Corona, Digitalisierung, Fachkräftemangel – allein schon diese drei Stichworte liefern gute Gründe dafür, dass sich die Arbeitswelt aktuell in einem fundamentalen Umbruch befindet. Die umfassende Vernetzung mit hohen Bandbreiten und ständiger Verfügbarkeit, neue Technologien wie „Robotic Process Automation“ oder innovative Collaboration-Tools sowie flexible Arbeitsmodelle verändern die Art und Weise erheblich, wie, wo und wann Mitarbeiter und Entscheider ihre Aufgaben erfüllen. Diese „Work Transformation“ in Richtung „New Work“ und „Büro 4.0“ ist im Kern ein Resultat der Umsetzung der digitalen Transformation direkt am Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters.
Die Marktanalysten von IDC definieren die Zukunft der Arbeit als einen grundlegenden Wandel des Arbeitsmodells – in eine Richtung, die nicht nur eine Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine fördert, sondern auch die Mitarbeiter beim Erwerb neuer Fähigkeiten und Erfahrungen unterstützt. Diese Arbeitswelt der Zukunft findet statt in einer intelligenten und dynamischen Arbeitsumgebung, die nicht durch Zeit oder Raum begrenzt ist. „Future of Work“-Initiativen werden von leitenden Angestellten und Vorständen vorangetrieben und sind nur erfolgreich, wenn sie unternehmensweit gedacht werden.
Definition des Begriffs Office, bzw. Büro 4.0
Bei diesen Initiativen sind neben der Digitalisierung zwei weitere Aspekte ganz wesentlich: Die Gestaltung des Arbeitsmodells und die Weiterentwicklung des eigentlichen Arbeitsplatzes. Geht es unter der Überschrift „Arbeitswelt 4.0“ vornehmlich um die Digitalisierung der Arbeit, ist der Begriff „Büro 4.0“ enger gefasst: Mit „Büro 4.0“ ist nur der Büroarbeitsplatz an sich gemeint – und zwar neben seiner Digitalisierung auch sein Raumkonzept.
Die meisten Arbeitsplätze werden immer mobiler, weil auch ihre digitale Ausstattung mit mobilen Rechnern, schnellen Netzen sowie Cloud-Zugriff immer leistungsstärker wird. Der Wunsch nach Bewegungsfreiheit im Arbeitsalltag ist nicht mehr nur verlockend, sondern realistisch. Deshalb wird die Zahl der reinen Bürogebäude, wie sie vor der Pandemie üblich waren, quantitativ zurückgehen.
Homeoffice mit Meerblick
Dabei wird sich der moderne Büroarbeitsplatz stetig wandeln. Schlüsselworte sind hier: Büro der Zukunft oder Büro 4.0. Allein schon auf die Frage, wo sich das befindet, gibt es immer seltener eine eindeutige Antwort. Der moderne Mitarbeiter ist flexibel unterwegs, egal ob real oder virtuell. Er nutzt verschiedene Räume, verbringt Zeit in Meetings und wechselt von Projekt zu Projekt. Remote Work und Homeoffice sind keine Modeerscheinung oder Notlösung mehr, sondern etabliert – manchmal sogar als Homeoffice mit Meerblick. Dann arbeitet man da, wo andere Urlaub machen.
Dennoch brauchen wir auch einen festen Arbeitsplatz, an dem wir „Anker setzen“ und uns mit Kollegen austauschen können. Eine Umgebung, die unterschiedliche Raumqualitäten bereitstellt. Ein Büro, das auf alle neuen Anforderungen angepasst ist und Mitarbeiter bei ihren verschiedenen Tätigkeiten unterstützt – oder besser noch – fördert: Das Büro 4.0.
Die Corona-Pandemie hat die „Work Transformation“ dahin enorm beschleunigt, weil sie wie ein Katalysator fungiert, der die digitale Transformation in vielen Unternehmen vorantreibt. Sie wurden quasi über Nacht gezwungen, hybride Arbeitsmodelle umzusetzen und neue Technologien zu nutzen. Doch welche Veränderungen davon sind beständig und bleiben uns langfristig erhalten? Wie wird das Arbeiten im „Neuen Normal“ und im Büro 4.0 künftig aussehen?
Ende der Homeoffice-Pflicht – Büro 4.0 braucht langfristige Konzepte
Zumindest die Möglichkeit zu haben, auch nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht weiterhin von zu Hause zu arbeiten, ist für viele Büroangestellte inzwischen Bedingung – und wird es auch nach Corona bleiben. Der Komfort in den eigenen vier Wänden, der gesparte Arbeitsweg, an einem schlechten Tag zu Hause bleiben oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – die vielen Vorteile überwiegen.
Aktuell besteht ein großes Momentum, hier langfristige und nachhaltige Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Vielen Unternehmen fällt es allerdings äußerst schwer, den Spagat zwischen Ressourcen-Optimierung, kultureller Transformation und Technologie-Modernisierung zu meistern. Das gilt auch für die Digitalisierung der Arbeit und die Einführung zeitgemäßer Bürokonzepte. Die neuen Büros, die ja durchaus in Konkurrenz zum Homeoffice stehen, sollen ja auf jeden Fall so attraktiv werden, dass die Mitarbeiter weiterhin gerne in die Firma kommen.
Moderne Technik für mobiles Arbeiten
Das Büro 4.0 ist multifunktional und ergonomisch. Es kann dank innovativer Raumgestaltung ein produktives und angenehmes Arbeitsumfeld schaffen, das die Kreativität, Motivation und Zufriedenheit aller Mitarbeiter fördert. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für solch ein Büro 4.0 ist – analog zu Industrie 4.0 – eine gemeinsame Kommunikations- und Datenaustauschplattform. Beispielsweise mit einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem digitalen Posteingang.
Darüber haben dann alle Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen – und zwar nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice oder unterwegs. Und natürlich auch innerhalb der Firma an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Büros.
Für das Büro 4.0 sind also technische Voraussetzungen zu schaffen. Neben dem DMS sind das vor allem flexible Arbeitsplätze, wahlweise mit stationärer oder mobiler Technik bzw. mit Docking-Station und Lademöglichkeiten – natürlich performant und sicher vernetzt. Digitalisierung und Prozessoptimierung sind weitere wichtige Grundvoraussetzungen für die erforderliche Flexibilität im Büro 4.0. Ein modernes DMS ermöglicht z.B. durch den Cloud-Zugriff mobiles Arbeiten (Remote Work) und vermeidet die zeitraubende und fehleranfällige Zettelwirtschaft. So entsteht ein papierloses Büro, in dem die Post digitalisiert wird und die Büroablage automatisch organisiert und strukturiert ist.
Das Smart Office auf dem Weg zum Büro 4.0 nebenher verwirklichen
Sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, wird auf dem Weg zum Büro 4.0 das Smart Office im Unternehmen realisiert. Dazu gehören unter anderem:
- Intelligente Steuerung von Licht und Raumtemperatur
- Reservierungen und Freigaben von Büro- und Konferenzräumen
- Tracking der Raumbelegung
Erste Unternehmen haben sich längst von der fixen Schreibtischzuteilung verabschiedet; hier gehört ein eigener Schreibtisch nicht mehr zum Arbeitsalltag. Vielmehr muss man jeden Tag (oder manchmal auch mehrmals täglich) entscheiden, welche Arbeiten anstehen und welcher Raum dafür am geeignetsten ist: Das ruhige Einzelbüro, das Konferenzzimmer, der große Besprechungsraum für Meetings oder die Lounge zum kreativen Brainstorming. Dementsprechend multifunktional sollte das Büro 4.0 also sein.
Eine Option ist das Baukasten-Prinzip, mit dem Großraumbüros nach Bedarf durch mobile Wände in Einzelbüros umgewandelt werden oder sich entsprechend zu anderen Formen verschieben lassen. Außerdem wird das Arbeitsumfeld immer wohnlicher – das Homeoffice lässt grüßen. Die Umgebung passt sich den individuell persönlichen Bedürfnissen durch flexible Möbel an. Diese lassen sich je nach Bedarf spezifisch ein- und umstellen. So kann heutzutage der Ort und die Ausstattung des Büros die Entscheidung beeinflussen, welcher Job angenommen wird.
Auch stationäre Computer werden in den Büros oft durch Laptops und Tablets abgelöst. Denn wenn der feste Schreibtisch für jeden Mitarbeiter wegfällt, dann muss sich auch die Technik anpassen. Abwechslungsreiche Arbeitsplätze fördern nicht nur die Kreativität, sie sind auch gesünder als das permanente Sitzen. Sofas, Stehpulte oder gar Sitzsäcke und schaukelnde Korbstühle erlauben es den Mitarbeitern, die Füße hochzulegen oder zumindest die Sitzposition häufiger zu wechseln.
Büro 4.0: Der Weg ist das Ziel
Das Konzept Büro 4.0 ist also der Schlüssel für Unternehmen, um die Chancen und Vorteile der Digitalisierung durchgängig und nachhaltig zu nutzen. So gestaltet sich die Arbeit effizienter und effektiver. Dabei wird dieser Weg nicht nur von technischen Aspekten bestimmt, sondern mehr noch von organisatorischen, ergonomischen und psychologischen Gesichtspunkten. Gefragt ist ein systemischer, ganzheitlicher und nachhaltiger Veränderungsprozess in der gesamten Administration des Unternehmens. Für die unbedingt nötige Akzeptanz dieses Veränderungsprozesses kann ein von der Geschäftsleitung initiiertes Change Management-Projekt sorgen, das dann gemeinsam mit allen Mitarbeitern geplant und konsequent umgesetzt wird.
Den moderne Arbeit findet in Teams und Projekten statt. Hier kommt es auf konstruktive Zusammenarbeit und gute Vernetzung an. Trotz der Videokonferenzen und Cloud-Lösungen bleiben physische Orte für den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen wichtig. Kommunikation und Interaktionen sind Inspiration für neue Ideen, fördern die Kreativität und machen letztendlich alle Mitarbeitenden produktiver bei der Arbeit. Das Büro 4.0 ist also nicht nur ein Anker für die Belegschaft, sondern erzeugt gleichzeitig Identifikation und Bindung.
Am Ende des Weges zum Büro 4.0 steht dann das Lean Office: Hier werden alle Prozesse schlank gehalten, es gibt keine Ablenkungen und keine Zeitverschwendung mehr. Nicht zuletzt sorgt das papierlose Büro für Übersichtlichkeit und Transparenz – und ermöglicht somit den vollen Durchblick für alle Involvierten.
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