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DocuWare Printer: Drucken und archivieren in einem Schritt

Von Claudia Goebel • 20. Mai 2019
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Mit DocuWare Printer archivieren Sie Ihre Dokumente ganz einfach über die Druckfunktion Ihrer Programme, zum Beispiel Ihres ERP.

 

DocuWare Printer erlaubt es, aus nahezu jeder Anwendung Dokumente per Druck-Befehl in DocuWare abzulegen. Dafür wählen Sie DocuWare Printer aus dem Dialogfeld Drucken des Programms.

Während des Druckens erstellt DocuWare Printer ein PDF Ihres Dokuments und legt in Ihren digitalen Briefkorb oder direkt in ein Archiv. Bei Standarddokumenten, etwa Ausgangsrechnungen, Angeboten oder Kostenvoranschlägen, werden Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und es wird vollautomatisch archiviert.

Wie ein Dokument konkret verarbeitet werden soll, legen Sie in einer Konfiguration fest, zum Beispiel für Ihre Ausgangsrechnungen:

  • Rechnungen drucken und ablegen
    Sie können Ausgangsrechnungen aus jedem Programm direkt ins Archiv legen. Allein aufgrund der Tatsache, dass an einer bestimmten Stelle im Dokument „Rechnung“ steht, kann DocuWare diese Dokumentart erkennen und die richtige, vorher einmalig erstellte Konfiguration für die Verarbeitung Ihrer Rechnungen auswählen.
  • Automatisch indexieren
    Damit kann DocuWare Ihre Rechnung für die Ablage indexieren. Aus der Rechnung wird zum Beispiel der Firmenname in ein Indexfeld Firmenname geschrieben. Gleichzeitig wird der DocuWare-Benutzername der Person, die das Dokument druckt, in das Feld Buchhaltung eingetragen.
  • Seiten trennen
    Falls Sie zum Beispiel stets mehrere zweiseitige Rechnungen hintereinander drucken und ablegen möchten, stellen Sie in der Konfiguration ein, dass das Dokument nach je zwei Seiten getrennt werden soll. Die Rechnungen liegen dann in DocuWare als einzelne, zweiseitige Dokumente vor.
  • Briefkopf hinterlegen
    Den Briefkopf Ihrer Firma hinterlegen Sie beim Konfigurieren auf der ersten Seite des Dokuments, sodass er immer an dieser Stelle mit gedruckt wird.
  • Einfacher Versand
    Die Rechnung können Sie für den Versand automatisch an eine E-Mail anhängen lassen. Für den Postversand sendet DocuWare das Dokument an Ihren lokalen Drucker, um es in Papierform bereitzustellen. Der Ausdruck entspricht dann genau dem archivierten PDF.

 

Topics: Indexierung, Erfassen & Ablegen

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