Digitale Personalakte: Was sich gesetzlich ändert – und warum HR jetzt handeln sollte

Die digitale Personalakte ist längst kein „Nice-to-have“ mehr – sondern der Standard für moderne HR-Prozesse. Neue Gesetze sowie steigender Druck bei Compliance und Effizienz machen die Digitalisierung unverzichtbar.

• Warum die digitale Personalakte auf die Agenda gehört
• Die Treiber für die Digitalisierung in HR
• Welche Änderungen Ihre HR jetzt schon betreffen und welche 2027 kommen
• Wie DocuWare Sie bei der rechtskonformen Umsetzung unterstützt
• Jetzt handeln, um 2027 vorbereitet zu sein 

Warum die digitale Personalakte auf die Agenda gehört

Die Anforderungen an HR-Abteilungen steigen kontinuierlich. Neben dem Tagesgeschäft müssen Personalverantwortliche heute komplexe gesetzliche Vorgaben erfüllen, strategische Initiativen vorantreiben und gleichzeitig eine moderne Employee Experience sicherstellen. Die digitale Personalakte ist dabei ein zentraler Hebel – und wird durch neue gesetzliche Vorgaben noch relevanter. 

Die Treiber für die Digitalisierung in HR

• Gesetzliche Änderungen: Ab 2027 wird die digitale Führung bestimmter Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen verpflichtend. 
• Effizienz & Compliance: Papierbasierte Prozesse sind fehleranfällig und schwer zu kontrollieren. Digitale Akten ermöglichen klare Zugriffsrechte, automatische Dokumentation und revisionssichere Archivierung.
• Prozesssicherheit: Digitale Workflows reduzieren manuelle Schritte und minimieren Risiken bei Fristen und Nachweispflichten.
• Employee Experience: Bewerber erwarten schnelle Reaktionen, Mitarbeitende brauchen Transparenz und Führungskräfte verlässliche Daten – all das ist effizient umsetzbar mit digitalen HR-Workflows.

Welche Änderungen Ihre HR jetzt schon betreffen und welche 2027 kommen

Auch wenn es in Deutschland keine explizite Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, müssen Arbeitgeber bestimmte Dokumente zum Arbeitsverhältnis vorhalten und Beschäftigten bereitstellen. Die digitale Personalakte erleichtert genau das – und wird durch neue gesetzliche Regelungen faktisch unverzichtbar. Ein Überblick:

Details, die Sie kennen sollten:

• Ab 2025
  - Arbeitsverträge (unbefristet), Zeugnisse und Elternzeitanträge dürfen digital erstellt und übermittelt werden
  - Empfangsbestätigung bei elektronischer Übermittlung ist Pflicht
  - Ausnahmen gelten für Branchen mit hohem Schwarzarbeitsrisiko (z. B. Bau, Gastronomie)
• Ab 2027
  - Entgeltunterlagen müssen digital geführt werden 
  - Dazu gehören u. a. Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen, Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Bescheide zur Versicherungspflicht und Nachweise zur Elterneigenschaft

Wie DocuWare Sie bei der rechtskonformen Umsetzung unterstützt

Rechtssicherheit ohne Mehraufwand

DocuWare integriert Compliance direkt in Ihre HR-Prozesse. Zugriffskontrollen und individuelle Berechtigungen schützen vertrauliche Informationen. Ein transparenter Dokumentlebenszyklus mit vollständiger Workflow- und Dokumentenhistorie sorgt für jederzeit nachvollziehbare Abläufe. Aufbewahrungspflichten und Löschfristen lassen sich automatisiert umsetzen, sodass die Archivierung revisionssicher erfolgt. Empfangsbestätigungen dokumentieren zuverlässig, dass Mitarbeitende wichtige Unterlagen erhalten haben.

Integration in bestehende Systeme

DocuWare lässt sich nahtlos in HR-Software, Payroll-Systeme, E-Mail-Programme oder auch Collaboration-Tools integrieren, um Dokumente zentral zu speichern und sicher aufzurufen. So bleiben Daten konsistent und Prozesse durchgängig digital.

KI für intelligente Dokumentenverarbeitung

Mit KI-basierter Dokumentenverarbeitung werden HR-Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und korrekt abgelegt. Das spart Zeit bei der Ablage und erleichtert die Suche – selbst bei großen Datenmengen.

Effizienz für tägliche HR-Abläufe

DocuWare beschleunigt zentrale HR-Prozesse wie Bewerbungsmanagement, Vertragsverwaltung, Onboarding und Offboarding. Fristenüberwachung und Benachrichtigungen lassen sich automatisieren. Gehaltsabrechnungen können digital verteilt und fehlende Unterlagen durch Erinnerungen nachgefordert werden.

Self-Service für Mitarbeitende

Mitarbeitende profitieren von Transparenz und sicherem Zugriff auf ihre digitale Personalakte. Sie können Gehaltsabrechnungen abrufen, Anträge unkompliziert einreichen und fehlende Dokumente selbst hochladen – jederzeit und ortsunabhängig.

Jetzt handeln, um 2027 vorbereitet zu sein

Falls Ihre Personalakten noch nicht digitalisiert sind, sollten Sie so bald wie möglich die Weichen dafür stellen. Die gesetzlichen Änderungen ab 2027 sind ein klarer Anlass, HR-Prozesse neu auszurichten und durchgängig zu digitalisieren.

Ihr strategischer 3-Schritte-Fahrplan:

1. Prioritäten definieren: Identifizieren Sie die Dokumente und Prozesse, die von den neuen Anforderungen betroffen sind, und legen Sie fest, welche HR-Workflows zuerst digitalisiert werden sollen.
2. Digitale Ablage und Workflows planen: Definieren Sie, wie diese Dokumente künftig strukturiert abgelegt werden sollen, wer Zugriff hat, und welche Fristen gelten. Erstellen Sie eine Roadmap für Kernprozesse wie Onboarding, Vertragsmanagement und Anträge.
3. Systeme verbinden und Automatisierung umsetzen: Integrieren Sie DocuWare mit Ihrer Lohnbuchhaltung sowie weiteren zentralen HR-Anwendungen. Automatisieren Sie die Archivierung, Löschfristen und Benachrichtigungen, damit gesetzliche Vorgaben ohne manuellen Aufwand erfüllt werden.

Ihr DocuWare Kontakt unterstützt Sie bei jedem Schritt – von der Analyse bis zur Umsetzung.