DMS-SOFTWARE

Mehr Überblick und Ordnung dank effizienter Dokumentenverwaltung

Aufgaben und Papier stapeln sich? Zeit und Informationen fehlen? Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) meistern Sie die Dokumentenflut. Steigern Sie Ihr Tempo im Business mit der DMS-Software von DocuWare.

Optimale Verfügbarkeit von Informationen
Mehr Zeit und weniger Aufwand dank Automatisierung
Sichere Archivierung unter Einhaltung des Datenschutzes — sowie anderer Richtlinien und Vorschriften

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Mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen bei der Verwaltung ihrer Dokumente auf DocuWare

Müheloses Ablegen und blitzschnelles Finden von Dokumenten

Schluss mit unorganisierten Dateien und verstreuten Informationen: DocuWare speichert Ihre Dokumente zentral und extrahiert das Wesentliche für ein optimales Wiederfinden. Ob Rechnungen, Angebote, E-Mails oder Verträge – alles ist im Handumdrehen geordnet und sicher abgelegt. So geht nichts mehr verloren und wichtige Informationen sind jederzeit sofort verfügbar.

Mehr Zeit fürs Wesentliche: Routineaufgaben automatisieren

Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit effizienter, indem Sie auf Mehraufwand und manuelle Datenerfassung verzichten. DocuWare automatisiert die Ablage und Versionierung Ihrer Dokumente, überwacht Fristen, beschleunigt Genehmigungsprozesse und liefert Ihnen wichtige Status-Updates. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Prioritäten, DocuWare erledigt den Rest.

Sichere Zusammenarbeit —immer und überall

Flexibles Arbeiten leicht gemacht: Mit DocuWare bleibt Ihr Team vernetzt und produktiv, ohne Kompromisse bei der Sicherheit. Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, um ihre Projekte voranzutreiben. Der verschlüsselte Datenaustausch und die einfach steuerbaren Berechtigungen schützen sensible Informationen zuverlässig.

Mit der DMS-Software von DocuWare bekommen Sie alle Dokumente in den Griff — einfach, schnell, intuitiv

Gut organisierte Dokumente sind entscheidend für erfolgreiche Geschäftsprozesse. DocuWare sorgt für Transparenz und reibungslose Abläufe, damit Sie entspannt und fokussiert arbeiten können.

Ablegen

Finden

Steuern

Bearbeiten

Synchronisieren

Schützen

Organisieren Sie Dokumente strukturiert und sicher

Ob eingehende oder ausgehende Geschäftsdokumente: In DocuWare werden sie zentral erfasst, mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen verknüpft. Automatisierte Importfunktionen und Datenerfassung sorgen für unmittelbare Verfügbarkeit und Produktivität.

Finden Sie Informationen schnell und zuverlässig

Ob Volltextsuche, gezielte Filter oder Aktenansicht: DocuWare zeigt auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Projekt, einer Kunden- oder Lieferantenakte, für einen bestimmten Zeitraum oder Geschäftsvorfall. Erhalten Sie eine sofortige Anzeige des Dokuments, unabhängig von Dateigröße und -format.

Gestalten Sie Ihre Prozesse effizient und nachvollziehbar

Nutzen Sie flexibel anpassbare Workflows und Formulare, um dokumentenbasierte Prozesse effizient zu steuern, Fristen zu überwachen, Reaktionszeiten zu beschleunigen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachzuvollziehen – von der Rechnungsfreigabe bis zur Vertragserneuerung.

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Ermöglichen Sie intuitive und effiziente Zusammenarbeit

Versehen Sie Dokumente mit Notizen, Ihrer Unterschrift und Stempeln oder markieren Sie wichtige Details, ohne das Original zu verändern. Oder öffnen Sie die Dokumente im Originalprogramm und bearbeiten Sie sie wie gewohnt. Die automatische Versionierung und Dokumentenhistorie sowie ein jederzeit vollständiger Statusüberblick schaffen dabei lückenlose Transparenz.

Nutzen Sie nahtlos unterschiedliche Programme

Integrieren Sie DocuWare in wichtige Geschäftsanwendungen wie Microsoft Teams, Outlook sowie Ihr ERP oder CRM, um Dokumente nahtlos abzulegen, auf sie zuzugreifen und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. Das erspart ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz an allen Stellen.

Verwalten und archivieren Sie Dokumente rechtskonform

Gut organisierte Dokumente erleichtern es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erfüllen und jederzeit auskunftsbereit zu sein. Die filigrane Rechtestruktur, sichere Erfassung, klar geregelte Abläufe und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentverlust, Missbrauch und Manipulation.

Häufig gestellte Fragen zu DMS-Softwarelösungen

Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Sowohl als auch. DocuWare ist als Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung mit flexiblen Lizenzen für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar und bietet Ihnen damit höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Darüber hinaus ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf der eigenen Serverlandschaft kein Problem. Beide Optionen bieten identische Funktionen und User-Erfahrung.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement mit der Softwarelösung von DocuWare?

DocuWare ermöglicht die Digitalisierung, indem es Dokumente zentral speichert, organisiert und intuitiv zugänglich macht. Die Software erfasst Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, extrahiert relevante Informationen und ordnet und verknüpft sie automatisch. So sind Informationen jederzeit griffbereit und sicher gespeichert. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen DocuWare die sichere Digitalisierung und effiziente Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse in Buchhaltung, HR und mehr.

Können Dokumente jeder Art in DocuWare importiert werden?

Selbstverständlich. Dabei spielt es keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder wo es erstellt wurde. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge in DocuWare hochladen, genauso wie E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in DocuWare abgelegt. Im DocuWare Viewer können Sie die Dokumente von Format unabhängig anzeigen. Gleichzeitig ist das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.

Was passiert mit den bisherigen physischen Papierdokumenten? Müssen wir diese trotzdem noch aufbewahren?

Beim Umstieg auf DocuWare können Ihr physischer Bestand an Papierdokumenten digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dies wird als „ersetzendes Scannen" bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt und die digitalen Kopien ersetzen die Originale. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie Platz und haben Ihre Dokumente jederzeit digital verfügbar.

Wo werden Dokumente mit DocuWare gespeichert?

Mit DocuWare werden Dokumente sicher in elektronischen Archiven gespeichert. Benutzer können von jedem Ort und über jedes Endgerät zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Wie gewährleistet DocuWare Compliance mit Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass DocuWare – Produkt und Unternehmen – alle Standards und Normen erfüllt, um die Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. Unter anderem ist DocuWare nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203 zertifiziert.

Inwieweit lässt sich DocuWare auf individuelle Bedürfnisse anpassen?

DocuWare lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und skalieren. Sie können Archive, Dialoge, Felder und Workflows individuell konfigurieren und die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So fügt sich DocuWare optimal in Ihre Arbeitsabläufe ein und steigert Ihre Effizienz.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der DMS-Software verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung der DMS-Software von DocuWare – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung der DMS-Software von DocuWare kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und mehr an. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

DocuWare erspart uns viele Wege, die früher zwischen den verschiedenen Firmengebäuden zurückzulegen waren, und natürlich Zeit. Darüber hinaus wurde die Arbeitsweise neu strukturiert. Es gibt klare Regeln, wie Dokumente abgelegt werden, wodurch diese schnell wieder auffindbar sind. Und dank der einfachen Benutzeroberfläche können wir Workflows selbst designen.

Die automatische und lernfähige Indexierung ist für uns eine große Hilfe im Alltag. Auch eingescannte Dokumente sind innerhalb von Sekunden für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse über die digitale Dokumentenverwaltung hinaus — mit DocuWare

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.

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