Entgeltunterlagen sammeln sich häufig an vielen Stellen – das erschwert Übersicht und Sicherheit. DocuWare vereint alle relevanten HR- und Lohnunterlagen und schafft Transparenz für eine effiziente Personalarbeit sowie die neuen gesetzlichen Vorgaben ab 2027.
Inhalt:
- Entgeltunterlagen: sensibel, umfangreich – und oft verstreut
- Ab 2027 Pflicht: Elektronische Entgeltunterlagen
- DocuWare als zentrale Plattform für alle entgeltrelevanten Dokumente
- Automatischer Import und sichere Verwaltung – so funktioniert’s
- Einheitliche Daten, schneller Zugriff und einfache Bereitstellung
Entgeltunterlagen: sensibel, umfangreich – und oft verstreut
Zu Entgeltunterlagen zählen weit mehr als die monatliche Gehaltsabrechnung. Auch Zuschläge, Sonderzahlungen, Arbeitszeit‑ und Überstundennachweise, Meldungen an externe Stellen oder individuelle Entgeltvereinbarungen gehören dazu. Diese Dokumente enthalten sensible Informationen, unterliegen hohen Datenschutzanforderungen und müssen vollständig sowie nachvollziehbar bereitgestellt werden können.
In der Praxis entstehen Entgeltunterlagen jedoch häufig in mehreren Fachanwendungen. Zusätzlich werden Dokumente per E‑Mail versendet, ausgedruckt oder in unterschiedlichen Ablagestrukturen gespeichert. HR‑Teams verbringen dadurch viel Zeit damit, Informationen zusammenzusuchen, abzugleichen und auf Rückfragen von Mitarbeitenden oder externen Stellen zu reagieren. Der administrative Aufwand steigt – ebenso wie das Risiko von Inkonsistenzen oder fehlenden Informationen.
Ab 2027 Pflicht: Elektronische Entgeltunterlagen
Mit der Anpassung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wird die elektronische Führung bestimmter entgelt‑ und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend. Papierbasierte oder hybride Ablagestrukturen gelten dann nicht mehr als regelkonform.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Entgeltunterlagen vollständig, strukturiert und jederzeit auswertbar vorliegen – und dass sie im Prüfungsfall kurzfristig bereitgestellt werden können. Die Übergangsphase endet am 31. Dezember 2026. Wer sich jetzt vorbereitet, reduziert nicht nur das Risiko von Beanstandungen, sondern schafft zugleich die Basis für effizientere, transparente HR‑Prozesse.
DocuWare als zentrale Plattform für alle entgeltrelevanten Dokumente
DocuWare führt alle entgeltrelevanten Dokumente aus HR‑Systemen, der Lohn‑ und Gehaltsabrechnung, der Zeiterfassung sowie aus E‑Mail‑ und Office‑Anwendungen zusammen und archiviert sie revisionssicher. Informationen werden logisch miteinander verknüpft, sodass Dokumente jederzeit zentral, vollständig und im fachlichen Zusammenhang verfügbar sind – unabhängig davon, ob sie aus DATEV, SAP HCM, Sage oder anderen Systemen stammen.
Dank flexibler Integrationsmöglichkeiten lässt sich DocuWare nahtlos in Ihre bestehende HR‑Infrastruktur einbinden: von einfachen Schritt-für-Schritt-Anbindungen und Standard‑Konnektoren bis hin zu individuellen Schnittstellen. So entsteht eine einheitliche, verlässliche Datenbasis für alle Entgeltunterlagen.
Automatischer Import und sichere Verwaltung – so funktioniert’s
DocuWare kann beliebige Dokumente direkt aus den führenden HR- und Lohnbuchhaltungssystemen übernehmen und importieren. Relevante Informationen wie Personalnummer, Abrechnungszeitraum oder Dokumenttyp werden automatisch ausgelesen und der richtigen digitalen Personalakte zugeordnet.
Zugriffsrechte lassen sich granular über Rollenprofile steuern: Während HR-Teams alle relevanten Unterlagen einsehen, erhalten Mitarbeitende ausschließlich Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente.
Auch entgeltrelevante E-Mails, inklusive Anhänge, können strukturiert in DocuWare archiviert werden. Das Ergebnis ist eine lückenlose, medienbruchfreie Dokumentation – unabhängig davon, über welchen Kanal die Entgeltunterlagen ursprünglich eingegangen sind.
Einheitliche Daten, schneller Zugriff und einfache Bereitstellung
Durch das integrierte Dokumentenmanagement profitiert Ihre HR-Abteilung mehrfach:
- Synchronisierte HR‑Daten statt manuellem Tippen
DocuWare übernimmt bei der Ablage automatisch Stammdaten aus dem HR‑System, etwa zu Abteilung, Kostenstelle oder Eintrittsdatum. Die Informationen müssen nicht manuell erfasst werden und bleiben durch kontinuierlichen Datenabgleich und Status-Updates systemübergreifend konsistent und aktuell. - Gezieltes, schnelles Finden
In DocuWare gespeicherte Entgeltunterlagen lassen sich schnell nach bekannten Kriterien wie Name, Personalnummer, Zeitraum oder Dokumenttyp filtern und abrufen – unabhängig vom Ursprungssystem. - Direkter Zugriff aus HR‑ und Payroll‑Systemen
Über Integrationsfunktionen wie DocuWare Smart Connect öffnen HR‑Teams Entgeltunterlagen direkt aus ihrer gewohnten Fachanwendung heraus, ohne Systemwechsel. - Automatische Benachrichtigungen und Wiedervorlagen
DocuWare unterstützt HR‑Teams darüber hinaus mit automatischen Erinnerungen und Wiedervorlagen, etwa bei befristeten Entgeltvereinbarungen, regelmäßigen Prüfungen oder anstehenden Folgeaktionen. So gehen keine Aufgaben verloren und Fristen lassen sich zuverlässig einhalten. - Prüfungs- und Auskunftssicherheit
Für Prüfungen oder Auskunftsanfragen stehen vollständige Entgeltunterlagen sofort zur Verfügung und lassen sich mit wenigen Klicks zusammenstellen.
Mehr dazu, wie Sie auf die digitale Personalakte umsteigen und Entgeltunterlagen zentral verwalten, erfahren Sie im Artikel Digitale Personalakte erfolgreich einführen: So meistern Sie die Praxis