Papierberge auf den Schreibtischen gehörten bei MANN Energie mit Sitz in Langenbach zum Tagesgeschäft. Diese erstreckten sich von zahlreichen Eingangs- und Ausgangsrechnungen über Liefer- sowie Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen bis hin zu Notizzetteln. Das hohe Papieraufkommen sowie die zahlreichen archivierten Dokumente in Aktenordnern widersprachen der Philosophie des Unternehmens. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, räumliche und zeitliche Ressourcen zu sparen und gleichzeitig nachhaltig der Umwelt zuliebe zu agieren, wurde beim Spezialisten für Holzpellets und Ökostrom in 2013 DocuWare eingeführt.Das Dokumentenmanagement-System wurde vom nahe angesiedelten DocuWare-Partner in die bestehende Softwarelandschaft integriert. Mehrere Firmen innerhalb der Unternehmensgruppe wurden an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden, einzelne Software-Bausteine sukzessive im laufenden Betrieb implementiert sowie in Betrieb genommen. Die Arbeitserleichterung ist enorm: Wo früher zahlreiche Arbeitsschritte erforderlich waren, sind jetzt sowohl bei der Ablage als auch bei der Recherche wenige Klicks ausreichend. Und Dokumenten-Workflows sorgen beispielsweise dafür, dass etwa die Buchhaltung jederzeit einen Überblick darüber hat, welcher Beleg welchem Kollegen zur Prüfung vorliegt und ob eine Erinnerung erforderlich ist, um Skontofristen zu wahren.
Prokurist Jörg Thielmann zog bereits wenige Wochen nach dem Rollout eine positive Bilanz: „Durch die professionelle Implementierung der DMS-Lösung agieren wir jetzt ökologisch und ökonomisch am Puls der Zeit.“
Der beim Papier eingesparte und lokal nachhaltig erzeugte Rohstoff kann nun anderweitig nutzbar gemacht und zum Beispiel in Form von Holzpellets veredelt werden. Und Bearbeitungszeiten bei papierbasierten Geschäftsprozessen konnten durch den DMS-Einsatz um bis zu 90 Prozent reduziert werden.
BIT – das Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management – hat in seiner September-Ausgabe ausführlich darüber berichtet. Ökonomisch und ökologisch lautet die Headline.
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