Ein DocuWare-Archiv können Sie vielseitig einsetzen - nicht nur um Dokumente abzulegen. Als reine Datenquelle genutzt, lassen sich damit auch sehr effektiv Workflows steuern. Ein Archiv richten Sie als Datenquelle ganz einfach ein, und zwar für DocuWare Cloud genauso wie für ein On-Premises-System.
Wenn Sie mit DocuWare Workflow Manager arbeiten, können Sie geeignete Workflows über ein zusätzliches Archiv steuern. Dabei handelt es sich um nichts anderes als eine Tabelle, aus deren Spalten bestimmte Werte zum Ausführen automatischer Schritte eines Workflows abgerufen werden. Die Workflows richten Sie so ein, dass immer in dem Archiv „nachgeschaut“ wird, wie der jeweilige Workflow weiterlaufen soll.
Beispiel: Eingangsrechnungen mit Zuweisung von dynamischen Budgetgrenzen
In Ihrem Unternehmen sollen beispielweise Eingangsrechnungen ab einem bestimmten Betrag nur von den Kostenstellen-Verantwortlichen freigegeben werden. Die Budgetgrenzen sind dabei je nach Abteilung unterschiedlich definiert. Das heißt, Rechnungen müssen zum Beispiel im Bereich Finanzen bereits ab einem Betrag von 200 Euro von höherer Stelle abgezeichnet werden, bei der Personalverwaltung ist das erst ab 1000 Euro notwendig.
Sie richten also ein zweites Archiv ein, das allein zur Steuerung des Workflows genutzt wird. Wie Sie ein Archiv einrichten, erfahren Sie im DocuWare Knowledge Center. In diesem Beispiel enthält das Archiv die entsprechenden Vertretungs- und Freigabeinformationen in den Feldern „Kostenstelle“, „Manager“, „Vertretung“ und „Budgetgrenze“.
Für diese Felder benötigen Sie nun die Datenbankeinträge, die Sie über die Funktion „Datensatz erstellen“ im DocuWare Client erstellen. Ist das Archiv erstellt, gehen Sie also zurück zum Briefkorb des DocuWare Clients und klicken zunächst auf einen leeren Bereich im Briefkorb, damit der Button „Datensatz erstellen“ erscheint.
Der sich öffnende Dialog entspricht dem üblichen Ablagedialog, in diesem Fall mit den oben genannten Feldern:
Pro Budgetgrenze erstellen Sie jeweils einen neuen Datensatz.
Die in der Datenbank enthaltenen Informationen werden im Laufe des Workflows abgefragt. Die Aufgabe wird über eine Variable zugewiesen.
Diese Lösung eignet sich sowohl für DocuWare Cloud als auch für ein On-Premises-System, bei dem die Informationen auch zum Beispiel aus einem ERP-System bezogen werden können.