Lagern auch Sie noch alte, aber wichtige Papierdokumente in Ordnern oder Kisten? Dank KI ist die Digitalisierung einfach wie nie: Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und im passenden System gespeichert – sei es ein DocuWare Archiv oder ein anderes System Ihrer IT-Landschaft.
Inhalt:
- Verstaubte Papierdokumente
- Digitalisierung leicht gemacht
- Intelligent Document Processing mit DocuWare im Video
- Mehr zu DocuWare IDP
Verstaubte Papierdokumente
Papierdokumente gelten fast schon als Relikt aus alten Zeiten, sind in vielen Firmen aber keine Seltenheit. Häufig beginnt die Umstellung auf digitales Arbeiten an einem Stichtag X, ältere Dokumente verbleiben jedoch oftmals in einem Papierarchiv mit allen bekannten Nachteilen: Die Inhalte sind nicht einfach verfügbar, der Remote-Zugriff ist nicht möglich, es muss aufwändig in Ordnern oder Kisten gesucht werden und nicht zuletzt besteht ein hoher Bedarf an Lagerraum.
Dies können HR-Dokumente von langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sein, vor Jahren abgeschlossene Verträge oder andere wichtige Unterlagen sein. Alles alt, aber noch gültig – der Reißwolf ist daher keine Option.
Digitalisierung leicht gemacht
Mit DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) machen Sie sich die Vorteile künstlicher Intelligenz zu Nutze. Einmal konfiguriert, laufen die folgenden Digitalisierungsschritte automatisch ab. Sie müssen nur die Papierstapel auf den Scanner legen.
- Schritt 1: DocuWare IDP trennt den Stapelscan in die einzelnen Dokumente (Splitting).
- Schritt 2: Auf Grundlage des Inhalts, der Eigenschaften oder Merkmale werden die einzelnen Dokumente verschiedenen Kategorien zugeordnet (Klassifizierung).
- Schritt 3: Relevante Daten werden je nach Dokumentkategorie aus den einzelnen Dokumenten ausgelesen (Extraktion). Bei HR-Dokumenten kann das der Name oder die Personalnummer sein, bei Verträgen die Laufzeit und die Vertreter der Vertragsparteien.
- Schritt 4: Die Dokumente werden im jeweils passenden System gespeichert und mit den extrahierten Daten angereichert. So können sie schneller gefunden werden oder im Kontext aufgerufen werden, z.B. in der Personalakte. Als Zielsystem bietet sich DocuWare als sicheres Dokumentenmanagement-System an, aber auch andere Systeme, wie spezielle HR- oder Vertragsmanagementlösungen, lassen sich problemlos einbinden.
Ist Ihr Digitalisierungsprojekt abgeschlossen, sind alle Dokumente und Informationen leicht zugänglich: mit Volltextsuche nach Inhalten, Zugriff aus dem Home-Office und ohne Medienbruch zwischen alten Papierdokumenten und neueren, originär digitalen Dokumenten.
Intelligent Document Processing mit DocuWare im Video
Erhalten Sie in nur zwei Minuten einen Überblick über die Vorteile, die DocuWare IDP auch für Ihr Unternehmen bietet.
Mehr zu DocuWare IDP
Für weitergehende Informationen zu den Funktionen und Anwendungsszenarien von DocuWare IDP lesen Sie auch folgende Blog-Artikel:
• DocuWare IDP – alle Funktionen im Überblick
• Mehr Automatisierung im Eingangsrechnungsprozess mit DocuWare IDP
• Posteingang automatisieren mit DocuWare IDP
