Das neue DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) bietet durch KI-Einsatz signifikante Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung. Auch komplexe Daten aus Rechnungen und möglicherweise zerknitterten Lieferscheinen werden automatisch ausgelesen und stehen so für die Rechnungsprüfung zur Verfügung.
Der erste Schritt der automatischen Rechnungsverarbeitung umfasst den Import von Rechnungen und Lieferscheinen sowie das Auslesen ihrer Inhalte, einschließlich der aufgelisteten Artikel. Hier bieten die neuen IDP-Funktionen zusätzliche Möglichkeiten zur Automatisierung.
Inhalt:
- Dokumente automatisch trennen und klassifizieren
- Dokumente automatisch auslesen
- Vergleich: Intelligent Indexing vs. IDP Extraction
- Weitere Informationen zu DocuWare IDP
Dokumente automatisch trennen und klassifizieren
Während Rechnungen meist per E-Mail im Unternehmen eingehen, häufig sogar direkt an ein spezielles Postfach der Kreditorenbuchhaltung, sind Lieferscheine nach wie vor aus Papier und müssen zunächst digitalisiert werden. Werden sie an einer zentralen Stelle zusammen mit der unternehmensweiten Papierpost stapelweise verarbeitet, bietet die IDP-Funktion „Splitting“ das Aufteilen eines Stapelscans in die einzelnen Dokumente, auch ohne Trennblätter, Barcodes oder ähnliches. Anschließend werden die Dokumente anhand ihrer Inhalte und Merkmale per IDP „Classification“ den unterschiedlichen Dokumenttypen zugeordnet, in unserem Fall also die Lieferscheine als solche identifiziert und entsprechend weiterverarbeitet.
Dokumente automatisch auslesen
Rechnungen und Lieferscheine enthalten zahlreiche Daten, die für die automatische Rechnungsverarbeitung ausgelesen werden müssen. Dazu gehören nicht nur Rechnungsbetrag und Kontonummer, sondern auch die einzelnen aufgelisteten Positionen. Diese sind unerlässlich für den genauen Abgleich von Rechnung und zugehörigem Lieferschein sowie für die Zuweisung einzelner Rechnungsposten zu verschiedenen Kostenstellen.
Für das automatische Auslesen können Sie Intelligent Indexing nutzen, das manuelle Dateneingaben überflüssig macht und durch maschinelles Lernen mit jedem Dokument zuverlässigere Ergebnisse liefert. Alternativ bietet die neue IDP-Funktion „Extraction“ Vorteile in folgenden Fällen:
- Komplexe Einzelpositionen
Dies können mehrzeilige Einzelpositionen sein, jeweils tabellarisch aufgebaute Einzelpositionen („Tabelle in der Tabelle“) oder auch Einzelpositionen über Seitenumbrüche hinweg. - Scans von zerknitterten oder fleckigen Dokumenten
Lieferscheine sind häufig mehrfach gefaltet, werden beim Transport oder Öffnen der Pakete möglicherweise beschädigt und erhalten auf dem Schreibtisch eventuell zusätzliche Kaffeeflecken. All das ist kein Problem für die Datenextraktion mit DocuWare IDP. Solange das menschliche Auge die entsprechenden Daten lesen kann, kann es die künstliche Intelligenz bei den Scans auch.
Vergleich: Intelligent Indexing vs. IDP Extraction
Sowohl Intelligent Indexing als auch IDP Extraction liefern hervorragende Ergebnisse beim automatischen Auslesen von Rechnungen und Lieferscheinen. Ein genauerer Blick auf die Unterschiede und jeweiligen Stärken beider Methoden lohnt sich, um die optimale Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.
| Frage | Intelligent Indexing | IDP Extraction |
| Welche Daten können extrahiert werden? | Strukturdaten wie Firma, Rechnungssumme, Kontonummer und Zahlungsziel, sowie einfache Einzelpositionen | Zusätzlich Daten aus komplexen Einzelpositionen und Tabellen |
| Wie hoch ist der Automatisierungsgrad? | Automatisches Datenauslesen kombiniert mit individueller Bestätigung bzw. Korrektur | Vollständig automatisierte Datenextraktion ohne manuelles Eingreifen |
| Wie wird das System trainiert? | Training bei der Anwendung durch User-Feedback (Bestätigung oder Korrektur) | Konfiguration und Training vorab durch DocuWare Partner oder DocuWare Professional Services; anpassbare, vortrainierte Modelle für schnellen Start verfügbar |
| Ist es mit DocuWare Cloud einsetzbar? | Ja, inklusive bei jedem Cloud-Paket | Ja, mit zusätzlicher Lizenz für DocuWare IDP |
| Ist es mit DocuWare als On-Premises System einsetzbar? | Ja, als Cloud-Service oder als lokale Installation, jeweils mit Zusatzlizenz | Ja, mit zusätzlicher Lizenz für DocuWare IDP |
Weitere Informationen zu DocuWare IDP
Auf unserer Webseite finden Sie umfassende Informationen zu den Möglichkeiten von DocuWare Intelligent Document Processing. In unserem Produkt-Blog wird zudem der Anwendungsfall "Posteingang automatisieren" ausführlich beleuchtet.
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren DocuWare Vertriebskontakt. Dieser berät Sie gerne individuell und hilft Ihnen, die optimale Lösung für Ihren spezifischen Bedarf zu finden.
