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Aus Outlook nur E-Mail-Anhänge archivieren

Häufig sind von E-Mails nur die Anhänge wirklich relevant. Sie enthalten Belege, Bestätigungen oder sonstige Dokumente, die unter Umständen langfristig gespeichert werden müssen. Um aus Outlook heraus nur den Anhang einer E-Mail in DocuWare zu archivieren, gibt es einen einfachen Trick.

Für Outlook-Anwender gibt es eine einfache Möglichkeit, einen Anhang direkt in DocuWare abzulegen, ohne dass Sie die ganze Mail archivieren müssen:

Öffnen Sie die E-Mail, deren Anhang Sie archivieren möchten, in Outlook. Mit einem Rechtsklick auf den Anhang öffnen Sie das Kontextmenü, aus dem Sie In DocuWare ablegen und die gewünschte Speicherkonfiguration wählen.

Je nach Konfiguration öffnet sich der Ablagedialog, damit Sie für das angehängte Dokument Indexdaten eingeben können. Mit OK wird der Anhang in DocuWare importiert.

Durch den Rechtsklick auf den Anhang wird immer nur der Anhang archiviert, unabhängig von anderen Einstellungen in der verwendeten Konfiguration.

Diese Funktion ist im Umfang von DocuWare Cloud enthalten. Sie müssen nur Connect to Outlook über das Client Setup installieren. Wenn Sie DocuWare als On-Premises-System verwenden, steht Ihnen Connect to Outlook als Zusatzmodul zur Verfügung.

 

Topics: E-Mail-Management

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