Skalierbarkeit durch Digitalisierung
Das Start-up setzt auf Wachstum mit Tempo: Bereits am 1. Juli 2024 ging die Website online, und nach einem halben Jahr konnten über 3.000 Bestellungen verzeichnet werden. Rund 1.000 Fahrzeuge sind bereits auf den Straßen, bis Ende 2025 sollen es mehr als 4.000 sein. Um die ehrgeizigen Ziele zu erreichen, ist eine maximal digitale Gestaltung aller internen und externen Prozesse essenziell – ein zentrales Leitprinzip des Unternehmens.
Von Beginn an wurden zwei Erweiterungen in die DocuWare Cloud-Installation integriert: die Nutzung von Intelligent Document Processing und die Bereitstellung relevanter Dokumente auch für Kundinnen und Kunden über ein Kundenportal. Letzteres spielt eine zentrale Rolle in der kundenbezogenen Prozessoptimierung, unter anderem bei der Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten mit den gemieteten Fahrzeugen. Auch bei einem klassischen Digitalisierungsprozess wie der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ist die Künstliche Intelligenz von IDP beim Extrahieren und Klassifizieren von Dokumenten hilfreich.
Herausforderungen bei der Erkennung
Die Bearbeitung von „Knöllchen“ und anderen Verkehrsordnungswidrigkeiten stellt eine besondere Herausforderung für die Erkennungssoftware dar, da es in Deutschland kein einheitliches Formular dafür gibt – jede Landesbehörde verwendet eigene Schreiben. Die Software muss daher zunächst die relevanten Informationen zu Vergehen und Fahrzeug extrahieren. Anschließend gleicht das System die Daten mit dem CRM-System HubSpot ab, um die verantwortliche Person zu identifizieren und die erforderlichen Informationen an die Behörde weiterzuleiten. Parallel dazu erhält die Kundenseite eine entsprechende Benachrichtigung.
Der digitale Rechnungseingang war von Anfang an Bestandteil der DMS-Installation und bereits zwei Monate nach Unternehmensstart im Live-Betrieb. Eingangsrechnungen durchlaufen je nach Betrag eine zwei- oder dreistufige Prüfung und werden über einen digitalen Workflow kontiert, bevor sie in DATEV verbucht werden. Während Rechnungen nahezu ausschließlich digital – per E-Mail oder als E-Rechnung (Zugferd) – eingehen, erreichen Ordnungswidrigkeitsschreiben der Behörden das Unternehmen meist noch auf dem Postweg. Diese werden mit einem leistungsfähigen Hochleistungsscanner digitalisiert. Die lernfähige IDP-Lösung erzielt beim Auslesen der Scans mittlerweile eine beeindruckende Erkennungsquote von über 90 Prozent.
Komplett transparentes Kundenportal
Das digitale Dokumentenarchiv bildet das Herzstück der Geschäftsprozesse. Alle 20 relevanten Dokumenttypen – darunter Bestellungen, Verträge, Ordnungswidrigkeiten, Parkausweise, Fahrzeugscheine, Führerscheine, Schadensdokumente und Gutachten – werden zentral abgelegt und steuern sowohl interne als auch kundenbezogene Abläufe. Über das Kundenportal und künftig auch über eine eigene App erhalten Nutzerinnen und Nutzer direkten Zugriff auf ihre Dokumente – ein vollständig digitaler Prozess, der maximale Transparenz und Effizienz garantiert.
