Wenn Sie heute eine Runde durch Ihr Büro drehen und jemanden sehen, der sich durch einen Stapel Papierdokumente wühlt, geht dieser Mitarbeiter nicht seiner eigentlichen Arbeit nach. Kein Unternehmen würde eigens Mitarbeiter einstellen, nur damit diese Papierunterlagen hin- und herschieben. Mitarbeiter werden eingestellt, um wichtige Buchhaltungs-, Entwicklungs- und Vertriebsaufgaben zu übernehmen, um nur einige Beispiele zu nennen.
Einer der größten Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements besteht darin, dass all Ihre Mitarbeiter sich auf genau das konzentrieren können, wofür sie eingestellt wurden. Ein gutes Dokumentenmanagement-System befreit sie von der zeitaufwändigen und umständlichen Bearbeitung von Papierunterlagen. Produktivität und Prozesseffizienz werden erhöht.
Ohne digitales Dokumenten-Management landet ein Großteil Ihrer wichtigen Geschäftsinformationen in Aktenschränken, E-Mail-Ordnern und auf lokalen Festplatten. Der Zugriff auf diese Dokumente ist umständlich und es können dadurch Engpässe in Ihrem Unternehmens-Workflow entstehen.
Nehmen wir einmal an, Sie müssen die Rechnung eines Anbieters genehmigen, bevor die Buchhaltungsabteilung die Zahlung veranlasst. Dabei stellen Sie fest, dass Sie diese zunächst mit der Bestellanforderung und der aktuellsten Preisliste abgleichen müssen. Also machen Sie sich daran, diese Dokumente zu finden. Nachdem Sie Ihre E-Mails und lokalen Dateien durchsucht haben, fragen Sie vielleicht Kollegen nach den betreffenden Dokumenten, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Am Ende legen Sie die Rechnung wieder in Ihrem Posteingang ab, und die Genehmigung (sowie die Bezahlung des Anbieters) muss auf einen anderen Tag verschoben werden.
Es ist offensichtlich, dass ein mangelhafter Zugriff auf erforderliche Dokumente Ineffizienz und Frust bedeutet. Leider sind diese ineffizienten Workflows nur allzu gegenwärtig. Darum bildet ein digitales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System die Grundlage eines effizienten Workflow-Managements und die Grundlage für Prozessverbesserungen.
Wenn Sie Ihre papierbasierten Verfahren durch digitales Dokumenten-Management ersetzen, hat das nur Vorteile. Einige davon:
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Leistungsstarke Suchfunktionalität: Dank Indexierung und Volltextsuche finden Sie Dokumente innerhalb von Sekunden und erhöhen dadurch die Produktivität.
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Mehr freier Speicherplatz: Durch die Digitalisierung können Sie den Platz, den Sie gegenwärtig zur Aufbewahrung von Dokumenten nutzen, etwa Aktenschränke oder ganze Archivräume, sinnvoller nutzen.
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Kosteneinsparungen: Kosten für Papier, Druck, Porto, Versand, Kopiergeräte und deren Wartung entfallen.
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Einfacher Zugriff: Digitales Dokumenten-Management ermöglicht es, jederzeit auf wichtige Informationen zuzugreifen – auch über mobile Geräte. Dank Versionierung können mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten und es wird sichergestellt, dass Sie stets über die aktuellste Datei verfügen.
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Datensicherheit: Es gehen keine Dokumente mehr verloren und Sicherheitsmaßnahmen verhindern den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dateien. Im Falle eines Sicherheitsverstoßes oder einer Naturkatastrophe stellt das digitale Backup sicher, dass Sie Ihr Geschäft wie gewohnt fortführen können.
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Mehrere Berechtigungsebenen: Das Workflow-Management wird optimiert und die Compliance gesichert.
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Automatischer Audit Trail: Sie sind immer informiert darüber, wer zuletzt auf ein Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Mit digitalem Dokumenten-Management als Grundlage können Sie zahlreiche Routineaufgaben durch elektronische Workflows optimieren. Wenn relevante Informationen problemlos ihren Weg zu den zuständigen Mitarbeitern finden, ist es zum Beispiel relativ einfach, Rechnungsgenehmigungen zu automatisieren. Und dadurch können alle Mitarbeiter sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden – auch Sie selbst.
Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.
