Kennen Sie bereits die immense Bedeutung von digitalem Dokumentenmanagement als entscheidenden Erfolgsfaktor für jedes zukunftsfähige Unternehmen? Hierbei dreht sich alles um den Zugriff auf Informationen – der möglichst schnell, gezielt, revisionssicher und ohne Störungen erfolgen soll. Denn nur dann ist ein wichtiger Aspekt in Sachen Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit gegeben. Wer also in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung ein modernes Unternehmen führen möchte, sollte in diesem Zusammenhang auf ein digitales Dokumentenmanagement setzen. Welche Vorteile das mit sich bringt, für wen es geeignet ist und wie ein solches Dokumentenmanagement überhaupt funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was bedeutet digitales Dokumentenmanagement?
Im Rahmen des Dokumentenmanagements können Unternehmen ihre geschäftlichen Dokumente und Prozesse mittels einer Dokumentenmanagement-Software digitalisieren. Bei einem solchen Dokumentenmanagement-System (DMS) kann zwischen einem entsprechendem Programm oder eine Verwaltung über die Cloud gewählt werden. Unabhängig von der favorisierten Variante verwaltet das DMS digital vorhandene sowie gescannte Papierdokumente über eine elektronische Datenbank. Dazu zählen etwa Rechnungen, Lieferscheine, Bestellformulare oder auch Bewerbungsunterlagen. Über die digitale Verwaltung werden diese Daten zentral und für alle Involvierten schnell abrufbar gespeichert und können zudem automatisiert weiterverarbeitet werden. Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements bringt für die Betriebe aber noch zahlreiche weitere Vorteile mit sich, auf die wir im nächsten Kapitel näher eingehen werden. In jedem Fall ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ein unverzichtbarer Schritt im Digitalisierungsprozess zukunftsorientierter Unternehmen.
Was sind die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements?
Antiquierte Arbeitsweisen mit rein papierbasierten Unterlagen sind zeit- sowie kostenintensiv und beanspruchen zudem viel Platz im Büro. Ein digitales Dokumentenmanagement-System macht Schluss mit dieser ineffizienten Arbeitspraxis. Kein modern geführtes Unternehmen kann heute noch die unbestreitbaren Vorteile eines DMS verzichten:
Senkung der Betriebskosten
Unstrukturierte, fehleranfällige und zeitraubende Dokumentenverwaltung auf Papierbasis kostet Unternehmen viel Geld. Immer teurer werdende Rohstoffe haben unter anderem auch erhebliche Auswirkungen auf die Ressource Papier – auf das Sie mit einem DMS weitgehend verzichten können. Daneben sparen Sie durch ein digitales Dokumentenmanagement Druckkosten sowie Ausgaben für die Weitergabe, Ablage und Lagerung der Papierdokumente. Ihre Mitarbeitenden wiederum sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können so ihre Zeit für gewinndringendere Aufgaben im Unternehmen einsetzen.Optimierung der Produktivität
Und mit dem Faktor der Zeiteinsparung sind wir auch schon beim nächsten Vorteil. Die Handhabung papierbasierter Dokumente ist umständlich und im permanent zunehmenden Wettbewerb nicht mehr zeitgemäß. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System werden Erfassung, Speicherung, Modifizierung und nicht zuletzt die Suche von Dokumenten erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die mit einem DMS einhergehenden Möglichkeiten der Automatisierung von Workflows sind weitere Maßnahmen, um einen Betrieb ökonomisch bestmöglich zu führen. Auch der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens wird durch den DMS-Einsatz deutlich optimiert.
Steigerung der Datensicherheit
Für ein Unternehmen ist die Speicherung interner und kundenbezogener Informationen unerlässlich. Gerade bei diesen vertraulichen und zum Teil sogar hochsensiblen Daten steht das Thema Sicherheit an oberster Stelle. Auch hier leistet ein DMS bei der revisionssicheren Speicherung wertvolle Dienste. Darüber hinaus können Sie immer gewiss sein, dass Ihre Daten allen gesetzlichen Vorschriften, etwa der DSGVO, genügen. Und im Fall eines Falles garantiert ein digitales Dokumentenmanagement-System höchstmögliche Datensicherheit dank redundanter Backups und leistungsstarker Notfallwiederherstellungsmaßnahmen.Verbesserung der CO2-Bilanz
Auch beim Faktor Umwelt und Klimaschutz hat die Einführung eines DMS höchstmögliche positive Auswirkungen auf Ihr Daily Business. Nicht nur die bereits erwähnten Einsparungen von Papier, physischen Ordnern und weiteren Ressourcen verbessern den unternehmerischen CO2-Fußabdruck Ihrer Organisation, Sie können Ihren Mitarbeitenden durch die Option von Remote-Arbeit und Home Office auch unnötige Fahrten ins Büro ersparen. Die Reduzierung der Pendelei schont gerade bei Fahrten zur Arbeitsstätte mit dem Auto die Umwelt in erheblichem Maße – und in Zeiten hoher Kraftstoffpreise nebenbei zudem die Geldbeutel Ihrer Beschäftigten. Unterschätzen Sie zudem nicht die Vorteile der positiven Außenwirkung auf Ihre Kunden und Geschäftspartner durch ein ökologisch nachhaltig geführtes Unternehmen.
Wachsende Datenmengen richtig managen
Digitales Dokumentenmanagement nimmt vor allem Buchhaltungs- und Personalabteilungen etliche Arbeiten ab und schafft auch hier Zeit für wichtigere Aufgaben. Fakt ist nämlich: Digitalisierung und Internet of Things sorgen mit fortschreitender Verbreitung dafür, dass die Menge an produzierten Daten überall steigt. Und wer nicht plötzlich vor einem riesigen Berg an Datenmaterial stehen will, sollte sich rechtzeitig um die Automation alltäglicher Routinearbeiten kümmern.
Ob Buchhaltung, IT-Abteilung oder Rechenzentrum – sie alle profitieren nachweislich von der digitalen und automatisierten Arbeit. Denn mit der dauerhaft ansteigenden Menge an zu verarbeitenden Daten bilden diese drei Bereiche die zentralen Orte, an denen es gilt, den digitalen Wandel in Unternehmen umzusetzen. Und die beste Lösung dafür ist nun mal ein digitales Dokumentenmanagement. Denn dieses verbessert auch die Rentabilität und die Finanzlage eines gesamten Unternehmens.
Effizientes Arbeiten mittels digitalem Dokumentenmanagement
Ganz besonders profitieren die Abteilungen eines Unternehmens von einem digitalen Dokumentenmanagement, die sich mit den zentralen Geschäftsprozessen beschäftigen. Das sind in erster Linie Rechnungsabteilungen bzw. die Buchhaltung und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen – macht das auch ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, kann sehr viel Zeit vergehen. Nach ihrer Erfassung folgen die Auswertung der Daten sowie deren Eingabe, bevor es mit Freigabeprozessen, Bezahlung und Archivierung weitergeht. Dabei arbeitet nicht jeder Mitarbeiter gleich schnell und Krankheitsfälle oder Urlaubszeiten können die Rechnungsverarbeitung zusätzlich verlangsamen. Durch Nichteinhaltung von Skontofristen geht viel Geld verloren. Ein digitales Dokumentenmanagement kann das effektiv ändern.
Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, die Verarbeitung von Rechnungen soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu eliminieren. Das schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei. Automatisierte Prozesse erleichtern die Arbeit somit bereits beim Rechnungseingang. Denn ein digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und das alles ganz unabhängig davon, ob eine Rechnung auf Papier, per E-Mail oder als Scan in Ihr Unternehmen kommt.
Mit dem richtigen Dokumentenmanagement zur digitalen Personalabteilung
Auch wenn die Arbeiten in der Personalabteilung nach wie vor als sogenanntes „People’s business“ gelten, d.h. als Aufgaben, die besser von Menschen zu erledigen sind, können etliche Prozesse im Bereich Human Resources (HR) von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren. Die HR-Prozesse eines jeden Unternehmens sind generell von entscheidender Wichtigkeit. Deswegen bedürfen sie einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben und nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden, die sie von den wesentlichen Aufgaben abhalten. An dieser Stelle bietet die Digitalisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotenzial. Hier können zum Beispiel sichere, digitale Personalakten sämtliche Arbeitsabläufe vereinfachen. Zuverlässige Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche befördern zudem eine bessere Vernetzung aller Teams im Unternehmen.
Wer in seiner Personalabteilung auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, profitiert nicht allein von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis für das Bewerbermanagement, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Mitarbeiterbeurteilungen und -gespräche sowie Urlaubsanträge und vieles mehr begünstigen. Auch digitale Personalakten sorgen dafür, dass alle einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnete Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind. Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen. So bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen mittels digitalem Dokumentenmanagement etliche Vorzüge.
So finden Sie das passende digitale Dokumentenmanagement
Fest steht: Die Digitalisierung eines Unternehmens geht nicht von heute auf morgen und die Umstellung von manueller auf digitale Dokumentenverwaltung sollte umfassend geplant werden. So steht an erster Stelle eine Bestandsaufnahme: Was ist der Status quo des Unternehmens? Wo liegen Verbesserungsmöglichkeiten? Welche Abteilungen können am meisten von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren? Ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und aller Abteilungen, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und legen Sie im Gespräch mit den Mitarbeitenden den konkreten Handlungsbedarf fest. Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen eigentlich bringen soll. Ein erfahrener und professioneller Berater kann Ihnen in dieser Phase wertvolle Tipps geben.
Haben Sie sich für ein Dokumentenmanagement entschieden, geht es um dessen Implementierung. Damit sich diese nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie deswegen darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung erhalten, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.
Sicheres und effektives Arbeiten mittels Cloud-Services
Um langfristig und nachhaltig von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren zu können, bietet es sich an, auf Cloud-basierte Services zu setzen. Vorteilhaft ist beispielsweise, dass der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Außerdem lässt sich mit wenigen Klicks mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich ein DMS in der Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten. Gemeinsam mit einem digitalen Dokumentenmanagement bildet diese Variante einen entscheidenden Faktor für ein zukunftsorientiertes Arbeiten und ein dauerhaft konkurrenzfähiges Unternehmen.
