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SOFTWARE FÜR DIGITALE PERSONALAKTEN

Mehr Zeit für strategische Aufgaben — mit digitalen Personalakten und HR-Workflows

Die Verwaltung und Suche nach Personaldokumenten bindet zu viele HR-Ressourcen? Das muss nicht sein! Mit DocuWare organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. 

  • Schneller Zugriff auf Personalakten: effizienteres Beantworten von Anfragen 
  • Sicherheit für vertrauliche Daten: volle Transparenz und Compliance 
  • Automatisierung von HR-Prozessen: weniger Administratives, mehr Zeit für Strategisches!
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Mehr als 19.000 Unternehmen vertrauen auf DocuWare

 

Personaldokumente schnell und effizient speichern und bearbeiten

Verabschieden Sie sich von Papierstapeln, Excel-Listen und  manuellem Hin und Her. Erledigen Sie stattdessen administrative Aufgaben beim Bewerbungsmanagement, Onboarding oder der Gehalts- und Lohnabrechnung mit wenigen Klicks: DocuWare speichert Personaldokumente sicher und ermöglicht das schnelle Abrufen, Teilen und Aktualisieren von relevanten Informationen. 

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Anfragen reduzieren, Arbeitsabläufe beschleunigen

Davon profitieren alle: Self-Service-Funktionen ermöglichen Ihren Mitarbeitenden den flexiblen Zugriff auf ihre eigenen Personaldokumente und reduzieren gleichzeitig den administrativen Aufwand in der Personalarbeit. Verbleibende Fragen können effizienter beantwortet werden, da alle Informationen im Handumdrehen zur Verfügung stehen.  

 

Transparenz und Datenschutz einfach sicherstellen

Minimieren Sie die Risiken, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einhergehen. DocuWare gibt Ihren Mitarbeitenden die Sicherheit, dass nur berechtigte Personen ihre Akten einsehen können. Jeder Zugriff wird dabei genau protokolliert und ist stets nachvollziehbar. 

 

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Prozesse automatisieren für eine zukunftsweisende Personalarbeit 

Gewinnen Sie mehr Zeit und Freiraum für strategische HR-Aktivitäten in den Bereichen Recruiting, Teambildung und Personalentwicklung: Schaffen Sie eine moderne Unternehmenskultur und konzentrieren Sie sich auf wichtige Projekte, indem Sie HR-Prozesse automatisieren und manuellen Aufwand, z.B. in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, beseitigen.

Sie möchten mehr zu digitalen Personalakten mit der Software von DocuWare erfahren?

Gerne beraten wir Sie unverbindlich zur idealen Anwendung von DocuWare für digitale Personalakten und HR-Workflows in Ihrem Unternehmen. 

 

Verwaltungsaufwand minimieren, Zukunft gestalten

Führungskräfte entwickeln, innere Kündigungen vermeiden und den Teamgeist trotz Homeoffice stärken — Ideen gibt es viele, aber die Zeit zur Umsetzung fehlt? Mit DocuWare gewinnen Sie durch die Automatisierung manueller Verwaltungsaufgaben wertvolle Stunden für strategische Projekte zurück. 

  • Ablage
  • Zugriff
  • Gehaltsabrechung
  • Datenschutz
  • Koordination
  • Benachrichtigung

Verwalten Sie Personaldaten ressourcenschonend

Mit DocuWare pflegen Sie Personaldaten sowie Dokumente an zentraler Stelle. Auf dieser Basis lassen sich Vorlagen und Formulare mit Namen, Adressen, Versicherungsnummern etc. befüllen, ohne diese mehrfach abtippen zu müssen. Änderungen an ihren Stammdaten können Mitarbeitende einfach und praktisch mit wenigen Klicks selbst beantragen. Sie müssen diese im Anschluss nur noch bestätigen. 

Bieten Sie maximale Flexibilität beim Zugriff

DocuWare ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Personaldokumente über die Aktenansicht, flexible Filteroptionen oder die Volltextsuche. So ist schnelles Finden garantiert – auch von unterwegs per Smartphone App. Stellen Sie Self-Service-Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeitende bereit – von der einfachen Suche bis hin zur Portal-Integration.

Verteilen Sie Gehaltsabrechnungen mühelos

Erstellen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Lohnprogramm Ihrer Wahl und sparen Sie Zeit und Ressourcen bei der Zustellung. DocuWare legt die Abrechnungen ohne Ihr Zutun in den digitalen Personalakten der Mitarbeitenden ab, auch wenn ein externes Steuerbüro die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt. Über einen geschützten Link können Ihre Mitarbeitenden von jedem Endgerät aus auf ihre eigenen Dokumente zugreifen. 

  

 

Gewährleisten Sie maximale Sicherheit 

Schützen Sie Personaldokumente durch klare Berechtigungen und verzichten Sie auf E-Mails mit Anhängen, die unkontrolliert zirkulieren. Koordinieren Sie Feedback und Freigaben stattdessen über sichere digitale Workflows und integrieren Sie den geschützten Zugriff auf Personaldokumente auch in Microsoft Teams oder andere Kanäle. So stellen Sie bei der Bearbeitung von Personaldokumenten Datenschutz und DSGVO-Compliance durchgängig sicher. 

Managen Sie HR-Aufgaben digital und effizient

Nutzen Sie die digitalen Workflows von DocuWare, um Dokumente schnell und einfach zur Freigabe oder Kenntnisnahme an Führungskräfte und Mitarbeitende weiterzuleiten. Bei der Bearbeitung lassen sich Stempel und Anmerkungen hinzufügen, ohne die Originaldokumente zu verändern. So wissen alle Parteien stets über den aktuellen Status Bescheid. Verzögert sich eine Aufgabe, unterstützt DocuWare mit einer Erinnerung. 

Bleiben Sie up-to-date und vorbereitet

Ob Verträge oder Zertifikate von Mitarbeitenden auslaufen oder ein Jubiläum ansteht: Mit automatischen Benachrichtigungen und Statusinformationen von DocuWare behalten Sie wichtige Termine und Fristen im Blick und können proaktiv handeln – für terminsichere Abläufe und wertgeschätzte Mitarbeitende.

Häufig gestellte Fragen zu Softwarelösungen für digitale Personalakten

Welche Dokumente können in einer digitalen Personalakte gespeichert werden?

In einer digitalen Personalakte können alle relevanten Dokumente zu den jeweiligen Mitarbeitenden gespeichert werden, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Zeugnisse oder Schulungsnachweise.  

Wie sicher ist die digitale Ablage von Personaldokumenten?

Die Sicherheit der digitalen Ablage von Personaldokumenten ist von höchster Bedeutung. Mit DocuWare können Sie sich darauf verlassen, dass sensiblen Daten umfassend geschützt sind. DocuWare setzt dabei auf verschiedene Sicherheitsmaßnahmen wie Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselungen und Datensicherungen. DocuWare ist vielfach zertifiziert und erfüllt alle relevanten Standards und Normen, um die Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. 

Wer kann auf die digitale Personalakte in DocuWare zugreifen?

Sie können die Zugriffsberechtigungen mithilfe von Rollen und Berechtigungen verwalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die jeweilige Personalakte erhalten. Dabei können auch granulare Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente oder Informationen festgelegt werden, damit sensible Mitarbeiterdaten nicht in falsche Hände geraten und ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet ist. 

Welche HR-Prozesse lassen sich mit DocuWare automatisieren?

DocuWare bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Automatisierung von HR-Prozessen – vom Bewerbermanagement über das Onboarding und Offboarding bis hin zur Verteilung der Lohnabrechnungen sowie die Verwaltung von Abwesenheiten.       

Ist DocuWare mit anderen Anwendungen und Programmen des Personalmanagements kompatibel?

Ja, DocuWare ist mit einer Vielzahl von Anwendungen und Programmen des Personalmanagements kompatibel. Dank seiner flexiblen Integrationsmöglichkeiten lässt sich DocuWare nahtlos in bestehende HR-Systeme und Softwarelösungen einbinden. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und optimiert Ihre Arbeitsabläufe. Ob ERP-System, Personalabrechnungssoftware oder andere HR-Tools - DocuWare sorgt für eine effiziente und integrierte Verwaltung Ihrer Personaldokumente.

Inwieweit lässt sich DocuWare auf unsere individuellen Bedürfnisse im Personalmanagement anpassen?

Mit DocuWare erhalten Sie eine Lösung, die Ihre spezifischen Anforderungen im Personalmanagement optimal unterstützt. Die Software bietet flexible Konfigurationsmöglichkeiten, um spezifische Workflows für HR-Prozesse wie Bewerbermanagement, Onboarding und Urlaubsanträge zu erstellen. Sie können benutzerdefinierte Indexfelder und Suchfunktionen einrichten sowie Zugriffsrechte und Benutzerrollen individuell festlegen. Durch die Integration mit bestehenden HR-Systemen wird eine nahtlose und effiziente Verwaltung Ihrer Personalakten ermöglicht. 

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Software für digitale Personalakten verbunden?

Die Kosten für die Nutzung von DocuWare hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unser Team hilft Ihnen gerne weiter und beantwortet Ihre Fragen. 

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare für die Umstellung auf digitale Personalakten – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung von DocuWare kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und mehr an. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

Digitale Personalakten mit der Software von DocuWare erfolgreich im Einsatz

DocuWare sorgt für Transparenz, die für unser gesamtes Personalmanagement sehr hilfreich ist.

Erfolgsgeschichte lesen

Georg Hermann
Leiter digitale Entwicklung, gepe Gebäudedienste Peterhoff GmbH

Der Workflow rationalisiert die Bewerberauswahl und sorgt gleichzeitig für eine exakte Einhaltung der DSGVO. Nur Berechtigte können auf die Dokumente zugreifen. 

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Florian Hägele
Fachbereichsleiter IT/EDV, Deutsches Rotes Kreuz - Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH

Das Bewerbungsmanagement für Ferienjobs ist jetzt sehr komfortabel geregelt und spart viel Zeit. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen, da für diese Tätigkeiten ein kompletter Prozess der An- und Abmeldung erforderlich ist.  

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Swetlana Dill
Leitung Controlling und Finanzen, Heinrich Hagner GmbH & Co. KG

Wir optimieren unsere Prozesse durch Digitalisierung – DocuWare spielt dabei eine zentrale Rolle. Das über die Make-Plattform eingebundene Signaturverfahren erhöht unsere Agilität und Schnelligkeit vor allem beim Abschließen von Arbeitsverträgen in verschiedenen Ländern. Ohne DMS würden wir zweifellos mehr Personal in der Verwaltung benötigen. 

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Markus Maier
Geschäftsführer, WSM Personal GmbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.
Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern. 

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