Sei es der Einkauf, der Vertrieb oder die Buchhaltung – von der Digitalisierung in Unternehmen können sämtliche Abteilungen nur profitieren. Doch mit dem Digitalisierungsprozess sind auch einige Herausforderungen verbunden. In diesem Beitrag erfahren Sie deshalb, worauf Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf jeden Fall achten sollte und weshalb Sie als CIO für die Koordination der richtige Ansprechpartner sind.
Der CIO hält die Zügel in der Hand
85 Prozent aller Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung eine Vorreiterrolle übernehmen, haben einen Verantwortlichen für die bereichsübergreifende Koordination der Digitalisierung benannt. Das hat der Bitkom Digital Office Index 2016 – eine repräsentative Studie, für die mehr als tausend Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern befragt wurden – klar erwiesen.
Wollen Unternehmen die Digitalisierung bestmöglich umsetzen, sollten sie sich daran ein Vorbild nehmen und ebenfalls eine Person benennen, die die Zügel in der Hand hält und jeden Schritt des Weges im Blick hat. Einige Unternehmen schaffen für diese Aufgabe eigens die Position des Chief Digital Officers (CDO); in den meisten Fällen wird sie jedoch laut Bitkom entweder von der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand (34 Prozent) oder eben dem IT-Leiter/CIO (36 Prozent) übernommen.
Weshalb eine gründliche Vorbereitung für die Digitalisierung in Unternehmen so wichtig ist
So verlockend die Aussicht auf effizientere Arbeitsabläufe und die Einsparung von Kosten auch sein mag: Die Digitalisierung in Unternehmen darf nicht überstürzt erfolgen. An erster Stelle muss immer eine klare Analyse des Ist-Zustands stehen, um herauszufinden, in welchen Bereichen die Digitalisierung den größten Erfolg verspricht. Klären Sie deshalb nicht nur, welche technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen gegeben sind, sondern auch, wie Dokumente erfasst und organisiert werden, wer auf welche Informationen Zugriff hat und in welchen Bereichen welcher Abteilungen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Insbesondere letztere Frage können Sie am besten beantworten, wenn Sie ganz bewusst diejenigen Menschen ins Boot holen, deren Berufsalltag von der anstehenden Digitalisierung am meisten beeinflusst wird: Ihre Kollegen und Mitarbeiter.
Wie Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter erhöhen
Die Digitalisierung in Unternehmen kann nur funktionieren, wenn alle Interessensgruppen an einem Strang ziehen. Aus diesem Grund sind Sie als CIO – und damit als Koordinator des Digitalisierungsprozesses – in der Pflicht, allen Abteilungen die Vorteile der bevorstehenden Änderungen vor Augen zu führen. Andernfalls kann es leicht passieren, dass die künftigen Anwender das Vorhaben als technische Spielerei oder gar als lästige Zusatzbelastung abtun, weil sie nicht erkennen, wie sich ihr Arbeitsalltag durch die Umstellung verbessern wird. Im Idealfall lassen Sie deshalb bereits in der Planungsphase Vertreter sämtlicher Abteilungen zu Wort kommen, um ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Verbesserungsvorschläge und -wünsche einzubringen. Das ist gleich doppelt sinnvoll: Zum einen bekommen Ihre Kollegen das Gefühl, mit ihrer Meinung wertgeschätzt zu werden, und zum anderen können Sie aus den Beiträgen einen enormen Wissensgewinn ziehen. Niemand sonst weiß schließlich so genau, wo es im Alltag hakt, wie diejenigen Menschen, die Tag für Tag mit einem ineffizienten, weil veralteten, Dokumentenmanagement zu kämpfen haben, das im Rahmen der Digitalisierung optimiert werden kann.
Was halten Sie davon, bewusste Interviewsituationen herbeizuführen? Erkundigen Sie sich danach, wie die einzelnen Abteilungen bislang vorgehen und gehen Sie dann insbesondere auf diejenigen Aspekte ein, die die befragten Personen als kompliziert oder aufwendig empfinden. In der Folge bekommen Sie nicht nur ein vollständiges Bild davon, wie sich die Abläufe nach der Digitalisierung verbessern sollen, sondern Sie geben Ihrem Team auch Gelegenheit, sich bewusst einzubringen. Das fördert die Akzeptanz der späteren Maßnahmen enorm.
Digitalisierung in Unternehmen: Workshops machen sich bezahlt
Eine kurze Einführung in die Möglichkeiten der neuen Technik, und los geht’s: CIOs, die nach erfolgter Umsetzung von Digitalisierungsprojekten so vorgehen, handeln grob fahrlässig. Nur wenn Sie Ihre Kollegen gründlich schulen und ihnen klare Handlungsanweisungen mit auf den Weg geben, können Sie davon ausgehen, dass sich jeder Unternehmensmitarbeiter gerne – und vor allem effektiv – mit den neuen Möglichkeiten beschäftigt. Müssen sich Ihre Kollegen hingegen erst mühsam durch ungewohnte Softwareprogramme kämpfen, geht viel Zeit verloren und die Nerven liegen innerhalb kürzester Zeit blank.
Damit die Digitalisierung in Unternehmen möglichst schnell Früchte trägt, sind anwenderorientierte Workshops unumgänglich. Im Idealfall gibt es für jede Abteilung und jeden Aufgabenbereich einen individuellen Schulungsplan, damit jeder Mitarbeiter genau die Teilbereiche kennenlernt, die er für seine tägliche Arbeit braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Achten Sie in diesem Zusammenhang auch darauf, dass Sie Ihre Kollegen nicht überfordern. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoller ist, mehrere Workshops abzuhalten, die wenig Stoff enthalten, als sämtliches Wissen in eine einzige Einheit zu packen. Denn der Mensch ist vergesslich, und in der Regel tauchen nach der ersten Schulung im Arbeitsalltag weitere Fragen auf, die beantwortet werden müssen, um ein effektives Arbeiten zu garantieren.
Setzen Sie sinnvolle und nachprüfbare Ziele
Was erwartet sich Ihr Unternehmen von der Digitalisierung? Möchten Sie betriebliche Abläufe verbessern, gesetzliche Vorgaben besser erfüllen oder Kosten einsparen?
Je genauer Ihre Antwort auf diese Frage ausfällt, desto besser. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gesetzten Ziele spezifisch und vor allem nachprüfbar sind, um den größtmöglichen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen. Ist das nicht der Fall, werden Skeptiker die Digitalisierung selbst dann noch als gescheitert ansehen, wenn sie in Ihren Augen ein klarer Erfolg ist.
Augen auf bei der Anbieterwahl
Die Wahl der Qual haben CIOs bei der Suche nach einem Anbieter, der das Digitalisierungsvorhaben passgenau umsetzt. Neben Anbietern mit langjähriger Erfahrung gibt es auch immer mehr Neueinsteiger, die mit innovativen Ideen glänzen. Beides klingt im ersten Moment gut, doch machen Sie sich bewusst, dass ein Unternehmen, das seit vielen Jahren am Markt ist, nicht zwangsläufig auch für die Zukunft gerüstet sein muss – und dass andersherum einem Startup-Unternehmen möglicherweise die nötige Erfahrung fehlt. Im Idealfall achten Sie deshalb darauf, dass der Anbieter Ihrer Wahl sich sowohl als verlässlicher Partner einen Namen gemacht hat, als auch über eine zukunftssichere Software-Architektur verfügt. Ein gutes Indiz sind Erfahrungsberichte anderer Kunden – und die Frage, ob der Anbieter in der Vergangenheit nötige Upgrades schnell und unkompliziert zur Verfügung gestellt hat, um eine optimale Performance zu gewährleisten.
Ebenso bedeutsam für die Digitalisierung in Unternehmen: Achten Sie darauf, dass das System, das Sie ins Auge fassen, Ihre bisherigen Technologien unterstützt. Und zwar ganz egal, ob es sich dabei um Server- und Speicherplattformen, Datenhaltungs- und Kommunikationssysteme oder Endgeräte handelt.
Außerdem können Sie sich von einem guten Anbieter maximale Flexibilität erwarten: Niemand weiß, was die Zukunft bringt, weshalb das System, für das Sie sich entscheiden, sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch hinsichtlich der Anwenderzahl unbedingt skalierbar sein sollte.
Schritt für Schritt zum Ziel
Viele CIOs begehen den Fehler, zu viel auf einmal zu wollen. Bei der Digitalisierung in Unternehmen ist diesbezüglich Vorsicht geboten. Statt den großen Wurf zu wagen, mit dem ein neues System allen Abteilungen auf einmal „übergestülpt“ wird, ist es ratsamer, die Einführung schrittweise erfolgen zu lassen. Beginnen Sie mit den Anwendungsbereichen, die den schnellsten Return on Invest versprechen, und arbeiten Sie sich dann langsam vor. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die beabsichtigte Digitalisierung bestenfalls stockend verläuft, weil Ihre Mitarbeiter und Kollegen überfordert sind und sich in der Folge querstellen.
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