Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen per E-Mail zu versenden. In diesem Beitrag erklären wir, was es damit auf sich hat und welche Vorteile Betriebe erwarten können, wenn sie ihre Rechnungen digital versenden beziehungsweise empfangen. Durch eine digitale Rechnungsprüfung ergeben sich viele Vorteile, von denen Betriebe aller Größenordnungen deutlich profitieren.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Rechnung per E-Mail?
- Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
- Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden?
- Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten
- Fazit zur Rechnung per Mail
Das Versenden per E-Mail lässt sich natürlich auch mit De-Mail abwickeln. Hier werden die E-Mails über zertifizierte Anbieter verschlüsselt und signiert zugestellt. Es ist aber auch problemlos möglich, Rechnungen mit herkömmlichen E-Mail-Systemen zu versenden. Wenn Sie im Betrieb auf Rechnungen per E-Mail umstellen, ist es also nicht notwendig, dass Sie Ihr E-Mail-System ändern. Sie können das System genauso nutzen wie zuvor. Es hat lediglich eine Aufgabe mehr, was dessen Nutzen im Unternehmen weiter erhöht.
Beim Empfangen von Rechnungen per E-Mail lässt sich der Prozess der Rechnungsprüfung digitalisieren. Das bedeutet, dass sich Rechnungen schneller kontrollieren lassen.
Was ist eine Rechnung per E-Mail?
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt. In Österreich gelten die Bestimmungen seit dem 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt.
Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmer im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, indem sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und postalisch verschicken, sondern einfach per E-Mail versenden. Dies ermöglicht gleichzeitig die elektronische Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger.
Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung stellt den Ratgeber „Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis“ zur Verfügung. Mit diesem erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie am besten bei der Einführung einer E-Rechnung vorgehen, die Sie dann auch leicht per E-Mail versenden können. Der Bitkom stellt eine Checkliste zur Verfügung, worauf Sie beim Prozess zur digitalen Rechnung achten müssen. Programme zur digitalen Rechnungsprüfung arbeiten optimal mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) zusammen. So kann eine Software dafür sorgen, dass Rechnungen, die per E-Mail im Unternehmen eingehen, im DMS gespeichert werden.
Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
Neben dem Senken des Bedarfs von Büromaterial sparen Betriebe auch deutlich Arbeitszeit ein, wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden. Beim Betrachten der Möglichkeiten, die das Verschicken von Rechnungen per E-Mail bietet, kann zwischen dem Rechnungsversender und dem Rechnungsempfänger unterschieden werden. Beide profitieren jedoch von den Möglichkeiten, Rechnungen per E-Mail zu versenden oder zu empfangen. Wir zeigen die Vorteile beider Seiten nachfolgend auf. Ein Unternehmen kann natürlich der Rechnungsversender sein, gleichzeitig aber auch Rechnungen seiner Lieferanten per E-Mail empfangen und automatisiert verarbeiten.
Rechnungsversender profitieren deutlich davon, Rechnungen per E-Mail zu versenden, wie wir bereits aufgezeigt haben. Zusätzlich gehen die Rechnungen auch schneller beim Empfänger ein, der im Idealfall wiederum schneller bezahlt, weil er seine sachliche Rechnungsprüfung komplett digitalisieren kann. Die Liquidität wird erhöht, da Rechnungsempfänger die Rechnungen schneller begleichen. Außerdem werden dadurch Mahnungen vermieden, zum Beispiel wenn die Rechnung beim Rechnungsempfänger verloren gegangen ist. Es leuchtet also ein, warum das Versenden von Rechnungen per E-Mail wesentlich effektiver ist als das langwierige Versenden von Rechnungen mit der Post. Die Digitalisierung der Buchhaltung birgt für Unternehmen große Vorteile.
Drucken kostet viel Geld
Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner belegt, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes ausgeben, um Dokumente zu drucken. Dazu kommen noch weitere Ausgaben, zum Beispiel für Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.
IDC hat eine Studie veröffentlicht, aus der der Produktivitätsverlust für ein Unternehmen hervorgeht, wenn sich Mitarbeiter mit Papierdokumenten wie Rechnungen auseinandersetzen müssen. Es geht also nicht nur um die Kosten des Druckens und Kopierens, sondern auch darum, dass diese Prozesse Arbeitszeit verbrauchen.
Die Umstellung auf Rechnungen per E-Mail spart nicht nur Geld und erhöht die Liquidität, sondern verbessert auch den Umwelt- und Klimaschutz durch einen verminderten Verbrauch von Ressourcen.
Rechnungsempfänger profitieren beim Empfang von Rechnungen per E-Mail
Auch beim Empfang von Rechnungen per E-Mail sinken die Kosten. Das liegt zum Beispiel daran, dass Prüfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden. Die Rechnungsprüfung im Unternehmen wird durch das Verwenden von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Der Prozess der Rechnungsprüfung lässt sich digitalisieren und damit auch automatisieren. Anstatt eine manuelle Checkliste für die Rechnungsprüfung zu deren Freigabe zu benötigen, lassen sich diese beiden Prozesse enorm vereinfachen. Wir gehen nachfolgend ausführlicher darauf ein.
Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail können Betriebe die Effizienz der Rechnungsverarbeitung deutlich optimieren. Nach einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business lässt sich die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, wenn auf E-Rechnungen gesetzt wird.
Durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung lassen sich Rechnungen wesentlich schneller dem richtigen Ansprechpartner zuordnen, der diese im Anschluss einfacher prüfen kann. Der Sachbearbeiter kann die Rechnungsfreigabe so auch schneller durchführen. Dadurch lassen sich auch Skonti und andere Gutschriften sichern, was beim langwierigen Bearbeiten von Papierrechnungen schwer möglich ist. Über eine elektronische Rechnungsprüfung per Software und dem Rechnungseingang im DMS lässt sich die Rechnungskontrolle im Unternehmen also deutlich verbessern.
Bei herkömmlichen Rechnungen auf Papier läuft der Versand meistens über die Hauspost. Das ist ineffizient, langwierig und birgt das Risiko des Verlusts der Rechnung auf diesem Weg. Benötigen mehrere Mitarbeiter im Unternehmen eine Kopie der Rechnung, muss die originale Rechnung erst kopiert werden, was beim Einsatz von Kopierern den gleichen Nachteil darstellt, wie beim Drucken (teures Papier, Feinstaub durch Drucker, eine erhöhte Ozonbelastung, hohe Kosten). Beim Durchlaufen einer Rechnung durch das Unternehmen kann es mehrere Tage dauern, bis alle relevanten Ansprechpartner das Dokument gelesen und genehmigt haben. Das verlängert die sachliche Rechnungsprüfung unnötig.
Gehen Rechnungen im Unternehmen in elektronischer Form ein, lassen sich diese natürlich auch leichter in die automatisierte, digitale Rechnungsverarbeitung integrieren. Das ist auch ein großer Vorteil beim Rechnungsempfang per E-Mail. Der ganze Ablauf lässt sich automatisieren, inklusive der Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. Dazu lassen sich digitale Workflows erstellen, welche Zustellung und Prozesslaufzeiten deutlich erhöhen. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird auf diesem Weg vollständig digitalisiert und vereinfacht.
Fehler bei der manuellen Rechnungserfassung vermeiden
Fehler werden zuverlässig vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Verarbeitung nicht. DocuWare bietet bei seiner Lösung zum Beispiel die Funktion „Intelligent Indexing“. Dabei handelt es sich um eine maschinelle Lerntechnologie, die unter anderem relevante Rechnungsdaten wie Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisiert aus jeder Rechnung auslesen kann. Das System lernt außerdem und kann Rechnungen des gleichen Lieferanten dadurch immer schneller einlesen.
Ist die Rechnung erst einmal vollständig indexiert, kann Sie bei elektronischen Rechnungen mit einem Klick GoBD-konform und sicher archiviert werden. Über die ausgelesenen Indexbegriffe, zum Beispiel den Lieferantennamen, können die Rechnungen mit Hilfe der Suchfunktion jederzeit in Sekundenschnelle gefunden und aufgerufen werden. Das geht natürlich wesentlich schneller, als bei manuellen Rechnungen, die von ihrer Papierform erst in das Rechnungssystem des Unternehmens eingepflegt werden müssen.
Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden?
Wie alle steuerlich relevanten Dokumente eines Unternehmens müssen auch Rechnungen, die per E-Mail verschickt wurden, archiviert werden. Gemäß der Aufzeichnungspflicht müssen alle Dokumente in Deutschland mindestens zehn Jahre lang in einem Archiv abgelegt und jederzeit abrufbar sein. In Österreich beträgt die Aufbewahrungsdauer sieben Jahre. Das heißt, Sie müssen den Rechnungseingang dokumentieren und nachweisen können. Das gilt für Rechnungen per E-Mail genauso, wie bei Papierrechnungen. Wer diese Pflicht vernachlässigt, muss etwa im Falle einer Betriebsprüfung mit Strafzahlungen rechnen. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, dass Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann.
Genau an dieser Stelle kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zum Einsatz, das bei der Archivierung von E-Mails eine enorme Verbesserung mit sich bringt. Beim Einsatz eines DMS ist es zum Beispiel nicht notwendig, eine per E-Mail zugestellte Rechnung auszudrucken, was deutliche Mehrkosten mit sich bringen würde. Der Rechnungseingang findet im DMS statt und wird anschließend in elektronischer Form verarbeitet, inklusive der Rechnungsprüfung.
Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten
Damit das Finanzamt eine Rechnung per E-Mail anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:
- Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
- Echtheit der Herkunft
- Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
- Lesbarkeit der Rechnung
Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, enthalten identische Informationen wie Papierrechnungen, lassen sich aber wesentlich effektiver und vor allem schneller zustellen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen genauso vorhanden sein, wie bei herkömmlichen Rechnungen.
Wenn Sie im Betrieb also nicht alle Rechnungen per E-Mail versenden können, zum Beispiel weil Lieferanten noch mit Papierdokumenten arbeiten, brauchen Sie keine zwei verschiedenen Workflows für Rechnungen. Die Abläufe sind bei der Erstellung identisch. Beim Versand werden dagegen Papierrechnungen teuer ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und müssen zur Post gebracht oder von der Post kostenpflichtig abgeholt werden.
Der Rechnungsinhalt muss unversehrt sein. Es gilt also sicherzustellen, dass der Inhalt nicht verändert wurde. Die Datei, die per E-Mail verschickt wird, muss ein Format sein, dass vom Rechnungsempfänger gelesen werden kann. Hier wird normalerweise auf PDF- oder JPG-Dateien gesetzt. Wichtig ist: Die Rechnung muss auch von Menschen lesbar sein! Es muss sich um ein Dokument handeln, das sich mit einem Computerprogramm öffnen lässt, und dessen Inhalt im Grunde genommen dem Aufbau einer Rechnung auf Papier entspricht.
Der „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ hilft dabei zu verstehen, was Unternehmen beim Einsatz von elektronischen Rechnungen wissen müssen. Auch das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ ist ein guter Anlaufpunkt für den Wissensaufbau zur Umstellung auf Rechnung per E-Mail.
Fazit zur Rechnung per Mail
Durch einen Versand und Empfang von Rechnungen per E-Mail kann die Effizienz im Unternehmen gesteigert werden. Gleichzeitig sinken die Kosten sowohl beim Rechnungsversender wie auch beim Rechnungsempfänger, wenn auf digitale Rechnungen gesetzt wird. Rechnungsempfänger profitieren von Skonti, Gutschriften und dem Vermeiden von Mahngebühren. Rechnungsversender partizipieren von einer höheren Liquidität, weil das Geld schneller im Unternehmen eingeht. Durch elektronische Rechnungen lässt sich die Rechnungsprüfung digitalisieren und der ganze Prozess automatisieren. Das spart Zeit, Geld, schont die Umwelt, senkt die Gesundheitsrisiken Ihrer Mitarbeiter und erhöht gleichzeitig deren Zufriedenheit.
