Digitale Personalakte erfolgreich einführen: So meistern Sie die Praxis

Die digitale Personalakte bringt Struktur, Tempo und Transparenz in Ihre HR-Prozesse. Doch wie gelingt der Wechsel vom gewachsenen Papierarchiv zu einer modernen, zentralen Ablage? Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Schritte und bewährte Methoden für einen erfolgreichen Start.  

Inhalt:

1. Warum gerade jetzt der richtige Zeitpukt ist
2. Rollen und Rechte für ein sicheres HR‑Archiv 
3. Intelligente Ablagekriterien für schnelles Finden 
4. Saubere Stammdaten als Basis  
5. Klare Dokumenttypen statt Wildwuchs 
6. Die Herausforderung „Altakten“ 
7. Direkte Ablage aus allen Quellen 
8. Fälligkeiten & Löschfristen: Automatische Erinnerungen
9. Ihr Weg zu effizienteren HR‑Prozessen 

1.  Warum gerade jetzt der ideale Zeitpunkt ist 

In vielen Unternehmen prägen noch immer volle Aktenschränke und lange Suchwege den HR-Alltag. Mit zunehmendem Digitalisierungsdruck – etwa durch die ab 2027 geltende Verpflichtung zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen – wird der Umstieg auf die digitale Personalakte zu einem logischen und notwendigen Schritt.

DocuWare bietet dafür die ideale Basis: HR-Unterlagen werden zentral und datenschutzkonform gespeichert und sind jederzeit verfügbar. Das Ergebnis: weniger Papier, weniger Aufwand und optimierte HR-Workflows. 

2. Rollen und Rechte für ein sicheres HR‑Archiv 

Eine digitale Personalakte ist viel mehr als ein gescannter Ordner. Sie bildet ein zentrales, klar geregeltes HR-Archiv, in dem Unterlagen über definierte Rollen und Berechtigungen geschützt und gleichzeitig leicht zugänglich bleiben. 

Mögliche Zugriffsmodelle für ein sicheres HR‑Archiv: 

• HR-Leitung & HR-Team: Vollzugriff auf alle Dokumente 

• Führungskräfte: Einblick nur in Akten ihres Verantwortungsbereichs 

• Mitarbeitende: Einblick ausschließlich in eigene Dokumente 

DocuWare macht zudem jederzeit nachvollziehbar, wer ein Dokument wann abgelegt, geöffnet oder geändert hat und welche Schritte ein Workflow durchlaufen hat. Diese lückenlose Dokument und Workflowhistorie stärkt Compliance, erleichtert Audits und sorgt für ein sicheres und übersichtliches System, das Datenschutz und effiziente Zusammenarbeit optimal verbindet. 

3. Intelligente Ablagekriterien für schnelles Finden 

Schnelles Finden ist einer der größten Vorteile der digitalen Personalakte. Damit das zuverlässig gelingt, basiert die Ablage in DocuWare auf klar definierten Indexfeldern, die wie Filter funktionieren. Sie bilden die Grundlage für eine übersichtliche Archivstruktur – und dafür, dass Unterlagen jederzeit sofort griffbereit sind, ganz ohne starre Ordnerlogik.

Bewährte Basiskriterien für die Ablage und Suche im HR-Archiv: 

• Personalnummer 

• Dokumenttyp, Bereich, Betreff 

• Name, Vorname 

• Abteilung oder Kostenstelle 

• Status  

• Datumsfelder wie Fälligkeiten, Eintritt, Austritt 

Diese Liste lässt sich flexibel erweitern, zum Beispiel um zusätzliche Stammdaten wie Geburtsdatum und Adresse oder auch um branchenspezifische Informationen. Zusätzlich werden alle Dokumente bei der Ablage automatisch volltextindexiert. Ein individuelles Stichwort genügt, und die passenden Treffer erscheinen sofort, ähnlich wie bei einer Suchmaschine. Auf Wunsch können Personalakten in DocuWare für die Ablage und Suche aber auch über gewohnte Ordneransichten dargestellt werden.

4. Saubere Stammdaten als Basis  

Personaldaten liegen in vielen Unternehmen bereits in Lohnsystemen, Zeitwirtschaftsprogrammen oder HR-Software vor. DocuWare kann diese Informationen automatisch als Stammdatensatz übernehmen und bei der Dokumentenablage als Indexwerte ergänzen – die Personalnummer dient dabei als eindeutiger Schlüssel für eine zuverlässige Zuordnung.

Gibt es keine zentrale Datenquelle, erfassen Sie neue Mitarbeitende schnell und komfortabel über ein DocuWare Formular. Aus den eingegebenen Informationen entsteht automatisch ein vollständiger Stammdatensatz sowie ein Stammdatenblatt im HR-Archiv – auf Wunsch in Ihrem Corporate Design oder angelehnt an Ihre gängigen Papierformulare. 

5. Klare Dokumenttypen statt Wildwuchs 

Welche Dokumente kommen eigentlich in die Personalakte? In vielen HR-Abteilungen haben sich Dokumentbezeichnungen über die Jahre unstrukturiert und oftmals unterschiedlich benannt angesammelt. Die Einführung der digitalen Personalakte ist deshalb der perfekte Zeitpunkt, um Ordnung in diese Vielfalt zu bringen.

Erstellen Sie eine konsistente Übersicht (z.B. Arbeitsvertrag, Bewerbung, Gehaltsabrechnung, Zertifikat, Zeugnis usw.) und hinterlegen Sie sie diese als feste Auswahlliste in DocuWare. Diese Struktur erleichtert die Suche und verhindert Fehler bei der Ablage. 

6. Die Herausforderung „Altakten“ 

Beim Umstieg auf digitale Personalakten stellt sich immer die Frage: Was passiert mit bestehenden Papierakten?  

Hier gibt es zwei erprobte Wege: 

• Vollständige Digitalisierung: Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, alle Altakten vollständig zu digitalisieren – oft über einen Scandienstleister. Die Dokumente werden sortiert, gescannt, und verschlagwortet und im HR-Archiv abgelegt. Für eine besonders effiziente Verarbeitung der Papierakten unterstützt DocuWare Intelligent Document Processing: Die KI klassifiziert Dokumente, trennt Stapel automatisch („Splitting“), liest relevante Daten aus und ordnet sie der richtigen Personalakte zu. So entsteht schnell ein sauberer, durchgängig digitaler Aktenbestand. 

• Sammel-PDF pro Mitarbeitenden: Eine pragmatische Alternative besteht darin, die gesamte Papierakte eines Mitarbeitenden in einem einzigen PDF zusammenzuführen und volltextindexiert unter einem Dokumenttyp wie „Altdaten“ zu archivieren. Einzelne Seiten können dann bei Bedarf einfach sukzessive später getrennt und separat verschlagwortet werden. 

7. Direkte Ablage aus allen Quellen

Steht die Struktur des HR-Archivs einmal fest, können Dokumente aus praktisch jeder Quelle nahtlos in der richtigen Personalakte landen.

Typische Szenarien: 

• Scanneranbindung: Papierunterlagen werden digitalisiert und beim Scannen automatisch dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet. 

• E-MailArchivierung: Eingehende Nachrichten und Anhänge aus dem HR-Postfach werden direkt aus dem E-Mail-Programm in der Personalakte abgelegt. 

• Lohn- und HR-Systeme: Lohnunterlagen oder Bescheinigungen gelangen zum Beispiel über den DocuWare Printer automatisch und sicher in die jeweilige Personalakte. 

• Digitale Formulare: Stammdaten, Änderungen oder Abwesenheiten werden strukturiert erfasst und können bei Bedarf passende HR-Workflows anstoßen und beschleunigen. 

8. Fälligkeiten & Löschfristen: Automatische Erinnerung 

Ein Lieblingsfeature vieler HR-Teams: DocuWare erinnert automatisch an ablaufende oder zu erneuernde Dokumente. Fälligkeiten werden dabei entweder bereits bei der Ablage gesetzt oder später einfach per digitaler Stempelfunktion ergänzt oder geändert. Ob Führerscheinnachweise, arbeitsmedizinische Bescheinigungen oder sicherheitsrelevante Qualifikationen: Sobald eine Fälligkeit definiert ist, läuft der Rest automatisch – ganz ohne manuelle Listen oder zusätzliche Kalender.

Gleichzeitig stellen regelbasierte Löschfristen sicher, dass Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit automatisch entfernt werden. 

9. Ihr Weg zu effizienteren HR‑Prozessen 

Die Einführung der digitalen Personalakte sorgt für strukturierte Abläufe und einen spürbar entlasteten HR-Alltag. Mit einer intelligenten Ablage, klaren Zugriffsrechten und automatisierten Workflows arbeiten HR-Teams sicherer und flexibler. 

Wenn Sie den Umstieg auf die digitale Personalakte planen oder Ihre bestehende Struktur optimieren möchten, unterstützt Sie Ihr DocuWare Ansprechpartner gerne – von der ersten Konzeption über die Ablagestruktur bis hin zur konkreten Umsetzung. So entsteht eine Lösung, die optimal zu Ihren HR-Prozessen passt – effizient, rechtssicher und zukunftsfähig.