Lösungen
Produkte
Ressourcen
Unternehmen
Partner
Kostenfreie Demo

Referenz: Dienstleistung

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Der Gebäudedienstleister gepe Peterhoff hat durch die Einführung eines DMS Geschäftsprozesse strukturiert und automatisiert – für ein dezentrales Unternehmen mit über 7.000 Mitarbeitenden ein wichtiger Schritt zur Zukunftssicherung inklusive Effizienzsteigerung.

Die gepe Gebäudedienste Peterhoff GmbH mit Hauptsitz in Düren und Niederlassungen in ganz Deutschland blickt auf eine über 60-jährige Firmenhistorie zurück. Das Unternehmen erwirtschaftet insgesamt rund 140 Mio. Euro mit Gebäudereinigung und Gebäudediensten sowie Sicherheitsdiensten und Catering.

„Wir sind bei Ausschreibungen nicht um jeden Preis der günstigste Anbieter, wir überzeugen durch hohe Qualität und unsere detaillierten Konzeptionen“, beschreibt Georg Hermann, zuständig für digitale Entwicklung, die Marktpositionierung. Namhafte Konzerne sind langjährige Kunden, die zum Teil besondere Anforderungen für Reinräume in der Produktion stellen. Auch die vollumfängliche Reinigung in Krankenhäusern und Altenheimen gehören zu den Spezialgebieten des Familienunternehmens.

2019 kam Georg Hermann ins Unternehmen, um eine neu geschaffene Stabsstelle zu besetzen – mit der klaren Vorgabe, die Digitalisierung voranzubringen. Ein DMS war bis dahin nicht vorhanden, viele Belege wie etwa Bestellungen wurden dezentral an zwölf Standorten archiviert und verwaltet. Gemeinsam mit dem Projektteam startete Georg Hermann eine DMS-Suche, um tägliche Arbeitsabläufe transparenter und effizienter zu gestalten. Auch der Lösungspartner sollte unter die Lupe genommen werden, da es um Verständnis der Prozesse und nicht nur um eine Systemeinführung gehe, so Hermann. Die Entscheidung fiel auf DocuWare als ausgereiftes Produkt mit starker Workflow-Engine, kombiniert mit der Beratungskompetenz des Systemhauses. Die Voraussetzungen für eine Installation vor Ort waren auf der Hardwareseite bereits vorhanden, ebenso gab es bereits einen SQL-Server.

Land:
Deutschland
Branche:
Dienstleistung
Abteilung:
Verwaltung |HR |Buchhaltung |Geschäftsführung
Deployment:
On-Premises
Integration:
BSS (Branchenlösung) |NAPA3 |Microsoft Business Central

„Der Rechnungseingangs-Workflow hat insbesondere bei dezentral zu prüfenden Rechnungen eine deutliche Beschleunigung gebracht. Eine nahezu komplette Automatisierung wurde bei der Bearbeitung von Rechnungen eines großen Lieferanten erreicht. Im Personalmanagement können wir neue Anforderungen, wie sie sich etwa durch geänderte Corona-Regeln ergeben, schnell umsetzen.“

Georg Hermann
Leiter digitale Entwicklung, gepe Gebäudedienste Peterhoff GmbH, Düren,

Reduktion der Papierrechnungen auf 10 Prozent

Mit dem Start von DocuWare am 1. Juni 2020 – nach rund zehn Wochen Projektlaufzeit – wurde eine neue elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt. Per Post eingehende Rechnungen erhalten einen QR-Code, werden gescannt und in einem DocuWare Briefkorb abgelegt. Eingehende E-Mail-Rechnungen werden per Connect to Outlook ebenfalls in diesen Briefkorb übertragen. Seitdem Ende 2020 alle Lieferanten angeschrieben wurden, Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken, kommen nur noch 10 Prozent auf Papier bei gepe an. Sofern die Prüfung nicht schon in der zentralen Rechnungskontrolle erfolgen kann, wenn beispielsweise alle relevanten Dokumente schon im Archiv vorhanden sind, werden Rechnungen zur Prüfung an die Fachbereiche weitergeleitet. Gerade bei den dezentral zu prüfenden Rechnungen hat der Workflow die Prozesse enorm beschleunigt.

Vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung

Eine nahezu komplette Automatisierung wurde bei der Bearbeitung von Rechnungen eines großen Lieferanten erreicht, von dem über 30 Prozent des gesamten Rechnungsvolumens stammt. Zusammen mit dem Systemhaus wurde ein spezielles Rechnungsdesign entwickelt, bei dem für jede Position auch bereits die entsprechende Kostenstelle in der Buchhaltung bei gepe aufgeführt ist. Außerdem werden die Rechnungen separat je Sachkonto gestellt, so dass die Buchungsvorschläge gesammelt und sortiert in der Buchhaltung nur noch bestätigt werden müssen.

Unverzichtbares Werkzeug im Personalmanagement

Das Einsatzspektrum von DocuWare wird kontinuierlich erweitert. Ein wichtiger Bereich ist das Personalarchiv, das von der 15-köpfigen Personalabteilung intensiv genutzt wird. Hier ist man sehr zufrieden mit dem ausgeklügelten Berechtigungskonzept von DocuWare. Zum Beispiel werden in den Personalakten auch Impfnachweise datenschutzkonform verwaltet. Wichtig ist dies für das Reinigungspersonal, das in Kitas und Schulen arbeitet. „Wenn ‚Springer‘ eingesetzt werden, müssen wir wissen, ob die geforderte Masernimpfung vorliegt. Wir können Kontrolllisten erstellen, die pro Kostenstelle zeigen, ob Impfnachweise fehlen“, erklärt Georg Hermann. Auch Krankmeldungen werden über DocuWare erfasst. An den einzelnen Standorten können diese über Multifunktionsdrucker dezentral eingescannt werden und stehen dann dem Personalmanagement zur Verfügung. Für ein Dienstleistungsunternehmen, das fluktuierendes Personal managen muss, ist das DMS zu einem unverzichtbaren, täglich genutzten Werkzeug geworden.

Bei der Bearbeitung der Rechnungen eines großen Lieferanten haben wir den Bearbeitungs- und Zeitaufwand durch ein spezielles Rechnungsdesign, das zusammen mit dem Systemhaus entwickelt wurde, drastisch reduzieren können.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation