Effizientere Arbeitsabläufe, kostengünstigere Prozesse und mehr Zeit für das Kerngeschäft: Die Vorteile der Digitalisierung liegen klar auf der Hand, doch noch immer hinken viele Unternehmen dem technischen Fortschritt hinterher. Wie es genau um die Digitalisierung in deutschen Betrieben bestellt ist und worauf Sie achten sollten, wenn Sie sich dauerhaft am Markt behaupten möchten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Größe macht’s: Kleine Unternehmen hinken hinterher
Wer vor dem technischen Fortschritt die Augen verschließt, hat schon verloren. In einer Zeit, in der die Ansprüche von Kunden und Geschäftspartnern stetig steigen und in der immer mehr Informationen darauf warten, verarbeitet zu werden, kommen erfolgsorientierte Unternehmen an der Digitalisierung nicht mehr vorbei.
Kein Wunder also, dass vor allem große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern schon längst kräftig investiert haben, um die damit verbundenen Möglichkeiten für sich nutzbar zu machen. Laut dem aktuellen Bitkom Digital Office Index sind sie die absoluten Vorreiter in Sachen Digitalisierung und mit entsprechenden Strategien gut für die Zukunft gerüstet. Allerdings: Zu dieser Gruppe der Vorreiter zählen nur neun Prozent aller befragten Unternehmen. Was ist also mit dem Rest?
Folgen wir der von Bitkom e.V. in Auftrag gegebenen repräsentativen Untersuchung, lässt sich bei der Frage, inwieweit die Digitalisierung bereits in deutschen Unternehmen angekommen ist, ein klares Gefälle feststellen. Zwar werden 41 Prozent der Betriebe als „überdurchschnittlich fortschrittlich“ eingestuft, doch handelt es sich dabei vor allem um Unternehmen, die auf 100 bis 499 Mitarbeiter zählen können.
Bei kleineren Firmen sieht die Lage deutlich düsterer aus. Sie haben laut dem Bitkom Digital Office Index zumeist keine oder nur unzureichende Strategien zur Bewältigung des digitalen Wandels und sind größtenteils in den Kategorien „unterdurchschnittlich fortschrittlich“ oder „Nachzügler“ zu finden.
Weshalb dieser Umstand gefährlich werden kann und was Sie als Führungskraft tun können, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Weshalb so viele Unternehmen vor der Digitalisierung zurückschrecken ...
Die Bitkom-Studie hat es deutlich gezeigt: Auch wenn neun von zehn Unternehmen den digitalen Wandel als Chance sehen und mehr als die Hälfte der Befragten - nämlich 55 Prozent - angeben, gezielt in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu investieren, sind viele Betriebe noch längst nicht so weit wie sie sein könnten.
Eine klare Strategie, digitale Workflows und ein sauberes Dokumentenmanagement? In zahlreichen Firmen sind Standards wie diese noch immer Fehlanzeige. Zwar hat knapp ein Drittel der Unternehmen seine Papierakten bereits digitalisiert und weitere 37 Prozent sind zumindest hinsichtlich der neueren Akten im digitalen Zeitalter angekommen, doch erstellen die meisten Betriebe ihre Rechnungen immer noch auf Papier.
Weshalb es so vielen Unternehmen schwer fällt, angemessen auf die sich stetig verändernde Arbeits- und Lebenswelt zu reagieren? Auch darüber gibt die Bitkom-Analyse Aufschluss: Zwar ist die Investitionsbereitschaft deutscher Unternehmen grundsätzlich hoch – 46 Prozent der Befragten gingen 2016 davon aus, dass ihre Investitionen im Jahresverlauf zunehmen würden –, doch scheuen insbesondere kleine Betriebe aus der Pharma-, Chemie- und Lebensmittelbranche die finanziellen Ausgaben, die mit der Digitalisierung einhergehen. Auch ein vermeintlicher Mangel an qualifiziertem Personal, Sorgen um den Datenschutz oder Unklarheiten bezüglich des monetären Nutzens verhindern, dass die betroffenen Unternehmen mit der Zeit gehen.
Fundiert sind diese Befürchtungen allerdings in der Regel nicht. Ganz im Gegenteil, denn das finanzielle und zeitliche Einsparungspotenzial, das sich aus der Digitalisierung ergeben kann, ist enorm.
... und weshalb Sie noch heute in den Fortschritt investieren sollten
Seien es Erstattungsformulare, Anträge oder Berichte – wohl jeder Arbeitnehmer weiß, wie es sich anfühlt, wenn die Dokumentenablage bedrohliche Ausmaße annimmt und wenn im Kampf gegen die Papierstapel kaum noch Zeit für das Kerngeschäft bleibt. Die Digitalisierung kann hier Abhilfe schaffen, denn einmal in den Computer eingepflegt, sind sämtliche Dokumente sicher aufbewahrt, leicht aufzufinden und von jedem berechtigten Gerät aus zugänglich. Die Konsequenz: Effizientere Arbeitsabläufe, die durch das Freisetzen zeitlicher Ressourcen direkt auf den Unternehmensgewinn einzahlen. Wenn Sie zudem noch die entfallenden Kosten für Papier, Ordner und Kopien in Ihre Rechnung einbeziehen, erkennen Sie schnell, dass die Digitalisierung Ihrem Unternehmen viele Vorteile bietet.
Sie denken das sei schon alles? Falsch gedacht, denn die Digitalisierung bildet auch ein solides Fundament für jegliche Kundenbindungsstrategie. Der Zusammenhang ist schnell erklärt: In einer Zeit, in der Ihre Kunden schneller denn je von einem Anbieter zum nächsten wechseln können, ist es wesentlich, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe nach bestem Wissen und Gewissen erfüllen. Und dazu gehört eben auch eine professionelle, schnelle und einheitliche Kommunikation. Was denken Sie, welche Unternehmen die besseren Karten haben: diejenigen, deren Mitarbeiter erst umständlich nach Aktenordnern suchen müssen, um eine Auskunft geben zu können, oder diejenigen, bei denen jeder Ansprechpartner sofort auf die gewünschten Informationen zugreifen kann? Die Antwort liegt auf der Hand, und tatsächlich haben laut Bitkom knapp zwei Drittel der Befragten angegeben, dass die Zufriedenheit ihrer Kunden durch den Einsatz spezieller Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen zugenommen habe.
Natürlich beziehen sich diese Lösungen nicht nur auf die eben angeführten Dokumente, sondern auch auf andere Komponenten wie etwa Collaboration Tools, doch das digitale Dokumentenmanagement ist ein erster Schritt in die richtige Richtung. Welche weiteren Schritte Sie gehen sollten, um langfristig mit der Konkurrenz mithalten zu können, möchten wir im Folgenden für Sie zusammenfassen.
So halten Sie mit den Keyplayern Ihrer Branche mit
Eines vorweg: Die eine Strategie, die für jedes Unternehmen passt, gibt es nicht. Dafür sind die Anforderungen, die an die verschiedenen Branchen und Betriebe gestellt werden, zu unterschiedlich. Sie als Führungskraft müssen selbst entscheiden, welcher Weg für Ihr Unternehmen der Richtige ist – und dabei können Ihnen die Erkenntnisse aus dem Bitkom Digital Office Index helfen.
Betrachten wir die großen Konzerne, die in Sachen Digitalisierung alles richtig gemacht haben, fällt auf, wie umfassend dort gedacht wird. 70 Prozent der in der Studie genannten „Vorreiter“ haben eine individuelle und abteilungsübergreifende Strategie entwickelt, wie sie der Digitalisierung gerecht werden können. Verhältnismäßig häufig benennen sie zudem einen zentralen Verantwortlichen, der die Aufgabe hat, die nötigen Schritte im Unternehmensalltag zu koordinieren.
Wie ist das denn bei Ihnen? Haben Sie das Gefühl, Ihr Unternehmen ist bereit, die Chancen der Digitalisierung für sich zu nutzen? Oder haben Sie möglicherweise noch mit Hemmnissen wie einer zu dünnen Personaldecke zu kämpfen, die vier von zehn befragten Unternehmen beklagen?
So oder so sollten Sie sich mit voller Kraft auf den Weg in die digitale Zukunft machen – und zwar am besten Schritt für Schritt: Hinterfragen Sie Ihre Prozesse und Organisationsmodelle, entwickeln Sie ein klares Vorgehen und beginnen Sie mit der Digitalisierung dort, wo es am ehesten brennt. Professionelle Anbieter von ECM-Lösungen und Cloud-Services werden Sie dabei unterstützen, Ordnung in Ihren Geschäftsalltag zu bringen und Ihr Unternehmen mit Hilfe moderner Technik zu entlasten. Einfach, kostengünstig und verlässlich.
Doch die Technik alleine bestimmt noch nicht über Erfolg und Misserfolg Ihrer Bemühungen. Zusätzlich sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch aktiv in den Digitalisierungsprozess einbinden und sie kontinuierlich weiterbilden – so wie es heute bereits 55 Prozent aller befragten Unternehmen nach eigenen Angaben tun. Ist das nicht der Fall, bewirkt selbst das beste Collaboration Tool keine verbesserte Kommunikation, und wo liegt der Nutzen einer virtuellen Datenablage, wenn sie niemand nutzt?
Sie sehen schon: Wenn Sie erfolgreich auf der Digitalisierung-Welle mitschwimmen möchten, sollten Sie in allen Bereichen Ihres Unternehmens anpacken. Hier noch einmal die wichtigsten Anregungen im Überblick:
Unternehmen, welche die Möglichkeiten der Digitalisierung optimal für sich nutzen, ...
- ... haben eine klare Strategie und benennen einen zentralen Verantwortlichen.
- ... setzen überdurchschnittlich häufig ECM-Lösungen und Cloud-Services ein.
- ... haben die elektronische Rechnung bereits umgesetzt und nutzen dafür gängige Standards wie EDI.
- ... haben die Digitalisierung der Papierakten abgeschlossen.
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