Mit digitalen Personalakten können Mitarbeiter:innen jederzeit selbst auf ihre eigenen Dokumente zugreifen oder Anträge online stellen. Nutzen Sie diesen Effizienz-Turbo schon? Hier folgen 7 Ideen, um mehr Tempo und Transparenz ins HR-Management zu bringen.
Ein Dokumentenmanagement-System eignet sich optimal zur Einführung digitaler Personalakten. Sie können DocuWare einfach um ein HR-Archiv erweitern, damit verwalten Sie Inhalte von der Bewerbung über die Gehaltsabrechnung bis zu Beurteilungen und Urlaubsanträgen wesentlich effizienter. Nebenbei automatisieren Sie viele bisher manuelle Prozesse und zeitintensive Aufgaben in der Personalverwaltung – hier ein paar Praxisbeispiele:
1. Personaldaten pflegen
Digitale Akten verschaffen flexiblen Zugriff und den perfekten Überblick über Mitarbeiterdaten und Dokumente. Diese werden unter der jeweiligen Personalnummer abgelegt und mit weiteren Indexwerten wie Name, Dokumenttyp, Betreff und Datum indexiert. Über Zugriffsrechte steuern Sie, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf. Müssen Personalstammdaten wie Adresse, Bankverbindung oder Krankenversicherung geändert werden, erledigen Mitarbeitende das selbst über ein Online-Formular und HR bestätigt die Änderungen nur noch.
2. Gehaltsabrechnungen verteilen
Drucken Sie Lohnzettel aus und müssen sie dann falten, kuvertieren, frankieren und versenden? Verabschieden Sie sich von diesem Zeit- und Kostenfresser und steigen Sie auf einen digitalen Workflow um: Die Gehaltsabrechnungen erstellen Sie weiterhin mit dem Lohnprogramm Ihrer Wahl. DocuWare legt sie anschließend ohne Ihr Zutun in den digitalen Personalakten ab. Die Mitarbeiter:innen werden automatisch benachrichtigt und können über einen passwortgeschützten Link sofort auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen. Das funktioniert auch, wenn Sie ihre Lohnabrechnung extern abwickeln.
3. Stellenausschreibungen organisieren
Sie wollen offene Stellen schneller besetzen? Auch hier hilft ein strukturierter Prozess, der HR und Fachabteilungen vernetzt und Aufgaben verteilt. Das könnte so aussehen, dass Führungskräfte das Anforderungsprofil für eine neue Stelle per Online-Formular an HR übermitteln, sodass die neue Stelle ruckzuck auf der Karriere-Seite online gehen kann. Hier wiederum greifen die Bewerber:innen auf ein Formular zu, das die Koordination rund um das Bewerbungsmanagement reibungslos steuert.
4. Neue Teammitglieder einstellen
Koordinieren Sie auch Interviewtermine und interne Abstimmungsprozesse über digitale Workflows, das vereinfacht Absagen und bereitet Vertragsabschlüsse optimal vor. Wiedervorlagen sorgen für schnelles Feedback und verhindern, dass sich wichtige Personalentscheidungen verzögern. Digitales Bewerbungsmanagement umfasst schließlich mehr als automatisierte E-Mail-Antworten.
5. Onboarding-Aufgaben koordinieren
Steuern Sie die Onboarding-Aufgaben digital, damit vom Schreibtisch bis zum E-Mail-Account alle Tools und Arbeitsmittel pünktlich für Ihre neuen Teammitglieder bereitstehen. Alles, was erledigt und bestellt werden muss, wird auch hier einfach mit wenigen Klicks per Online-Formular definiert und über digitale Workflows an IT und Einkauf verteilt. So lassen sich auch administrative Aufgaben rund um einen Abteilungswechsel oder das Offboarding verschlanken.
6. Abwesenheiten verwalten
Ob Urlaub, Krankheit oder Elternzeit – Abwesenheiten erfassen Mitarbeitende komfortabel per Online-Antrag. Führungskräfte und HR genehmigen diese mit wenigen Klicks. So behalten alle im Team den Überblick, werden automatisiert über Fehlzeiten benachrichtigt und können Termine und Projekte optimal planen.
7. Compliance sicherstellen
HR ist ein hochsensibler Bereich, Datenschutz hat oberste Priorität. Erleichtern Sie sich diese schwierige Aufgabe, indem Sie den Zugriff auf Dokumente über Rollen und Berechtigungsprofile regeln oder beispielsweise Bewerbungen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch löschen lassen. Gleichzeitig können Sie mit digitalen Prozessen sicherstellen, alle Teammitglieder die Compliance-Ziele Ihres Unternehmens nachweislich kennen: So sorgt etwa ein einfacher Workflow dafür, dass wichtige Arbeitsanweisungen und SOPs sicher ankommen, bestätigt werden und jederzeit transparent sind.
Fazit: Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben
Digitalisieren Sie Ihre Personalakten, damit Ihr Unternehmen von zukunftsorientieren HR-Prozessen profitieren kann. Die schnelleren Abläufe rollen Sie mit DocuWare passend zu Ihren Prioritäten und Business-Anforderungen aus. Wie das aussehen kann, sehen Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung DocuWare für Personalmanagement: Mehr Transparenz und Wertschöpfung.