Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien im Zuge des digitalen Wandels und dem pandemiebedingten Umzug in das Homeoffice sind Unternehmen dazu übergegangen, nun sukzessiv hybride Arbeitsmodelle zu implementieren. Doch was genau sind hybride Arbeitsmodelle und wie funktionieren sie? Welche Vor- und Nachteile entstehen und wie lassen sie sich erfolgreich umsetzen? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Blogpost.
Übersicht:
- Wie ist der Status Quo in Deutschland?
- Was sind hybride Arbeitsmodelle?
- Welche Modelle gibt es?
- Welche Vorteile bieten hybride Arbeitsmodelle?
- Welche Herausforderungen sind mit hybriden Arbeitsmodellen verbunden?
- Wie kann man ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich umsetzen?
- So unterstützt ein cloud-basiertes DMS
- Fazit
Wie ist der Status Quo in Deutschland?
Laut einer aktuellen Studie des IT-Dienstleisters Ring Central in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Ipsos arbeiten in Deutschland knapp 50 Prozent der Beschäftigten Vollzeit im Büro (2021:49 Prozent). Rund 42 Prozent befinden sich in hybriden Arbeitsmodellen (2021: 28 Prozent), während knapp 9 Prozent der befragten Personen vollständig remote tätig sind (2021:23 Prozent). Vergleicht man die Zahlen mit den Werten aus dem Jahr 2021, zeigt sich schnell, dass viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle umgestiegen sind.
Ausschließlich im Büro vor Ort zu arbeiten, bleibt in Deutschland dennoch nach wie vor das gängigste Arbeitsmodell. Aber bedeutet das gleichzeitig, dass Mitarbeitende gerne wieder zurück am physischen Arbeitsplatz sind? Nein. Die meisten schätzen zwar die Möglichkeit, wieder ins Büro gehen zu können, wollen das aber nicht fünf Tage die Woche tun. Tatsächlich geben das nur knapp neun Prozent der Befragten an. 16 Prozent bevorzugen 100 Prozent remote. Die große Mehrheit plädiert für ein Hybridmodell und möchte darüber hinaus selbst entscheiden, an welchen Tagen Büro und an welchen Tagen remote auf dem Programm steht.
Was sind hybride Arbeitsmodelle?
Hybride Arbeitsmodelle basieren auf einer Kombination von virtuellen und physischen Arbeitsumgebungen. Die Mitarbeitenden haben also die Flexibilität, ihre Aufgaben sowohl im Büro als auch von einem anderen Ort aus zu erledigen. Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen über digitale Tools und Lösungen sowie eine entsprechende Hardware-Ausstattung.
Welche Modelle gibt es?
Tatsächlich verbergen sich hinter dem Begriff „hybrides Arbeitsmodell“ verschiedene Möglichkeiten. Faktisch entscheidet jedoch der Arbeitsort über die Art des hybriden Arbeitens. Eine Einordnung:
- „Office First“: Gearbeitet wird bevorzugt im Büro, Homeoffice und Co. existieren nur in Ausnahmefällen.
- Teilflexibel: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, einige wenige Tage im Monat remote zu arbeiten.
- Vollflexibel: Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz frei wählen.
- „Remote First“: Das Homeoffice bzw. der Remote-Arbeitsplatz ist Standard, Meetings im Büro kommen nur selten vor.
Wird um den Faktor Arbeitszeit erweitert, ergeben sich daraus weitere Varianten:
- Feste Arbeitszeit: Hier wird fest vorgegeben, zu welcher Tageszeit und wie viele Stunden täglich gearbeitet wird.
- Teilflexibel: Die Angestellten haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit in einem gewissen Rahmen flexibel zu gestalten − zum Beispiel durch ein Gleitzeitmodell.
- Vollflexibel: Wann und auch teilweise wie lange gearbeitet wird, hat bei diesem Modell keine Relevanz. Die Mitarbeitenden können frei entscheiden.
Welche Vorteile bieten hybride Arbeitsmodelle?
Hybride Arbeitsmodelle bieten Mitarbeitenden und dem Unternehmen gleichermaßen zahlreiche Vorteile. Die Mitarbeitenden profitieren von einer besseren Work-Life-Balance, da sie ihre Arbeitszeit flexibler gestalten können. Sie sparen Zeit und Kosten für den täglichen Arbeitsweg und können ihre Arbeit in dem Umfeld erledigen, in dem sie sich am wohlsten und produktivsten fühlen.
Das Unternehmen wiederum profitiert von einer höheren Zufriedenheit der Belegschaft und einer größeren Auswahl an Talenten, da geografische Beschränkungen gelockert werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein nicht von der Hand zu weisender Vorteil. Zudem entstehen deutliche Einsparmöglichkeiten, indem Büroflächen und Mietausgaben reduziert werden. Selbiges gilt für die Büroausstattung, da beispielsweise im Rahmen eines Desk-Sharing-Modells weniger Arbeitsplätze benötigt werden.
Welche Herausforderungen sind mit hybriden Arbeitsmodellen verbunden?
Trotz der vielen Vorteile bringen hybride Arbeitsmodelle auch Herausforderungen mit sich. Zu den Größten zählt die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Menschen im Büro und denen, die von einem anderen Standort aus arbeiten. Dies erfordert klare Kommunikationsrichtlinien und den Einsatz geeigneter Tools, um sicherzustellen, dass alle Team-Mitglieder gut miteinander vernetzt sind. Auch die Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz spielen in diesem Szenario eine wichtige Rolle.
Dazu gesellt sich für ein Unternehmen ein höherer Koordinationsaufwand. Schließlich gilt es, die Planung der Bürobelegung, die Organisation von Meetings oder das Management von Projekten so effizient wie möglich zu gestalten. Zu Anfangs sind vielleicht sogar höhere Investitionen notwendig, beispielsweise um Büroräume so auszustatten, dass Mitarbeitende vor Ort oder von zuhause aus problemlos an Meetings teilnehmen können, oder wenn für Arbeitsplätze im Homeoffice zusätzliches technisches Equipment bereitgestellt werden muss.
Das Thema mentale Gesundheit ist ebenfalls nicht außer Acht zu lassen. Manche Mitarbeitende fühlen sich womöglich allein gelassen, hadern mit ihrer Work-Life-Balance oder fühlen sich sozial isoliert. Auch die Bindung zum eigenen Unternehmen kann in Mitleidenschaft gezogen werden, wenn Mitarbeitende nur noch selten im Büro sind und damit weniger Kontakt zu ihrem Team haben.
Wie kann man ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich umsetzen?
Die erfolgreiche Einführung eines hybriden Arbeitsmodells erfordert eine sorgfältige Planung und gewissenhafte Umsetzung. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen beachten sollten:
Definieren Sie klare Richtlinien und Erwartungen: Legen Sie klare Arbeitszeit- und Kommunikationsrichtlinien fest, damit alle Mitarbeitenden wissen, was von ihnen erwartet wird. Regeln für die Nutzung von Technologie und den Datenschutz haben hier ebenfalls oberste Priorität.
Unterstützen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit: Neben der eigentlichen Ausstattung der Mitarbeiter mit Homeoffice-tauglicher Hardware sind digitale Tools notwendig, die eine nahtlose Kommunikation und kollaboratives Arbeiten zwischen Mitarbeitenden im Büro und Mitarbeitenden an anderen Standorten ermöglichen. Investieren Sie also Videokonferenzsysteme, Instant-Messaging-Plattformen und Projektmanagement-Tools.
Flexibilität bieten: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Raum für Flexibilität. Das kann die freie Wahl der Büro- oder Remote-Tage bedeuten oder die Einteilung der Arbeitszeit nach eigenem Ermessen.
Bieten Sie Aus- und Weiterbildung an: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Anpassung an das hybride Arbeitsmodell, indem Sie Schulungen und Weiterbildungen anbieten. Diese können den Umgang mit digitalen Tools, virtuelle Zusammenarbeit oder ein effektives Zeitmanagement umfassen.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie das hybride Arbeitsmodell regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und des Unternehmens gerecht wird. Bitten Sie um Feedback und passen Sie Richtlinien und Prozesse gegebenenfalls an.
So unterstützt ein cloud-basiertes DMS
Ein cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet eine der Grundlagen, um sowohl im Büro als auch von externen Standorten aus zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen zu gewährleisten. Darüber hinaus lassen sich die entsprechenden Dokumente gleichzeitig bearbeiten, Änderungen vornehmen oder zur Freigabe weiterleiten. Das fördert nicht nur die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team, sondern sorgt zudem für mehr Effizienz und Produktivität.
Ebenfalls wichtig, wenn Mitarbeitende von verschiedenen Orten auf Dokumente und Informationen zugreifen – die Themen Sicherheit und Datenschutz. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dank robuster Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Berechtigungsverwaltung und regelmäßige Datensicherungen für den Schutz sensibler Daten.
Fazit: Lohnt es sich, hybride Arbeitsmodelle einzuführen?
Die Antwort lautet: ja! Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells bringt Unternehmen viele Vorteile. Durch die höhere Flexibilität sind Mitarbeitende in der Lage, Ihre Arbeitszeiten besser anzupassen und ihre Produktivität zu steigern. Dies führt so einer ausgeglicheneren Work-Life-Balance und mehr Zufriedenheit. Gleichzeitig haben Unternehmen die Möglichkeit, auf einen größeren Talentpool zuzugreifen und geografische Einschränkungen bei der Rekrutierung zu überwinden.
Allerdings muss Unternehmen auch klar sein, dass eine sorgfältige Planung, Umsetzung und kontinuierliche Anpassung Pflicht ist, um den ersten Schritt in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft zu gehen und langfristig erfolgreich zu sein. 
