Mit dem neuen DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) digitalisieren und automatisieren Sie vollständig Ihren gesamten Posteingang, ob als Brief oder per Mail. Minimieren Sie manuelle Arbeitsschritte und Fehlerquellen mit Hilfe von KI und nutzen die freigewordenen Mitarbeiter-Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben.
Inhalt:
- Papierpost muss kein Zeitfresser sein
- Schritt 1: Papierpost scannen und Dokumente trennen
- Schritt 2: Dokumente klassifizieren
- Schritt 3: Dokumentinhalte extrahieren
- Schritt 4: Passenden Prozess für Dokument auslösen
- Ähnlicher Prozess für Post per Mail
- Lizensierung für DocuWare IDP
Papierpost muss kein Zeitfresser sein
Trotz fortschreitender Digitalisierung erhalten Unternehmen weiterhin eine Vielzahl an Papierpost, wie Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Kundenanfragen. Mit DocuWare IDP können Sie all diese Dokumente automatisch klassifizieren und auslesen. Anhand Ergebnisse werden anschließend passende Workflows gestartet und die Dokumente den verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen zugewiesen.
Manuelle Arbeit reduziert sich somit auf das Öffnen der Briefumschläge. Hier sind die nächsten Schritte.
Schritt 1: Papierpost Scannen und Dokumente trennen
Legen Sie einfach die gesamte Post auf einen Stapel und scannen diesen ein. DocuWare IDP trennt den Stapel sicher in die einzelnen Dokumente mit Hilfe der „Splitting“-Funktion.
Alternativ können Sie (wie bisher ohne IDP) Trennblätter oder Barcode-Aufkleber verwenden, um die Dokumente innerhalb eines Stapelscans nach dem Digitalisieren wieder zu trennen.
Schritt 2: Dokumente klassifizieren
DocuWare IDP ordnet die Dokumente basierend auf ihrem Inhalt, ihren Eigenschaften oder Merkmalen den passenden Dokumentenklassen zu. Dafür können Sie mit vordefinierte Dokumentenklassen arbeiten oder auch mit individuellen, auf Ihren Bedarf zugeschnittenen. Neue Klassifizierungsmodelle sind schnell erstellt.
Schritt 3: Dokumentinhalte extrahieren
Auf Basis der erkannten Dokumentklassen liest DocuWare IDP die jeweils relevanten Informationen aus den Dokumenten aus. Bei Verträgen werden beispielsweise Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist ausgelesen, bei Rechnungen Rechnungspositionen, Beträge und Zahlungsziel.
Die „Extraction“-Funktion liefert beim Auslesen von Dokumentinhalten auch in schwierigen Fällen beste Ergebnisse, bei denen einfache OCR oder Intelligent Indexing an ihre Grenzen stoßen, wie:
- Verschmutzte oder verknitterte Dokumente
- Inhalte aus komplexen Tabellen, z.B. Rechnungspositionen
- Inhalte aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten, z.B. Verträge
- Handgeschriebene Inhalte, z.B. Papierformulare
Schritt 4: Passenden Prozess für Dokument auslösen
Auf Basis des Dokumenttyps und der extrahierten Inhalte – alles wird in Form von Indexwerten an DocuWare übergeben – wird für jedes Dokument der passende Prozess in DocuWare ausgelöst. Rechnungen gehen in die Buchhaltung und der Freigabeworkflow startet, Verträge werden an die jeweilige Fachabteilung und die Rechtsabteilung für den Prüfungsworkflow übergeben. Und einfache Post wird dem Adressaten in einer Posteingangsliste in DocuWare angezeigt.
Ähnlicher Prozess für Post per Mail
DocuWare IDP automatisiert ebenso alle Post, die elektronisch über eine allgemeine info@... -Adresse ins Unternehmen kommt. Anstelle vom Scannen bei Schritt 1 wird das entsprechende Postfach überwacht und alle E-Mails mit ihren Anhängen automatisch in DocuWare importiert. Die folgenden Schritte 2-4 unterscheiden sich nicht von dem oben beschriebenen Prozess.
Lizensierung für DocuWare IDP
DocuWare IDP kann man in Kombination mit DocuWare Cloud, DocuWare als On-Premises System und auch ohne DocuWare System einsetzen. Es stehen verschiedenste IDP-Pakete zur Verfügung, um den jeweiligen Bedarf an IDP-Funktionen abzudecken.
Um die IDP-Funktionen in Ihrem DocuWare System aufrufen zu können, benötigen Sie zusätzlich DocuWare Workflow Manager (inklusive bei DocuWare Cloud) oder DocuWare storageRobot. Die Splitting-Funktion ist derzeit nur in Kombination mit DocuWare storageRobot verfügbar.
Ihr DocuWare Vertriebspartner berät Sie gerne im Hinblick auf Ihren spezifischen Bedarf.
Auf unserer Webseite erfahren Sie mehr zu DocuWare Intelligent Document Processing.
