Nutzen Sie die Vorteile der künstlichen Intelligenz, um Dokumente und Daten in Sekunden statt Stunden zu verarbeiten. Mit Intelligent Document Processing bietet DocuWare zusätzliches Effizienzpotential für vielerlei Branchen, Ihre ist bestimmt auch dabei.
Inhalt:
- Dokumentenmanagement neu gestalten mit IDP
- Branchenbezogene IDP-Anwendungsfälle
- Automobilhandel: Verkaufsakte schneller bearbeiten
- Bauwesen: Verarbeitung von Wiegescheinen
- Produktion: Verarbeitung von Produktionsprotokollen
- Logistik: Dokumentenverarbeitung effizient gestalten
- Gesundheitswesen: Patientenerfahrung durch schnelle Dokumentenprozesse verbessern
- Finanzdienstleistungen: Verwaltung von Rentendokumenten
- Bankwesen: Compliance bei der Kundenaufnahme sichern
- Immobilienbranche: Verarbeitung von Finanzdokumenten
- Lebensmittelproduktion: Rückverfolgbarkeit durch digitales Dokumentenmanagement gewährleisten
- Versicherungswesen: Schadensfälle schneller abwickeln
Dokumentenmanagement neu gestalten mit IDP
Wie wir kürzlich in unserem Artikel über IDP-Anwendungsfälle in Abteilungen gezeigt haben, sorgt DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) dafür, dass Arbeitsabläufe reibungsloser laufen und manuelle Aufgaben im Alltag wegfallen. Doch nicht nur innerhalb von Abteilungen stehen Unternehmen vor spezifischen Dokumenten-Herausforderungen: Von handschriftlichen Wiegescheinen im Bauwesen bis hin zu Verkaufsakten im Automobilhandel liefert IDP maßgeschneiderte Lösungen, die weit über einfache Automatisierung hinausgehen. Ob schnellere Schadensbearbeitung in der Versicherungsbranche oder lückenlose Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelproduktion, IDP passt sich den individuellen Dokumententypen und Compliance-Anforderungen jeder Branche an.
Der Game-Changer: So wirkt Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligent Document Processing (IDP) ergänzt DocuWare optimal und geht weit über die reine Dokumentenarchivierung und -steuerung hinaus. Dank modernster KI-Funktionen wie Dokumentenaufteilung, Klassifizierung, Datenextraktion und Erkennung von Handschrift werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert, während die Datenqualität zuverlässig sichergestellt wird.
Für Branchen, in denen präzise und schnelle Dokumentation entscheidend ist, bietet IDP folgende Vorteile:
• Mehr Skalierbarkeit: Wachsende Dokumentenmengen lassen sich mühelos bewältigen.• Echtzeit-Transparenz: Abläufe werden effizienter und Entscheidungen schneller getroffen.
• Bessere Zusammenarbeit: Teams können auf zentralisierte, leicht zugängliche digitale Dokumente zugreifen.
Mit IDP können Unternehmen branchenspezifische Dokumentenherausforderungen meistern, ihre Prozesse optimieren und ihren Service verbessern. So wird Dokumentenmanagement zu einem strategischen Erfolgsfaktor, der Effizienz und Genauigkeit in der gesamten Organisation erhöht.
Branchenbezogene IDP-Anwendungsfälle
IDP im Automobilhandel: Verkaufsakte schneller bearbeiten
In Autohäusern enthalten Verkaufsakte zahlreiche Dokumente wie Kaufverträge, Kreditanträge, Servicebelege oder Garantien. Bisher mussten Mitarbeiter jedes Dokument manuell prüfen. Ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess. Mit Intelligent Document Processing (IDP) wird das Dokumentenmanagement deutlich effizienter. Das System erkennt und sortiert die Dokumente automatisch, extrahiert die relevanten Informationen und überträgt sie direkt ins System des Autohauses.
Jede eingescannte Verkaufsakte wird automatisch klassifiziert, die wichtigsten Daten werden anhand der Verkaufsunterlagen überprüft und anschließend direkt ins Dealer-Management-System übertragen.
Das Ergebnis: Schnellere Fahrzeugauslieferungen, sofortige Compliance-Bereitschaft und kein manuelles Sortieren mehr.
Bauwesen: Verarbeitung von Wiegescheinen
Die manuelle Erfassung von Materiallieferungen auf Baustellen mittels handgeschriebener Wiegescheinen führt oft zu Abrechnungsproblemen und Projektverzögerungen, wenn Informationen falsch gelesen oder Scheine verloren werden. Intelligent Document Processing (IDP) automatisiert diesen Prozess: Handschriftliche Aufzeichnungen werden zuverlässig in digitale Daten umgewandelt.
Vor Ort werden die Wiegescheine gescannt oder fotografiert, und IDP erfasst alle wichtigen Angaben wie Gewicht, Datum und Materialart. Die Informationen werden mit Zeitplänen und Bestellungen abgeglichen, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Die Daten werden anschließend in das Abrechnungssystem übernommen und als digitale Kopien für zukünftige Prüfungen archiviert.
Das Ergebnis: Schnellere Abrechnungen, weniger Streitigkeiten und kein zeitaufwändiges Suchen nach fehlenden Wiegescheinen mehr.
Produktion: Verarbeitung von Produktionsprotokollen
Produktionsprotokolle enthalten oft handschriftliche Notizen zu Chargennummern, Maschinenzeiten oder Qualitätskontrollen. Das manuelle Übertragen dieser Informationen verzögert den Zugriff auf Daten und birgt Fehlerpotenzial. IDP automatisiert diesen Prozess, indem die Protokolle direkt gescannt oder über digitale Formulare erfasst werden, statt die Daten manuell einzugeben.
Moderne Handschriftenerkennung extrahiert und konvertiert die Informationen in strukturierte digitale Daten um, die anschließend nahtlos in ERP (Enterprise Resource Planning)- oder MES-Systeme (Manufacturing Execution System) integriert werden. So sind Aktualisierungen präzise, zeitnah und steigern die Gesamteffizienz.
Das Ergebnis: Bessere Produktionsübersicht, weniger Übertragungsfehler und schnellere Entscheidungen.
Logistik: Dokumentenverarbeitung effizient gestalten
Speditionsunternehmen müssen Lieferscheine, Frachtbriefe und Zollanmeldungen schnell verarbeiten. Die Dateneingabe von Hand verzögert Updates für Kunden und Bestandsysteme. IDP identifiziert, extrahiert und integriert Daten aus Logistikdokumenten direkt in die relevanten Systeme. So werden Echtzeitinformationen für präzise Sendungsverfolgung und termingerechte Lieferungen zur Verfügung gestellt.
Gescannte Dokumente werden verarbeitet, relevante Daten extrahiert und an TMS (Transport Management Systeme)- oder ERP-Systeme übermittelt, während Kunden sofort benachrichtigt werden.
Das Ergebnis: Pünktliche Lieferungen, zuverlässige Sendungsverfolgung und zufriedene Kunden.
Gesundheitswesen: Patientenzufriedenheit durch schnelle Dokumentenprozesse verbessern
Im Gesundheitswesen umfasst die Patientenversorgung häufig die Bearbeitung einer Vielzahl schriftlicher und digitaler Unterlagen, wie Versicherungsformulare, Rezepte, Laborergebnisse und Überweisungen. Manuelle Dateneingabe verzögert Prozesse und kann die Patientensicherheit beeinträchtigen.
IDP automatisiert die Klassifizierung und Extraktion von Patientendaten, sodass Informationen schnell und korrekt in elektronische Patientenakten übertragen werden und die Versorgung besser koordiniert werden kann. Eingehende Dokumente werden effizient erfasst, kategorisiert und die Patientendaten präzise extrahiert und validiert. Fehlende Angaben werden sofort angezeigt, sodass alle Patientenakten vollständig und aktuell sind.
Das Ergebnis: Weniger Ablehnungen von Leistungsabrechnungen, schnellere Aufnahme neuer Patienten und bessere Koordination der Versorgung.
Finanzdienstleistungen: Verwaltung von Rentendokumenten
Verwalter von Pensionsfonds müssen große Mengen an Unterlagen wie Anträge, Änderungswünsche oder Nachweise effizient bearbeiten. Eine Aufgabe, die Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erfordert. IDP spielt eine entscheidende Rolle bei der Transformation dieses Prozesses.
Mit fortschrittlicher Datenerkennung automatisiert IDP die Kategorisierung gescannter Dokumente, extrahiert und stellt sicher, dass jedes Dokumente seiner entsprechenden Kategorie zugeordnet wird. Es extrahiert zuverlässig die wichtigsten Informationen und integriert sie nahtlos in die Pensionsverwaltungssysteme. So werden klassifizierte Dokumente systematisch abgelegt und korrekt den jeweiligen Mitgliedsprofilen zugeordnet.
Das Ergebnis: Schnellere Bearbeitung von Mitgliedsanfragen, weniger manuelle Sortierung und problemlose Compliance-Prüfungen.
Bankwesen: Compliance bei der Kundenaufnahme sichern
Beim Kunden-Onboarding müssen Identitätsdokumente, Adressnachweise und Einkommensnachweise erfasst werden. Verzögerungen in diesem Prozess führen zu Unzufriedenheit bei den Kunden. IDP beschleunigt das Onboarding, indem es die Überprüfung und Verarbeitung der erforderlichen Dokumente automatisiert, Compliance gewährleistet und das Kundenerlebnis verbessert.
Die Technologie erkennt automatisch den Dokumententyp, extrahiert relevante Daten und prüft diese auf Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dokumente werden direkt an die Compliance-Abteilung und die Kontoeinrichtungssysteme weitergeleitet.
Das Ergebnis: Deutlich schnellere Kontoeinrichtung bei gleichzeitig vollständiger Einhaltung der Vorgaben zum "Know Your Customer"-Prozess und zur Geldwäscheprävention.
Immobilienbranche: Verarbeitung von Finanzdokumenten
Die Immobilienverwaltung umfasst die Bearbeitung zahlreicher Finanzunterlagen, darunter Mietverträge, Finanzierungsdokumente, Wartungsbelege und Mieterpost. Eine effiziente Verarbeitung ist entscheidend, um Verzögerungen bei der Genehmigung von Mietverträgen oder der Instandhaltung von Immobilien zu vermeiden. IDP automatisiert die Extraktion und Prüfung wichtiger Informationen aus Finanzdokumenten und sorgt so für eine präzise und effiziente Dokumentation.
Hochgeladene Dokumentenpakete werden automatisch in Einzelunterlagen aufgeteilt, klassifiziert und die relevanten Daten extrahiert. Die Informationen werden direkt an Buchhaltungs- oder Immobilienverwaltungssysteme weitergeleitet, während die Originale sicher archiviert werden.
Das Ergebnis: Schnellere Vertragsabschlüsse und bessere Transparenz in der Finanzverwaltung.
Lebensmittelproduktion: Rückverfolgbarkeit durch digitales Dokumentenmanagement gewährleisten
In der Lebensmittelbranche müssen zahlreiche Dokumente wie Rechnungen, Rezepturen, Chargenprotokolle und behördliche Unterlagen verarbeitet werden. Die Sicherstellung von Integrität und Rückverfolgbarkeit dieser Dokumente ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Aufrechterhaltung hoher Produktstandards. IDP unterstützt diesen Prozess, indem Dokumente effizient in ERP- und Compliance-Systeme integriert werden.
Mithilfe moderner Technologie erfasst IDP eingehende Dokumente, extrahiert die wichtigsten Informationen und leitet sie direkt an die entsprechenden Systeme weiter. So wird die vollständige Rückverfolgbarkeit gewährleistet, die Abläufe werden effizienter und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zuverlässig sichergestellt.
Das Ergebnis: Optimierte Prozesse, bessere Compliance und weniger Produktionsverzögerungen.
Versicherungswesen: Schadensfälle schneller abwickeln
Versicherungen müssen eine große Menge an Dokumenten im Rahmen der Schadenbearbeitung bearbeiten, darunter Schadensmeldungen, Nachweise und Versicherungsunterlagen. Eine präzise Sortierung und Überprüfung ist entscheidend, um schnelle Zahlungen sicherzustellen. IDP automatisiert die Verarbeitung von Schadensunterlagen und sorgt für eine präzise und schnelle Bearbeitung, damit Zahlungen prompt erfolgen.
Eingehende Dokumente werden erfasst, nach Art des Schadens kategorisiert und relevante Informationen extrahiert. Die Daten werden direkt anhand der Versicherungsunterlagen geprüft und sofort an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Das Ergebnis: Schnellere Schadenbearbeitung, höhere Genauigkeit und zufriedenere Kunden.
Fazit
Intelligent Document Processing ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt. Es passt sich nahezu jedem dokumentenbasierten Workflow an. Mit IDP können Unternehmen aus Branchen wie Automobilhandel, Bildung, Bauwesen, Logistik und vielen weiteren ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Wenn Sie das volle Potenzial von IDP kennenlernen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren DocuWare Berater, der Ihnen detailliert erklärt, wie IDP auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann.
Weitere Informationen zu allen Funktionen von DocuWare IDP finden Sie hier: DocuWare IDP – alle Funktionen auf einen Blick.
