Enterprise Content Management (ECM): Grundlagen

Dass die Zahl Sieben die Grundlage einer tollen Karriere sein kann, war schon zu Zeiten der Gebrüder Grimm bekannt. Sieben auf einen Streich erledigte das tapfere Schneiderlein im gleichnamigen Grimm‘schen Märchen und verhalfen diesem zu unerwartetem Erfolg. Mit sieben Erfolgsfaktoren können auch jene Unternehmen rechnen, die bei ihrer alltäglichen Arbeit auf ein Enterprise Content Management, kurz ECM, setzen. Warum das so ist und welche grundlegenden Fakten zum ECM Sie unbedingt kennen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ECM – das versteckt sich dahinter

Generell ist das Enterprise Content Management ein Dokumentenmanagement-System. Es ersetzt ein papierbasiertes Archiv sowie das manuelle Bearbeiten beispielsweise sämtlicher buchhalterischer oder das Personal betreffender Aufgaben durch digitale, automatisierte Abläufe. Dabei unterstützt das ECM die Verwaltung elektronischer Dokumente, erleichtert die Wiederauffindbarkeit mittels Verschlagwortung und Volltextsuche und fördert zeiteffizientes Arbeiten mittels Automatisierung von Routineaufgaben. Für viele Unternehmen bedeutet die Arbeit mit einem ECM dabei in erster Linie die elektronische Rechnungsstellung. Tausendfach genutzt, erleichtert sie etlichen Betrieben die Arbeit – und das vor allem in der Buchhaltung. Hier konzentriert sich das Enterprise Content Management auf den Rechnungseingang, die weitere Verarbeitung, Begleichung und Ablage oder Archivierung. Vollautomatisiert verschafft die digitale Lösung den Mitarbeitern einen Zugewinn an Zeit, die sie für andere wichtige Aufgaben nutzen können. Deshalb setzen schon heute viele Unternehmen auf die Arbeit mit hochentwickelten ECM-Systemen und halten sich darüber wettbewerbsfähig.

Doch bevor die Umstellung von analoger auf digitale Arbeit starten kann, steht die Beantwortung einer entscheidenden Frage aus: Welches Ziel soll die Einführung eines Enterprise Content Management erreichen? Die Antwort kann hier sehr unterschiedlich ausfallen. Ob schnellere Rechnungsverarbeitung, höhere Servicequalität oder effizientere Prozesse – ein ECM kann viele Visionen eines Unternehmens erfolgreich erfüllen. Worauf es ankommt, sind dabei zunächst eine realistische Einschätzung des Ist-Zustandes innerhalb des Betriebs und seiner Abteilungen sowie eine ganzheitliche Planung.

Auf dem richtigen Weg mit dem Pareto-Prinzip

Pareto haben Sie noch nie gehört? Und die 80/20-Regel ist Ihnen fremd? Kein Problem, denn im Grunde ist es ganz einfach: Unabhängig davon, welches Ziel Sie mit der Implementierung eines Enterprise Content Management erreichen möchten, steht am Anfang die gute alte 80/20-Regel bzw. das Pareto-Prinzip. Konkret bedeutet das, 20 Prozent der Dokumente sorgen für 80 Prozent aller Probleme. Genau deshalb ist eine ganzheitliche Planung des ECM-Einsatzes im Vorfeld extrem wichtig, hilft sie doch, die lohnenswertesten Einsatzfelder zu identifizieren. Dafür sollten Sie zunächst herausfinden, wo sich ECM-Anwendungen am einfachsten einführen lassen, an welchen Stellen Sie sich die größten Verbesserungen versprechen und wo die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter am wahrscheinlichsten ist. Denn gerade letztere sind maßgeblich für den Erfolg eines Enterprise Content Management verantwortlich.

Ihre Mitarbeiter sind letztendlich die Menschen, die jeden Tag mit dem Enterprise Content Management in Berührung kommen, schließlich ist es ein fester Bestandteil ihrer Arbeit. Umso wichtiger ist es, dass Sie sie von Anfang an mit ins Boot holen, die Vorteile des ECM deutlich darlegen, offene Fragen beantworten und so eventuelle Ängste und Unsicherheiten (Stichwort: Arbeitsplatzverlust) abbauen. Der wichtigste Faktor hierbei: Zeit. Ein ECM lässt sich nicht über Nacht einrichten und ein ganzer Betrieb nicht innerhalb weniger Tage von analog auf digital umstellen. Wollen Sie in einem Big-Bang-Projekt alles auf einmal erreichen, sind Sie leider auf dem Holzweg. Denn Hau-Ruck-Aktionen werden Ihre Mitarbeiter garantiert überfordern und ihnen kaum eine Chance geben, um den Umgang mit dem ECM-System angemessen zu lernen. Das Ergebnis: Ihr Projekt scheitert komplett, läuft völlig aus dem Zeit- und/oder Budgetplan oder wird abgebrochen, sodass das ECM nur in ein oder zwei Abteilungen zum Einsatz kommt. Das ist weder effizient noch zielführend!

In sieben Schritten zum Erfolg

Wie verläuft die Implementierung eines Enterprise Content Management also im Idealfall? Entscheidend – und da schließt sich der Kreis – sind sieben Schritte:

Möchten Sie ein ECM in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen und auf langfristige Effizienz bauen, dann sollten Sie die folgenden sieben Punkte auf jeden Fall befolgen.

1. Die Ist-Analyse

Setzen Sie sich als erstes mit den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, für die das Enterprise Content Management in Frage kommt, zusammen und ermitteln Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potential zur Umstrukturierung.

2. Ziele definieren und Vorteile identifizieren

In einem zweiten Schritt geht es um die konkrete Zielformulierung und die erwarteten Vorteile. Fragen Sie sich, welchen Nutzen das Enterprise Content Management Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – wie eingangs erläutert, sind die Möglichkeiten vielfältig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

3. Die Software-Auswahl

Ohne Software keine digitale Archivierung. Als essenzieller Bestandteil einer reibungslosen Digitalisierung von Papierdokumenten sollte sie unterschiedliche Dateiformate verarbeiten und managen können. Für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIFF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel und unveränderbar, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Wichtig ist, dass das digitale Dokument mittels Volltextsuche vollständig durchsuchbar ist und sich schnell auffinden lässt – für ein effizientes Arbeiten ist das unerlässlich.

4. Das Planen der ECM-Implementierung

Bei der Planung Ihres Enterprise Content Management-Projektes sollten Sie ebenfalls alle Mitarbeiter mit einbeziehen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu eruieren. So vermeiden Sie eine mangelnde Akzeptanz des neuen Systems, die den Projekterfolg gefährden könnte. Analysieren Sie die bestehende IT-Infrastruktur, Workflows und andere genutzte Programme, um die Integration des ECM reibungslos vornehmen zu können. Ebenfalls wichtig: die richtige Indexierung, das heißt die richtige Verschlagwortung der Dokumente. Für die Struktur Ihres digitalen Archivs und die Wiederauffindbarkeit der Dateien ist das entscheidend.

5. Konfiguration und Optimierung der Lösung

Nach der Planungsphase folgt die Zeit der Konfiguration und Optimierung des Enterprise Content Management. Hier setzen Sie die vorangegangene Planung um und verknüpfen das ECM-System mit den dafür ausgewählten Anwendungsprogrammen, der E-Mail-Infrastruktur und den beruflich genutzten, mobilen Endgeräten Ihrer Mitarbeiter.

6. Stärkung der Anwender-Akzeptanz

Ein Enterprise Content Management einzurichten und seine Vorteile zu bekräftigen reicht jedoch nicht aus für den langfristigen Erfolg. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen am Ball bleiben. Organisieren Sie deswegen regelmäßige Schulungen, bei denen jeder sein Wissen zum ECM vertiefen und sein Können ausbauen kann. Das verringert Unsicherheiten und verhindert, dass sich Fehler einschleichen.

7. Regelmäßiges Überprüfen des Fortschritts

Wichtig ist: Ein Enterprise Content Management ist kein statisches IT-System, sondern vielmehr eine Art lebendes Ökosystem. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich das Archiv. Deswegen ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen sich mit dem ECM gemeinsam weiterentwickelt. Hier helfen regelmäßige Überprüfungen der Fortschritte, die das Unternehmen bislang erreicht hat. In einem Revisions- und Optimierungs-Workshop können Sie Ihre ersten Erfahrungen einbringen und mögliche Verbesserungen anstoßen. So steht der erfolgreichen Arbeit mittels ECM nichts im Wege.

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