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DIGITALE AKTE

Personalverwaltung, die motiviert

Verstreut, vergilbt oder unvollständig? Nichts blockiert mehr als fehlende Informationen. Mit DocuWare organisieren Sie alle Personaldokumente digital und übersichtlich an einem Ort. 

  • Jederzeit schneller Zugriff auf Personalakten 
  • Sicherheit für vertrauliche Daten 
  • Zukunftsorientierte HR-Digitalisierung  
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Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Ein Organisationstalent für Personaldokumente

DocuWare speichert Personaldokumente sicher und ermöglicht das schnelle Abrufen, Teilen und Aktualisieren von relevanten Informationen. Verabschieden Sie sich von Papierwust und Excel-Listen und erledigen Sie administrative Aufgaben beim Onboarding oder der Lohnabrechnung mit nur wenigen Klicks.  

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HR-Informationen auf Knopfdruck 

Beantworten Sie Personalanfragen ohne langes Suchen. Stattdessen haben Sie zu jeder Zeit den Überblick über Termine und die Vollständigkeit der Unterlagen, während Mitarbeitende von der Akteneinsicht von jedem Endgerät aus profitieren. So macht HR noch mehr Spaß! 

 

Datenschutz — so einfach wie nie 

Beseitigen Sie jedes Risiko, dass vertrauliche Personaldaten in falsche Hände geraten. DocuWare gibt Ihren Mitarbeitenden die Sicherheit, dass nur berechtigte Personen ihre Akten einsehen können. Jeder Zugriff wird dabei genau protokolliert und ist damit stets nachvollziehbar. 

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Sie möchten mehr erfahren?

Verwaltungsaufwand minimieren, Zukunft gestalten

Führungskräfte entwickeln, innere Kündigungen vermeiden und den Teamgeist trotz Homeoffice stärken — Ideen gibt es viele, aber die Zeit zur Umsetzung fehlt? Mit DocuWare gewinnen Sie durch die Automatisierung manueller Verwaltungsaufgaben wertvolle Stunden für strategische Projekte zurück. 

  • Ablage
  • Zugriff
  • Gehaltsabrechung
  • Datenschutz
  • Koordination
  • Wiedervorlage

Weniger Aufwand, mehr Automatisierung   

  • Mit DocuWare pflegen Sie Personaldaten und Dokumente an zentraler Stelle. Auf dieser Basis lassen sich Vorlagen und Formulare mit Namen, Adressen, Versicherungsnummern etc. befüllen, ohne diese mehrfach abtippen zu müssen.
  • Änderungen an ihren Stammdaten können Mitarbeitende einfach und praktisch mit wenigen Klicks selbst beantragen. Sie müssen diese im Anschluss nur noch bestätigen. 

Jederzeit sofort auskunftsbereit  

  • DocuWare ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Personaldokumente über die Aktenansicht, flexible Filteroptionen oder die Volltextsuche. So ist schnelles Finden garantiert – auch von unterwegs per Smartphone App.  
  • Stellen Sie Self-Service-Funktionen für Führungskräfte und einzelne Mitarbeiter bereit – von der einfachen Suche bis hin zur Portal-Integration.

Gehaltsabrechnungen mühelos verteilen

  • Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen im Lohnprogramm Ihrer Wahl. DocuWare legt sie anschließend ohne Ihr Zutun in den digitalen Personalakten der Mitarbeitenden ab, auch wenn ein externes Steuerbüro die Lohnabrechnung übernimmt.
  • Über einen geschützten Link können alle Mitarbeitenden von jedem Endgerät aus auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen zugreifen.  

  

 

Informationsfluss ohne Datenlecks  

  • Schützen Sie Personaldokument durch klare Berechtigungen und verzichten Sie auf E-Mails mit Anhängen, die unkontrolliert zirkulieren. Koordinieren Sie Feedback und Freigaben stattdessen über sichere digitale Workflows.
  • Integrieren Sie den geschützten Zugriff auf Personaldokumente auch in Microsoft Teams oder andere Kanäle. 

Aufgaben digital und schnell erledigen 

  • Nutzen Sie digitale Workflows, um Dokumente zur Freigabe oder Kenntnisnahme an Führungskräfte und Mitarbeitende weiterzuleiten.  
  • Bei der Bearbeitung lassen sich Stempel und Anmerkungen hinzufügen, ohne die Originaldokumente zu verändern. So wissen alle Parteien stets über den aktuellen Status Bescheid. Verzögert sich eine Aufgabe, unterstützt DocuWare mit einer Erinnerung. 

Stets auf dem neuesten Stand 

  • Behalten Sie wichtige Termine und Fristen im Blick – mit automatischen Benachrichtigungen und Statusinformationen von DocuWare.  
  • Ob Verträge oder Zertifikate von Mitarbeitenden auslaufen oder ein Jubiläum ansteht: Sie haben genügend Zeit, alles rechtzeitig in die Wege zu leiten – selbst in hektischen Phasen.  

Häufig gestellte Fragen

Welche Dokumente können in der digitalen Personalakte gespeichert werden?

In der digitalen Personalakte können die relevanten Dokumente zu den jeweiligen Mitarbeitenden gespeichert werden, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Zeugnisse oder Schulungsnachweise.  

Wie sicher ist die digitale Ablage von Personaldokumenten?

Digitale Personalakten sind in der Regel sicherer als Papierakten, da sie vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können. DocuWare setzt dabei auf verschiedene Sicherheitsmaßnahmen wie Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselungen und Datensicherungen. Dadurch ist gewährleistet, dass die sensiblen Daten der Mitarbeitenden nicht in die falschen Hände geraten. 

Wer kann auf die digitale Personalakte in DocuWare zugreifen?

Unternehmen können die Zugriffsberechtigungen mithilfe von Rollen und Berechtigungen verwalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die jeweilige Personalakte erhalten. Dabei lassen sich auch granulare Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente oder Informationen festlegen.  

Welche HR-Prozesse lassen sich mit DocuWare automatisieren?

DocuWare bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Automatisierung von HR-Prozessen vom Bewerbermanagement über das Onboarding und Offboarding bis hin zur Verteilung der Lohnabrechnungen und Verwaltung von Abwesenheiten.       

Wie schnell können wir mit digitalen Personalakten starten?

DocuWare bietet einfach zu bedienende Templates und Konfigurationen für verschiedene Anwendungsszenarien, so dass Sie in wenigen Tagen einsatzbereit sind. Natürlich lässt sich DocuWare auch individuell einrichten. Wie lange die Einführung von DocuWare dauert, hängt von der Komplexität der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. 

Unsere Kunden und ihre Erfolge

Das Bewerbungsmanagement für Ferienjobs ist jetzt sehr komfortabel geregelt und spart viel Zeit. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen, da für diese Tätigkeiten ein kompletter Prozess der An- und Abmeldung erforderlich ist.  

Erfolgsgeschichte lesen

Swetlana Dill
Leitung Controlling und Finanzen, Heinrich Hagner GmbH & Co. KG

Der Workflow rationalisiert die Bewerberauswahl und sorgt gleichzeitig für eine exakte Einhaltung der DSGVO. Nur Berechtigte können auf die Dokumente zugreifen. 

Erfolgsgeschichte lesen

Florian Hägele
Fachbereichsleiter IT/EDV, Deutsches Rotes Kreuz - Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH

Wir optimieren unsere Prozesse durch Digitalisierung – DocuWare spielt dabei eine zentrale Rolle. Das über die Make-Plattform eingebundene Signaturverfahren erhöht unsere Agilität und Schnelligkeit vor allem beim Abschließen von Arbeitsverträgen in verschiedenen Ländern. Ohne DMS würden wir zweifellos mehr Personal in der Verwaltung benötigen. 

Erfolgsgeschichte lesen

Markus Maier
Geschäftsführer, WSM Personal GmbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.
Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern. 

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Erfahren Sie, wie Sie innerhalb weniger Tage das volle Potenzial von DocuWare nutzen können. Wir beraten Sie unverbindlich, beantworten Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte. 

Gerne präsentieren wir Ihnen dazu DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe.
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