So langsam wird es auch für Mittelständler eng: Die Flut an E-Mails und Dokumenten entscheidet nicht mehr nur in Großunternehmen, sondern auch in kleinen Betrieben über Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie ECM-Software das Dokumentenmanagement im Mittelstand revolutioniert.
Filme in der Straßenbahn mit dem Smartphone streamen, die Beleuchtung im Wohnzimmer mit dem Tablet steuern, den Kühlschrank mit dem Internet verbinden: Die Digitalisierung verändert das Leben der Menschen. Und ihre Art zu arbeiten. Mussten Unternehmen früher lediglich Papier managen, gilt es heute mit einer Flut digitaler Daten zu jonglieren – von E-Mails über Lebensläufe im PDF-Format bis hin zu digitalen Bauplänen. Für den Erfolg eines Unternehmens ist es dabei wichtiger denn je, dass Daten und Unternehmensprozesse ineinandergreifen und für Mitarbeiter auf der ganzen Welt verfügbar sind. Dieses Dokumentmanagement per Hand erledigen? Ab einer bestimmten Größe ein Ding der Unmöglichkeit. Hier kommen sogenannte Enterprise Content Management (ECM) Systeme zum Einsatz, auf Deutsch Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Dokumentenmanagement im Mittelstand birgt noch viel Potenzial
Der Einsatz von ECM-Software: Zwischen Mittelstand und Großunternehmen tut sich ein Graben auf. Laut der Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" des IT-Branchenverbands BITKOM nutzen mittlerweile 96 Prozent der größeren Unternehmen Softwares für das Management der Dokumente. 80 Prozent dieser Betriebe setzen dabei auf spezialisierte ECM-Software – neun von zehn Installationen sind sogar schon über alle Bereiche des Unternehmens hinweg vernetzt. Aus gutem Grund, denn Großunternehmen kämpfen mit besonders hohem Dokumentenvolumen, komplexen Organisationsstrukturen und einer starken Formalisierung der Abläufe. DMS führen zu erheblicher Effizienzsteigerung.
Und das Dokumentenmanagement im Mittelstand? Zwar haben mittlerweile rund 47 Prozent der Betriebe das Management der Dokumente digitalisiert. Doch nur die Hälfte nutzt dabei spezialisierte ECM-Software – und nur 40 Prozent der Anwender haben die Installation über alle Unternehmensbereiche ausgerollt. Das verwundert nicht, der Handlungsbedarf war in kleinen Betrieben bislang nicht so hoch wie in Großunternehmen. Doch auch Mittelständler sehen sich mit steigender Datenflut konfrontiert. Zudem wird es immer wichtiger, E-Mail-Verkehr in Geschäftsprozesse einzubinden und selbst Nachrichten vorschriftsgemäß zu archivieren.
ECM-Software ermöglicht Mittelständlern schnellen und kostengünstigen Zugriff auf Informationen
Was schätzen Anwender von Systemen für das digitale Dokumentenmanagement im Mittelstand am meisten? Laut der Bitkom-Studie sind es der schnelle Zugriff auf Informationen sowie die geringen Kosten für die Handhabung von Dokumenten. Das bestätigt die Assmann Zeitarbeit GmbH aus Nürnberg – eine Zeitarbeitsfirma, die Fachpersonal an Handwerksbetriebe und Industrieunternehmen vermittelt. Das Papieraufkommen im Unternehmen war vor der Digitalisierung immens. Mitarbeiter sammelten tausende Personalunterlagen in Aktenordnern, darunter Arbeitsverträge, Tätigkeits- und Zeitnachweise sowie Prämienvereinbarungen. Jeden Tag war eine Mitarbeiterin vier Stunden damit beschäftigt, Personaldokumente abzulegen und zu managen.
Um diese Zeit zu sparen, hat das Unternehmen in ein DMS investiert und einen digitalen Dokumentenpool angelegt. Das ECM-System ist nahtlos in die HR-Software integriert. Mitarbeiter greifen somit von der gewohnten Oberfläche der HR-Software auf den Pool zu. „Durch den DMS-Einsatz sind wir in vielen Bereichen effizienter geworden", sagt Thorsten Gold, Geschäftsführer der Assmann Zeitarbeit GmbH. „So können wir Mitarbeiter in noch kürzerer Zeit an unsere Kunden vermitteln.“
DMS erhöht Produktivität: Mitarbeiter können auch unterwegs auf Dokumente zugreifen
Die Zeiten, in denen Mitarbeiter an PCs in Büros gekettet waren: Dank modernen Systemen für das Dokumentenmanagement im Mittelstand sind sie vorbei. Denn egal, ob Cloud- oder On-Premises-Lösung: Mitarbeiter können von überall auf der Welt auf das digitale Archiv zugreifen – auch mit Laptop, Smartphone und Tablet. Alles was sie brauchen, ist ein Internetzugang und ein Browser. Dass somit auch Vertriebsmitarbeiter effektiver arbeiten, zeigt Hydratech Industries, ein Experte für Hochdrucklösungen aus Singapur. Die Mitarbeiter können von unterwegs auf einen zentralen Dokumentenpool mit wichtigen Kundendokumenten zugreifen und Anfragen schneller beantworten. Das Unternehmen konnte dadurch seine Vertriebsproduktivität erkennbar steigern.
Digitales Dokumentenmanagement im Mittelstand verbessert Compliance
Spätestens die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat eins deutlich gemacht: Im Digitalisierungszeitalter wird das Management von Daten anspruchsvoller. Das Problem: Strenge operative Standards rund um Datenschutz, Aufbewahrungsrichtlinien und Dokumentensicherheit überfordern viele Unternehmen und beanspruchen Ressourcen. Ist das Datenmanagement nicht wasserdicht, drohen Rechtsverfahren und Bußgelder.
Deshalb verwundert es nicht: Mittelständler schätzen an modernen ECM-Systemen laut BITKOM-Studie vor allem eine verbesserte Compliance. Mithilfe der Systeme stellen Betriebe sicher, dass Daten geschützt und Richtlinien eingehalten werden. Zudem schaffen die Unternehmen Ressourcen für ihr Kerngeschäft.
Zeitgewinn: ECM-Software automatisieren Routineaufgaben
ECM-Systeme übernehmen nicht nur das Dokumentenmanagement im Mittelstand. Rund 85 Prozent der Unternehmen nutzen die Software mittlerweile auch, um Prozesse zu vereinfachen. Dazu zählt die Automatisierung von dokumentenbezogenen Vorgängen im Rahmen des Workflow-Managements. ECM-Systeme benachrichtigen beispielsweise Teammitglieder automatisch per E-Mail über neue Aufgaben.
Auch der Verpackungsspezialist Wetropa nutzt ein DMS, um Routineaufgaben zu automatisieren. Das DMS leitet technische Unterlagen oder Zeichnungen automatisch an Kunden zur Freigabe weiter. „Dank digitaler Workflows sind unsere Arbeitsabläufe jetzt hochgradig strukturiert und leicht kontrollierbar", sagt Betriebsleiter Sebastian Lindner. „Auch können wir dadurch Fehler bei Produktionsvorgaben leichter vermeiden."
In Zukunft wird auch das Thema Künstliche Intelligenz für ECM-Systeme eine wichtigere Rolle spielen. Denn sie machen es möglich, Verbesserungspotenziale zu erkennen.
30 Prozent der Mittelständler wollen in ECM-Software investieren
Dokumentenmanagement im Mittelstand: Der Mittelstand legt nach und nach die Zurückhaltung in Sachen ECM-Software ab. Laut BITKOM planen rund 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen, in naher Zukunft in eine ECM-Software zu investieren – im Durchschnitt für 30 Arbeitsplätze. Dabei ist es empfehlenswert, sich dem Thema zunächst in kleinen Schritten zu nähern. Mittelständler müssen nicht auf einen Schlag das gesamte Unternehmen und alle Abteilungen in das digitale Dokumentenmanagement einbinden.
Beliebte Startpunkte sind beispielsweise das Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen (HR), Marketing, Vertrieb oder Einkauf. Später kann das Unternehmen die Software dann ausrollen, etwa die Forschung und Produktentwicklung, das Qualitätsmanagement und die Kundenbetreuung. Entsprechend wichtig ist es, dass die Softwarelösung skalierbar ist und mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Dann steht der digitalen Transformation und der Zukunftsfähigkeit nichts mehr im Weg.
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