Aufgrund ständiger Veränderungen und stetig wachsender Anforderungen sind Bauunternehmen heutzutage gezwungen, nicht nur deutlich (kosten-)effizienter zu arbeiten, sondern sehen sich auch immer mehr technischen Herausforderungen wie der Digitalisierung gegenübergestellt. Doch ohne konsequente Digitalisierung setzen Baufirmen ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Einer Studie (Digitalisierung der Bauwirtschaft – Der europäische Weg zu Construction 4.0) der Unternehmensberatung Roland Berger zufolge erkennen allerdings zwar 93 Prozent der Bauunternehmen und -zulieferer die Wichtigkeit der Digitalisierung, aber kaum einer handelt entsprechend.
Dabei bietet gerade die digitale Bauakte ein enormes Einsparpotential. Sie umfasst alle einem Bauprojekt zugehörige Dokumente, auf die berechtigte Mitarbeiter jederzeit – natürlich auch mit mobilem Endgerät auf der Baustelle – zugreifen können. Mehrfachablagen lassen sich dadurch vermeiden und Skonti durch zügige Rechnungsfreigaben besser nutzen. Da die elektronische Bauakte alle Unterlagen – ob Lieferschein, Vertrag, Besprechungsprotokoll oder Rechnung – im Original enthält, kann eine Baufirma sich auch besser gegen Regressansprüche schützen. Ein weiterer Vorteil liegt natürlich in der Reduzierung der Archivfläche.
Profit durch digitale Rechnungsprüfung
Welchen Nutzen der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems auch einem Unternehmen der Baubranche bieten kann, hat die Dreßler Bau GmbH mit Hauptsitz in Aschaffenburg bereits vor vielen Jahren erkannt – Anfang 2008 hat das Traditionsunternehmen die Projektmanagement-Software ARRIBA um DocuWare erweitert. Auslösender Faktor war die Expansion des Unternehmens mit Baustellen in ganz Deutschland. Dies führte zu unbefriedigenden Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und zu zeitaufwändigen Mehrfachablagen von Dokumenten. „Zum damaligen Zeitpunkt gingen täglich 120 bis 140 Eingangsrechnungen dezentral in unseren fünf Standorten ein, wurden dann zwecks Prüfung den Bauleitern auf den Baustellen zugesandt und nach erfolgter Freigabe auf dem Postweg zur Buchung an unser zentrales Rechnungswesen weitergeleitet. Ein Bearbeitungsablauf, der oft 10 bis 14 Tage in Anspruch nahm und zur Folge hatte, dass die Zeit für eine sorgfältige Prüfung knapp war oder Skontofristen erst in letzter Minute eingehalten werden konnten", beschreibt Timo Dill, Leiter Rechnungswesen, das Dilemma. Heute erfolgt die Erfassung der Eingangsrechnungen zentral in der Buchhaltung der Aschaffenburger Firmenzentrale. „Die Finanzplanung profitiert maßgeblich von der digitalen Rechnungsprüfung, sodass sich durch die schnelleren Durchlaufzeiten maximale Skontoerträge erzielen lassen. Auch digitale Bauakten erleichtern unseren Mitarbeitern ihre tägliche Arbeit und sie haben mehr Zeit für ihre jeweiligen Kernaufgaben.“ Hier geht`s zum ausführlichen Anwenderbericht.
DMS-Einführung ohne Betriebsunterbrechung
Auch das Siegener Bauunternehmen Heinrich Weber Straßen- und Tiefbau profitiert bereits seit geraumer Zeit von einem zentralen Dokumenten-Pool: Bei jedem Großprojekt fallen Hunderte von Unterlagen an, die individuell bearbeitet, archiviert und verwaltet werden müssen. Früher verschlang diese Aufgabe jede Menge kostbarer Arbeitszeit, doch heute stehen allen Abteilungen elektronische Bauakten zur Verfügung, mit denen sämtliche Arbeitsschritte innerhalb kürzester Zeit erledigt sind. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf die elektronischen Akten zugreifen, und ein digitaler Workflow sorgt für eine fristgerechte Prüfung der Eingangsrechnungen. Besonders gefällt Stefan Brückner, dass sich durch den reibungslosen Informationsfluss die Arbeitseffizienz erhöht. Der zentrale Dokumenten-Pool wird dabei immer häufiger auch bei Planung und Kalkulation neuer Projekte genutzt, vor allem, wenn spezielle Leistungen gefragt sind: Wie lief die Bauausführung in einem ähnlichen Fall, welche Händler, Lieferanten und Preise sind relevant? All diese Informationen sind jetzt mit wenigen Mausklicks zu recherchieren. „Dieses komfortable Arbeiten schätzen die Mitarbeiter sehr“, sagt Prokurist Stefan Brückner. „Die notwendige Umstellung von Gewohnheiten, die ein DMS mit sich bringt, wird so schneller akzeptiert.“ Gestartet wurde das DMS-Projekt um Jahresbeginn 2014, ohne dass der laufende Betrieb beim Bauunternehmen gestört wurde. Wie bei Heinrich Weber die Umstellung auf digitale Dokumente und Prozesse gelungen ist und welche weiteren Vorteile das Unternehmen dadurch hat, lesen Sie hier.
Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.
.jpg)