Suche nach systemübergreifender Lösung
Der Abteilungsleiter der IT und sein Team suchten nach einer generell einsetzbaren, flexiblen Lösung. Durch den Anbieter ihres Workflow-Systems wurde das Team auf die Möglichkeit aufmerksam, das Problem systemübergreifend mit künstlicher Intelligenz zu lösen. Mit dem Versprechen, auch komplexe Datenpositionen aus unterschiedlichsten Dokumenten extrahieren und übernehmen zu können, entsprach DocuWare IDP den Anforderungen.
Die Abrechnung der geleisteten Stunden in den Betrieben, die mit den unterschiedlichsten, teilweise sehr alten Zeiterfassungssystemen arbeiten, erzeugte einen erheblichen manuellen Übertragungsaufwand, da nicht alle Systeme Dokumente ausgeben, aus denen die relevanten Zeitarbeitsdaten automatisiert ausgelesen werden können. Die bisherige Lösung bestand in regelbasierten Programmen für die Datenübernahme, die allerdings immer wieder angepasst werden mussten.
Training der KI für komplexe Dokumente
Ende 2024 wurde ein erster Lösungsansatz gemeinsam mit dem Realisierungspartner getestet: Einige der eingelesenen Listen mit Zeiterfassungsdaten wurden sofort zuverlässig erkannt, bei anderen war ein intensiveres Training der KI erforderlich. Nach einem weiteren Training der KI konnten auch anspruchsvolle Listen gut ausgelesen werden. Seit März 2025 ist zudem ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert, in dem die KI gezielt mit besonders komplexen Fällen weiterentwickelt wird.
Von den rund 1.000 Dokumenten, die monatlich eingelesen werden, gelten etwa 200 aufgrund ihrer Komplexität als besonders herausfordernd. Diese durchlaufen einen Workflow, in den DocuWare IDP integriert ist. Bei Bedarf – etwa bei Spezialfällen wie der Umrechnung von Industrieminuten (100 Sekunden) – erfolgt eine einmalige manuelle Prüfung. Nach erfolgreicher Zuordnung wird für zukünftige Vorgänge keine erneute Kontrolle mehr benötigt. Das System berechnet dabei für jedes Dokument einen Konfidenzwert; liegt dieser unter einem definierten Schwellenwert, wird automatisch eine Sichtprüfung im Workflow angestoßen. Abschließend werden aus den Dokumenten XML-Dateien erzeugt, die zur Fakturierung an das ERP-System übergeben werden.
Belastungsspitzen vermeiden
Das KI-System hat das Potenzial, ein Kernproblem nachhaltig zu lösen, das immer auftritt, wenn die Lohnabrechnungen anstehen, und in kurzer Zeit große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen. Dies führt dazu, dass die Auslastung in der Verwaltung aufgrund der umfangreichen manuellen Übertragungsarbeiten ans Limit kommt. Diese Belastungsspitzen können jedoch jetzt vermieden werden. Die Automatisierung macht es möglich, den manuellen Aufwand drastisch zu reduzieren – mit dem Ziel, ihn perspektivisch vollständig zu eliminieren.
Weitere Einsatzbereiche der KI hat das IT-Team bereits anvisiert: Dazu zählen das Auslesen handschriftlich ausgefüllter Arbeitszeitdokumente aus kleineren Betrieben, die über keine elektronische Zeiterfassung verfügen, sowie die Verarbeitung etwa von Urlaubsanträgen auf Papier.
