Sie möchten viele gleichartige Dokumente schnell archivieren? Dann nutzen Sie die Import-Funktion, mit der zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch ins Archiv oder den Briefkorb wandern – und das voll indexiert.
In Ihrem Unternehmen fallen täglich viele ähnliche Dokumente an, die im Archiv abgelegt werden sollen? Dann lassen Sie diese Arbeit von DocuWare Import automatisch erledigen.
Das lohnt sich zum Beispiel, wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, das alle ausgehenden Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Dokumente als PDF exportiert. Oder wenn Sie einen Netzwerk-Scanner für die Digitalisierung beispielsweise von Eingangsrechnungen nutzen. Für den automatischen Import eignen sich generell Dokumente mit gleicher Struktur, also auch Lieferscheine oder Angebote.
Das Prinzip von DocuWare Import ist denkbar einfach: Sie speichern alle Dokumente, die archiviert werden sollen, in bestimmten Ordnern. DocuWare überwacht diese Ordner, holt die Dokumente in einem festgelegten Turnus vollautomatisch daraus ab und archiviert sie mit Indexierung in DocuWare.
So richten Sie den Import ein:
1. In Ihrem Netzwerk oder Dateisystem richten Sie pro Dokumentart einen Import-Ordner ein. Darin speichern Sie alle Dokumente, die automatisch in DocuWare archiviert werden sollen.
2. Öffnen Sie die DocuWare Konfiguration > Erfassen > Dokumentverarbeitung. Hier legen Sie in einer Konfiguration fest, wie die Dokumente aus den Import-Quellordnern verarbeitet werden sollen. Als Quelle wählen Sie „Ordner“ aus und als Ziel das jeweilige Archiv oder einen Briefkorb. Unter Verarbeitung definieren Sie das Indexieren der Dokumente.
3. In den DocuWare Desktop Apps richten Sie unter Importieren einen Auftrag ein: Wählen Sie den zu überwachenden Ordner und die Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus, die Sie zuvor angelegt haben. Und schon können Sie den ersten Importauftrag starten.
Wenn Sie unsicher sind, wo sich Ihre Dokumente gerade befinden, hilft ein Blick in die Historie des Import-Auftrags, die Ihnen den genauen Status anzeigt.
Indexieren mit unterschiedlichen Methoden
Welche Möglichkeiten der Indexierung Sie nutzen möchten, entscheiden Sie auf Basis Ihrer DocuWare-Lösung flexibel. Mit DocuWare Cloud stehen Ihnen für den Import alle Methoden der Indexierung gleich zur Verfügung. Wenn Sie DocuWare On-Premises nutzen, benötigen Sie die Zusatzlizenzen DocuWare Import und Autoindex sowie gegebenenfalls Barcode & Forms und Intelligent Indexing:
- Versehen Sie eingehende Rechnungen mit einem 1D- oder 2D-Barcode und scannen diese von einem Netzwerk-Scanner in einen von DocuWare Import überwachten Ordner. Beim Import wird zum Beispiel die Rechnungsnummer aus dem Barcode ausgelesen und zur Indexierung verwendet. (On-Premises: mit Zusatzlizenz Barcode & Forms)
- Mit Autoindex werden die Dokumente nach dem Import automatisch indexiert. (On-Premises: mit Zusatzlizenz Autoindex).
- Wer es ganz komfortabel haben möchte, kombiniert DocuWare Import mit Intelligent Indexing. Dieser selbstlernende Service erfasst die wichtigsten Metadaten Ihrer eingescannten Dokumente automatisch und indexiert die Dokumente vor der Archivierung. Damit gelangen die Dokumente gleich „intelligent“ ins Archiv. (On-Premises: mit Zusatzlizenz Intelligent Indexing)
Und wenn Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erhalten, erkennt DocuWare diese automatisch als solche und die Rechnungsdaten können automatisiert zum Beispiel von Ihrem ERP weiterverarbeitet werden.