Bringen Sie Ihre Bauprojekte mit DocuWare und Intelligent Document Processing (IDP) auf das nächste Level: Automatisieren Sie Wiegescheine, Baustellenberichte und Lieferscheine – und profitieren Sie von reibungslosen Abläufen, weniger Fehlern und spürbar mehr Effizienz.
Inhalt
- Mehr aus DocuWare herausholen: Warum mit IDP erweitern?
- Wichtige Arbeitsabläufe im Bauwesen mit IDP optimieren
- So läuft der Prozess mit IDP
- Kunden im Fokus: Ergebnisse aus der Praxis
Mehr aus DocuWare herausholen: Warum mit IDP erweitern?
Sie nutzen DocuWare bereits für Rechnungsworkflows? Sie können Ihren ROI deutlich steigern, indem Sie DocuWare auf weitere Baudokumente und Abteilungen ausweiten. Mit Intelligent Document Processing (IDP) digitalisieren und extrahieren Sie Daten aus Lieferscheinen, Außenberichten, Lieferpapieren und vielem mehr. Eliminieren Sie manuelle Eingaben, Fehler und verlorene Unterlagen in Ihrem gesamten Unternehmen.
Wichtige Arbeitsabläufe im Bauwesen mit IDP optimieren
Bauunternehmen sind auf den reibungslosen Ablauf von Dokumenten angewiesen, um Projekte voranzutreiben, doch manuelle Prozesse führen häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) von DocuWare kann Ihr Team wichtige Projektdokumente mühelos erfassen, organisieren und weiterleiten.
Mit IDP werden wichtige Arbeitsabläufe in jeder Phase optimiert:
- Frachtbriefe und Wiegescheine, die auf Baustellen erstellt werden, oft handschriftliche Notizen, werden direkt gescannt, sodass DocuWare IDP mithilfe fortschrittlicher OCR- und HTR-Technologie (Handschrifterkennung) automatisch alle wichtigen Informationen auslesen und extrahieren kann. Die Daten werden dann direkt per Workflow an die Rechnungsstellung weitergeleitet. Papierverluste gehören damit der Vergangenheit an, Verzögerungen bei der Verarbeitung werden vermieden und die Rechnungsstellung beschleunigt.
- Einsatzberichte und Inspektionsnotizen können von jedem Gerät aus eingereicht werden und werden sofort archiviert, wodurch die Einhaltung von Vorschriften und die Vorbereitung auf Audits effizienter werden.
- Materialbelege und Lieferscheine, egal ob gescannt oder digital empfangen, werden erfasst, sodass alle wichtigen Details für Projekt- und Finanzteams ohne manuelle Eingabe verfügbar sind.
Bei der Transformation papierbasierter Arbeitsabläufe in optimierte digitale Prozesse hilft IDP durch KI-basierte Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion dabei, Engpässe zu beseitigen, kostspielige Fehler zu reduzieren und Ihre Projekte auf Kurs zu halten. Das Ergebnis sind schnellere Datenverfügbarkeiten und Prozessergebnisse, wie zum Beispiel Genehmigungen, und Teams, die sich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben nehmen können.
So läuft der Prozess mit IDP
- Dokumentenerfassung: Außendienstmitarbeiter erfassen Ladelisten, Lieferscheine und Außendienstberichte einzeln mit ihrem mobilen Gerät oder als Stapel per Scanner. Anschließend wird alles in DocuWare hochgeladen.
- Splitting: Bei mehrseitigen Scans, wie z. B. einem Stapel von täglichen Ladelisten, teilt IDP den Stapel automatisch in einzelne Ladelisten auf, die separat verarbeitet werden können.
- Klassifizierung: Jedes Dokument wird klassifiziert, egal ob es sich um eine Ladeliste, einen Lieferschein, einen Außendienstbericht oder etwas anderes handelt, und entsprechend weiterverarbeitet.
- Cropping: Zuschneidewerkzeuge bereinigen Scans und entfernen störende Hintergründe, insbesondere bei Belegen die per Mobilgerät erfasst werden.
- OCR/HTR: OCR (Optical Character Recognition) liest gedruckte Informationen wie Daten und Bestellnummern auf Lieferscheinen. HTR (Handwritten Text Recognition) erfasst handschriftliche Einträge wie Mengen, Genehmigungen oder Fahrernotizen auf Ladepapieren oder Außendienstberichten.
- Datenextraktion: Wichtige Datenfelder wie Lieferant, Menge und Materialien auf einem Lieferschein oder Standort, Inspektor und Datum auf einem Außendienstbericht werden extrahiert und digitalisiert.
- Validierung und Abgleich: Die extrahierten Informationen werden automatisch mit bestehenden Projekt-, Rechnungs- oder Bestandsdaten abgeglichen, um ihre Richtigkeit zu überprüfen.
- Archivierung und Workflow: Jedes Dokument wird zur Einhaltung der Vorschriften archiviert und kann ohne manuelle Eingriffe automatisch an das zuständige Team zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden.
Kunden im Fokus: Ergebnisse aus der Praxis
Der DocuWare-Kunde GravelMart aus dem Bauwesen hat seine Wiegescheine mit IDP digitalisiert und berichtet zufrieden: „Seitdem haben wir keinen Ladungsschein mehr verloren.“ Das Unternehmen profitiert nun von einer schnelleren Rechnungsstellung, weniger Streitfällen und einer deutlich gesteigerten Produktivität im gesamten Betrieb.
IDP ist eine wegweisende Lösung für viele Brachen, weit über das Bauwesen hinaus. Erfahren Sie, wie Unternehmen aus zahlreichen Branchen bereits von den Vorteilen profitieren:
- Personaldienstleistung: Piening Personal Anwenderbereicht
- Handel / Großhandel: Giebeler-Feuerschutz Anwenderbericht
- Dienstleistung: Sport Auto Plus GmbH Anwenderbericht
- Gesundheitswesen: HVVG Anwenderbericht
