Mit DocuWare als „Managementzentrale“ bündeln Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente und bearbeiten sie effizient in automatisierten Workflows.
Unternehmen nutzen heute eine Vielzahl an Cloud- und lokalen Anwendungen, um Dokumente zu erstellen oder zu empfangen. Wo auch immer und in welcher Form Ihre Dokumente anfallen, DocuWare ist der Dreh- und Angelpunkt, um sie zu managen und die Daten daraus gewinnbringend einzusetzen.
Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr DocuWare-Archiv gelangen, egal woher sie stammen, ob aus:
- anderen Cloud-Anwendungen,
- überwachten Ordnern in Ihrem Dateisystem,
- anderer Unternehmenssoftware,
- dem E-Mail-Posteingang,
- vom Scanner oder
- von Ihrem Smartphone
Dokumente aus anderen Cloud-Anwendungen archivieren
Nehmen wir an, Sie nutzen ein ERP in der Cloud und möchten Ihre Rechnungen rechtssicher in DocuWare archivieren. Das ERP erstellt diese automatisiert im PDF-Format und mailt sie an Kunden. Im gleichen Schritt werden die Dokumente an DocuWare übergeben und dabei automatisch mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System verknüpft. Dazu verbinden Sie DocuWare einfach über den entsprechenden DocuWare iPaaS Konnektor mit Ihrem Cloud-ERP.
Über iPaaS-Konnektoren können Sie unzählige Cloud-Anwendungen direkt mit DocuWare verbinden. Die Dokumente aus diesen Programmen speichern Sie zentral in DocuWare, um sie anschließend in Workflows gewinnbringend weiter zu verarbeiten.
Dokumente automatisch importieren aus Dateiordnern, dem Mail-Postfach oder anderer Software
DocuWare überwacht von Ihnen festgelegte Ordner und schaufelt alle darin enthaltenen Dokumente automatisch ins Archiv. Das kann zum Beispiel ein Ordner für alle Eingangsrechnungen sein, die Sie an Ihrem Netzwerkgerät scannen. Die Dokumente werden gleich nach Ihren Vorgaben indexiert und können so mit ihren wichtigen Daten umgehend verarbeitet werden.
E-Mails gelangen ohne Umweg ins Archiv oder in den Briefkorb, indem der Mailserver eingebunden wird. Aus Microsoft Outlook importieren Sie Mails einfach über den eigenen Client in die Outlook-Oberfläche. Wenn nötig, können Sie auch manuell Anhänge direkt aus dem Postfach archivieren.
Bei Lösungen wie DATEV oder SAP integriert DocuWare sich auf Datenbankebene und archiviert Dokumente aus diesen Software-Umgebungen automatisch und revisionssicher.
Dokumente manuell ins Archiv schieben
Sie möchten bestimmte Dokumente lieber manuell importieren? Kein Problem. Um etwa Microsoft Office-Dokumente bequem zu archivieren, nutzen Sie die integrierte Druckfunktion von DocuWare und importieren ihre Dokumente per Druckbefehl ins DocuWare Archiv, ob in Word, Excel oder PowerPoint. Mit der Tastenkombination Strg-P schicken Sie das Dokument direkt in die Ablage.
Wer den Windows Explorer einsetzt und DocuWare also in einer Ordnerstruktur anzeigt, archiviert auch gern per Drag & Drop: Ziehen Sie die Dokumente einfach vom Desktop oder einem Windows-Ordner in den entsprechenden Archiv-Ordner.
Sie sind häufig für Ihr Unternehmen unterwegs und müssen Belege archivieren? Fotografieren Sie diese mit PaperScan ab und leiten sie direkt ins Archiv weiter. Oder Sie legen sie mit der mobilen DocuWare-App ab. Bei beidem benötigen Sie nur Sekunden.
Ganz unabhängig, aus welcher Quelle Ihre Dokumente stammen, mit DocuWare importieren Sie diese im Handumdrehen und nutzen deren Daten in Ihren Workflows gewinnbringend.