurationen kombinieren
Für die Verarbeitung der verschiedenen Arten von Rechnungen, die Sie per E-Mail empfangen, lassen sich mehrere Konfigurationen verbinden. Damit verarbeiten Sie alle Formate in einem Zug: E-Rechnungen anhand der XML-Daten und PDF-Rechnungen mit DocuWare IDP.
Automatische Identifikation von E-Rechnungen
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erhält E-Rechnungen aus Deutschland, Spanien, Italien und Polen. Es muss also mit den Formaten XRechnung, FacturaE, FatturaPA und KSeF umgehen können. Da die ersten beiden E-Rechnungsformate UBL-basiert sind, erstellen Sie für diese eine einzige Konfiguration für Dokumentverarbeitung. Für jedes der beiden anderen Formate, Italienisch und Polnisch, erstellen Sie je eine spezifische Konfiguration.
Auf Grundlage der Konfigurationen werden alle eingehenden E-Rechnungen automatisch verarbeitet. DocuWare identifiziert automatisch sowohl alle E-Rechnungsformate, die auf UBL/CII beruhen, als auch alle weiteren gängigen XML-E-Rechnungsformate. Wie Sie dies einfach einrichten, erfahren Sie im DocuWare Knowledge Center.
Mit DocuWare IDP für PDF-Rechnungen gerüstet
Auch PDF-Rechnungen, die Sie per E-Mail empfangen, enthalten oftmals hochkomplexe Daten. Wenn Sie diese mit DocuWare Document Processing (IDP) auslesen lassen, bringt Ihnen das entscheidende Vorteile. So können Sie zusätzlich etwa Daten aus Scan-Dokumenten wie Lieferscheinen extrahieren, die teils zerknittert bei Ihnen ankommen und besonderer Auslesefähigkeiten bedürfen.
E-Mails: Kombination von Konfigurationen
Damit für E-Rechnungen und PDF-Dokumente automatisch jeweils die richtige Konfiguration verwendet wird, stellen Sie dies in der DocuWare Konfiguration unter E-Mails allgemein ein.
Öffnen Sie eine Konfiguration und wählen Sie Importoptionen. Aktivieren Sie Automatische Dokumentverarbeitung (nur für Indexierung) und wählen Sie Automatische Auswahl (Kombination aller Konfigurationen).
Die kombinierte automatische Identifikation von E-Rechnungen (Standard UBL/CII) und PDF-Rechnungen können Sie mit DocuWare ab Version 7.12 nutzen. Wenn Sie zusätzlich E-Rechnungsformate nutzen, die nicht auf UBL/CII beruhen, etwa das polnische KSeF oder FatturaPA aus Italien, benötigen Sie DocuWare Version 7.13. Falls Sie mit einem lokalen DocuWare System arbeiten, ist zusätzlich die Lizenz Connect to Mail erforderlich.
Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Funktionen von DocuWare IDP.