Rechnungen digitalisieren – aber richtig!

Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient: Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. Das ergab der „Digital Office Index 2020“, eine repräsentative Befragung von mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai und Juni 2020 durchgeführt wurde. So sagen fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen (86 Prozent), ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. Zwei Drittel der Unternehmen (64 Prozent) gelingt dies bereits zunehmend – ebenfalls ein deutlicher Anstieg gegenüber 2018 (30 Prozent).

Papierrechnungen sind von gestern

Nun ist es aber durchaus ein Unterschied, ob man eine Personalakte, einen Lieferschein, eine Bestellung oder eine Rechnung digitalisiert – oder eine x-beliebige Produktbeschreibung. Gerade bei der Digitalisierung von Rechnungen sind etliche Randbedingungen zu beachten. Einerseits geht es darum, den gesetzlichen Vorgaben Genüge zu tun und spätere Probleme zu vermeiden. Andererseits gilt es die möglichen Vorteile auch tatsächlich zu nutzen. Typisches Beispiel: Das Skonto, das wegen der schieren Dauer der Bearbeitung von Papierrechnungen oft ungenutzt bleibt. Medienbruchfreie digitale Workflows dagegen beschleunigen die Prüfung und Freigabe der Rechnungen derart, dass Skonto in der Regel in Anspruch genommen werden kann und beim Einkauf bares Geld spart.

Wer die Rechnungen digitalisiert und dabei auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung über Webservices, E-Mail oder EDI, aber auch per Fax oder Post in das Unternehmen gelangt; letztere werden einfach eingescannt. DocuWare stellt speziell für die automatische Rechnungsbearbeitung eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung bereit.

Ist das DMS erst einmal in Betrieb, helfen intelligente Algorithmen dabei, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen Workflows dafür, dass alle Rechnungen den zuständigen Stellen rasch zur Bearbeitung zugestellt werden und danach automatisch in einem vollständig indexierten Archiv landen. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. Außerdem gehen keine Rechnungen mehr verloren.

Das Digitalisieren von Rechnungen

Beim Digitalisieren der Rechnungen ist allerdings darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Hauptrolle spielen:

• Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher)
• die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
• und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)

Kommt die Betriebsprüfung, müssen die elektronischen Rechnungen ohne Wenn und Aber lesbar sein und dürfen auch durch einen Systemwechsel nicht beeinträchtigt werden. Außerdem müssen digitalisierte Rechnungen revisionssicher bearbeitet und aufbewahrt werden. Revisionssicher heißt: Digitalisierte Rechnungen müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein. Der ursprüngliche Inhalt muss ebenso erkennbar bleiben wie etwaige Änderungen daran. Werden die elektronischen Daten in einem reinen Dateisystem vorgehalten, müssen deshalb natürlich zusätzliche Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in zehn Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der GoBD-konformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Dazu zählt:

• Erfassen
• Empfangen
• Digitalisieren
• Indizieren
• Verarbeiten
• Wiederfinden
• Ausgeben
• Aufbewahren
• Vernichten

Praktische Tipps zum Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Rechnungsprüfung als Workflow gestalten

Jedem Unternehmen ist allerdings freigestellt, wie es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Eine digitale Rechnungsprüfung und die anschließende Archivierung in einem DMS kann dafür sorgen. Auf diese Weise lassen sich innerbetriebliche Kontrollverfahren für einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung etablieren. Egal, ob die Rechnung auf Papier oder elektronisch eintrifft. Sind die Prozesse erst einmal digitalisiert, lassen sie sich mit dem kostenlosen und intuitiv zu bedienenden Process Planner im Handumdrehen planen, optimieren und mit anderen teilen.

An dieser Stelle lohnt es sich aber auch, auf die Expertise unabhängiger Verbände, aber auch der einschlägigen Hersteller und Berater zurückzugreifen:

• „Verband elektronische Rechnung“ (VeR)
• „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD); im Juni 2014 hat FeRD ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format.
• Bitkom
• VDMA
• Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)

Manchmal führt gar kein Weg mehr daran vorbei, Rechnungen zu digitalisieren

Seit dem 27. November 2020 sind gemäß der E-Rechnungsverordnung (ErechV) alle Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen. Neben dem zentralen Rechnungseingangsportal (ZRE) gibt es dafür verschiedene Kanäle. Ausnahmen von dieser Regel sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes definiert. Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung finden Sie Informationen der Bundesverwaltung und auch Downloads rund um das Thema E-Rechnung.

Bei einer elektronischen Rechnung nach der ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungsempfänger zu übermitteln. Der Empfänger kann diese dann in seinem DMS- oder ERP-System direkt übernehmen, prüfen und zur Auszahlung anweisen. Abschließend erfolgt mit der Archivierung die rechtssichere Aufbewahrung.

Hybridformate im Kommen

Beim bereits erwähnten „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – dafür steht das Akronym ZUGFeRD – handelt es sich um einen etablierten deutschen E-Rechnungs-Standard in Form eines Hybridformats, bestehend aus XML-Datensatz und PDF. In seiner neuen Version ZUGFeRD 2.0 entspricht der Standard den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931-1 und kann deshalb (grundsätzlich) auch zur Übermittlung elektronischer Rechnungsdatensätze an die öffentliche Verwaltung genutzt werden. Hybridformate vereinen die Vorteile unterschiedlicher Formate. Diese können wie XML- oder EDI-Dokumente entweder nur durch Computer oder wie DOC- oder PDF-Dateien nur durch Menschen (und erst nach Texterkennungsverfahren durch den Computer) gelesen werden.

Ein modernes DMS kann natürlich XML-Rechnungen lesefreundlich anzeigen und verarbeiten. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie der beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendete Standard XRechnung auf der Norm EN 16931, wobei die XRechnung auf nationaler Ebene zusätzlich noch 21 nationale Geschäftsregeln definiert.

Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD dagegen wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf. Das heißt: Ein Mittelständler kann mit ZUGFeRD Rechnungen sowohl an Behörden als auch an Unternehmen schicken.

Sie sehen: Rechnungen zu digitalisieren bringt viele Vorteile, weil die Erzeugung, der Fluss und die Bearbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten wirkungsvoll unterstützt und teilweise automatisiert werden. Das Digitalisieren von Rechnungen spart so viel Zeit, beschleunigt den Cash-Flow, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate. Und das trägt letztlich auch zur Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei.

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