Immer mehr Staaten verpflichten ihre Unternehmen zum elektronischen Rechnungsaustausch und führen Meldesysteme ein, über die den Finanzbehörden die Rechnungsdaten übermittelt werden müssen. Gerade wenn Rechnungen über solch ein E-Reporting-Portal empfangen und/oder versandt werden, hilft ein automatisierter Rechnungs-Workflow dabei, Kosten zu sparen und die Compliance zu erfüllen.
Inhalt:
- E-Reporting und E-Rechnungs-Workflow in Unternehmen
- Strukturierte Rechnungen
- Auf E-Reporting vorbereiten
- Rechnungsaufkommen und Freigabeprozess: Wann sich Workflow-Automation auszahlt
- Integration über ERP
- Integration über Rechnungsworkflow
- Vorteil: Eingangs- und Ausgangsrechnungen weiterhin in DocuWare führen
- OCR und intelligente Indexierung auch bei E-Reporting von Vorteil
E-Reporting und E-Rechnungs-Workflow in Unternehmen
Staatliche Meldesysteme für elektronische Rechnungen sind Online-Plattformen, über die sogenannte strukturierte Rechnungen ausgestellt, empfangen, bereitgestellt und aufbewahrt werden können. Die Finanzbehörden verschaffen sich damit Zugang zu Informationen über die von Unternehmen ausgestellten Rechnungen. Dies trägt zur Betrugsbekämpfung bei.
Strukturierte Rechnungen
Eine strukturierte Rechnung ist dabei eine elektronische Rechnung im XML-Format. Sie enthält die rechtlich vorgeschriebenen Daten in einer festgelegten Datenstruktur. In den meisten Ländern werden über die E-Rechnungs-Plattformen nur die Daten von strukturierten Rechnungen erfasst, die zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen (B2G) ausgestellt werden. Einbezogen werden auch Rechnungen zwischen inländischen und ausländischen Unternehmen. Rechnungen von Unternehmen an Privatkunden werden in der Regel nicht erfasst.
Auf E-Reporting vorbereiten
Die Meldesysteme der Finanzbehörden funktionieren grundsätzlich nach zwei unterschiedlichen Modellen, je nachdem, ob die Rechnungen nur über die staatliche Plattform an den Empfänger gehen (V-Modell wie z. B. in Italien) oder auch über autorisierte andere Stellen (Y-Modell wie etwa in Frankreich) laufen können.
Unternehmen sollten sich in jedem Fall mit dem in ihrem Land bestehenden oder zu erwartenden Meldesystem der Finanzbehörden beschäftigen. In der EU zum Beispiel ist geplant, eine einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung im Rahmen von „VAT in the Digital Age“ (ViDA) auszurollen, dazu gibt es länderspezifische Fact Sheets.
Rechnungsaufkommen und Freigabeprozess: Wann sich Workflow-Automation auszahlt
Doch wozu brauchen Sie Dokumenten-Management und Workflow-Automation, wenn Sie jetzt oder in Zukunft eine Meldeplattform nutzen sollen, in der ohnehin alle Rechnungsdaten gespeichert werden? In welchen Fällen bringt die Workflow-Automation mit DocuWare im Zusammenspiel mit einem E-Reporting-Portal Vorteile?
- Fall 1: Ihre Firma erhält nicht mehr als ca. 100 Rechnungen im Monat und pro Rechnung benötigen Sie nur eine Freigabe durch eine Stelle. Hier kann eine Workflow-Automation Sie unterstützen, ist aber nicht unbedingt nötig.
- Fall 2: Ihr Unternehmen erhält Hunderte von Rechnungen und der Prozess sieht häufig oder immer mehrere Freigaben durch mehrere Stellen vor. Ab dieser Komplexität ist ein automatisierter Workflow erforderlich, um Ihren Prozess zu rationalisieren und ihn rechtskonform zu managen.
Entscheidend ist also immer, wie viele Rechnungen Sie verarbeiten müssen und wie viele Freigabestellen in den Prozess involviert sind.
Integration über ERP
Sie haben einen DocuWare Workflow für die elektronische Rechnungsverarbeitung und ein ERP- bzw. Buchhaltungssystem im Einsatz. Welches System Sie nun mit der E-Reporting-Plattform kombinieren, hängt von Ihrem Rechnungsworkflow ab.
- Hat Ihr ERP eine Integration mit der Plattform, können Sie dieses anbinden. Es ruft dann die Daten ab und übermittelt sie an die Plattform, und der DocuWare Workflow ruft Daten aus dem ERP ab. In diesem Fall ist das ERP-System die erste Anlaufstelle für Rechnungen und sollte daher mit der E-Reporting-Plattform integriert werden.
- Die im System eingehenden Rechnungen werden dann an DocuWare übergeben und durchlaufen dort Indexierungs-, Prüf und Freigabeprozesse, oft unter Verwendung anderer in DocuWare archivierter Dokumente. Am Ende dieses Prozesses werden die ergänzten Daten an das ERP übergeben, das bereits mit der E-Reporting-Plattform integriert ist.
Hier benötigt zunächst das ERP-System die Rechnungsdaten und DocuWare fungiert als zusätzliches Element in der Dokumentverarbeitung. Die Integration des ERP mit DocuWare ist bereits vorhanden.
Integration über Rechnungsworkflow
Besitzt Ihr ERP keine Integration mit der E-Reporting-Plattform, wird der Rechnungsworkflow in DocuWare direkt mit der Meldeplattform integriert.
- In DocuWare sind die Prozesse für die Annahme von Rechnungen bereits definiert und die Meldeplattform ist dann nur eine weitere Quelle für den Rechnungseingang.
- Die Rechnungen durchlaufen den Prozess der Indexierung, Prüfung und Freigabe - auch auf Basis anderer Dokumente in DocuWare, wie zum Beispiel Angebote oder Lieferscheine. Am Ende des Prozesses werden die Daten an das ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystem übergeben.
In diesem Fall braucht DocuWare die Daten also zuerst, damit diese an das ERP bzw. Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden können. Die Integration von DocuWare mit dem ERP ist vorhanden und es ändert sich nur das Datenvolumen.
Vorteil: Eingangs- und Ausgangsrechnungen weiterhin in DocuWare führen
Unabhängig von der Frage der Integration lohnt es sich aufgrund des einfachen Zugriffs in DocuWare, insbesondere die Volltextsuche, den Rechnungs-Workflow mit DocuWare beizubehalten. Hinzu kommen die Querverweise zwischen den Dokumenten. Damit können Sie zum Beispiel alle Rechnungen aufrufen, die mit einem angezeigten Vertrag verknüpft sind. Mit DocuWare als Dokumentenmanagement-System und Workflow-Automation können Sie strukturierte Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten und haben schnellen Zugriff auf die Informationen.
OCR und intelligente Indexierung auch bei E-Reporting von Vorteil
Für eine E-Reporting-Plattform bzw. die darin verarbeiteten Rechnungen wird keine OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Ihr Unternehmen wird jedoch wahrscheinlich nicht alle Rechnungen über die E-Reporting-Plattform erhalten. Zudem gibt es eine Reihe von weiteren Dokumenten, die oft für die Rechnungsfreigabe benötigt werden, ob Auftragslisten, Frachtbriefe, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle. Mit DocuWare Intelligent Indexing können Sie die Inhalte und Daten dieser Dokumente in Form von Indexdaten beschreiben, was den Prozess noch effektiver macht.
Halten wir fest: Sofern Ihr Unternehmen mehr als etwa hundert Rechnungen pro Monat erhält und mehrere Freigabestellen in den Prozess involviert sind, lohnt sich die Kombination aus automatisiertem Rechnungsworkflow mit einem Meldeportal.