Es gibt Rechnungsvolumen, die besser sechs Augen prüfen anstatt vier. Es gibt Budgets, die das Okay von mindestens einem Vorgesetzen erfordern und zeitliche oder finanzielle Limits, die nicht überschritten werden dürfen. Mit DocuWare Workflow Manager können Sie interne Vorgaben für Geschäftsvorgänge genau festlegen und jederzeit neu anpassen, um Entscheidungen abzusichern und zu kontrollieren.
Was passiert, wenn…
Im digitalen Workflow lässt sich bis ins Detail definieren, was passieren soll, wenn bestimmte Situationen oder Ausnahmen eintreten. Legen Sie Fristen fürs Erledigen von Aufgaben fest und bestimmen Sie, was beim Überschreiten geschieht. Oder schreiben Sie vor, dass eine oder mehrere Personen einer Entscheidung unter bestimmten Voraussetzungen zustimmen müssen.
Regeln für Ausnahmen
Sichern Sie sich etwa in der Rechnungsverarbeitung mehrstufig ab, indem bei Rechnungen mit besonders hohen Summen zusätzlich zur sachlichen und fachlichen Prüfung die Freigabe der Finanzleitung erforderlich ist.
Oder sorgen Sie bei der Auftragsabwicklung dafür, dass Rabatte nicht einfach ausnahmsweise gewährt, sondern davor abgesegnet werden. Ebenso denkbar ist zum Beispiel, Urlaubsanträge ab einer bestimmten Länge über eine weitere Freigabe-Instanz als gewöhnlich laufen zu lassen oder Onboarding-Aufgaben automatisch anderen Bearbeitern zuzuweisen, wenn diese sie nicht rechtzeitig erledigen.
Dynamische Limits
Wie ein Geschäftsvorgang ablaufen soll, hängt bisweilen auch davon ab, wer ihn ausführt. Entsprechend ist es möglich, den Handlungsspielraum einzelner Bearbeiter oder Benutzergruppen individuell zu definieren. Die Budgetgrenzen für die Rechnungsfreigabe etwa können Sie abhängig von Abteilung, Berufserfahrung oder beliebigen anderen Faktoren dynamisch festlegen, indem Sie den Workflow über ein Archiv als Datenquelle steuern.
Keine Programmierung nötig
Mit DocuWare Workflow Manager digitalisieren Sie noch so komplexe Prozesse in Vertrieb, Personalwesen, Finanzen und weiteren Bereichen ganz ohne Programmierkenntnisse. Alle Bearbeitungsschritte, Vorgaben und Ausnahmen folgen den Regeln, die Sie über eine grafische Benutzeroberfläche – den Workflow Designer – festlegen.
Die Aufgaben und Bedingungen werden mit Drag & Drop in ein Flussdiagramm gezogen, mit frei definierbaren Variablen verknüpft und miteinander verbunden. Das gibt Ihnen die Flexibilität, den Ablauf jederzeit neu anzupassen, wenn sich Regeln ändern, erweitern oder als hinfällig erweisen.
DocuWare Workflow Manager ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. Für lokal installierte Systeme steht DocuWare Workflow Manager als Zusatzmodul zur Verfügung.