Digitalisierung in der Steuerberatung: Neue Ära der Finanzdienstleistungen

Der Trend zur Digitalisierung ist für alle Steuerberater Chance und Risiko zugleich. Die große Herausforderung: Die Digitalisierung wird sowohl die Arbeit in der Kanzlei des Steuerberaters als auch sein Geschäftsmodell grundlegend ändern, prognostiziert EY. Und KPMG konstatiert trocken: „Die Steuerfunktion der Zukunft ist digital, die passende Technologie schon heute entscheidend.“

Eines ist klar: Die digitale Revolution und die damit einhergehende Dematerialisierung von Wertschöpfungsketten wird für die Steuerberater gravierende Konsequenzen nach sich ziehen, zum Beispiel im materiellen Steuerrecht oder durch Deregulierung und neue Wettbewerber aus dem Internet. Im Zuge der Digitalisierung werden Standarddienstleistungen, wie Buchhaltung oder Lohnabrechnung, immer stärker automatisiert. Andererseits tun sich auch ganz neue Geschäftsfelder auf: Zum Beispiel könnte der Steuerberater privilegierter Digitalisierungspartner oder gar Digitalisierungs-Coach für den Mittelstand werden.

Übersicht:

• Warum ist einfach analog weiterarbeiten nicht mehr möglich?
• Ziel: Digitalisierung der Steuerberatung
• Technologische Fortschritte und ihre Anwendung in der Steuerberatung
• Die Digitalisierung unterstützt schlanke Prozesse in der Steuerberatung
• Welche Vorteile bringt ein DMS in der Steuerberatung mit sich?
• Welche Wettbewerbsvorteile können sich Steuerberater durch die digitale Transformation sichern?
• Wie sehen gelungene Projekte bei Steuerberatern aus?
• 60.000 neue Dokumente jährlich – dank digitaler Lösungen kein Problem!

Warum ist einfach analog weiterarbeiten nicht mehr möglich?

In der zunehmend digitalisierten Wirtschaft kann der Steuerberater nicht einfach analog weiterarbeiten. Dennoch werden viele Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Korrespondenz immer noch quasi konventionell abgewickelt: Zwar elektronisch erstellen, dann aber drucken, unterschreiben, scannen und ablegen. Bei diesen gewohnten und offenbar lieb gewonnenen Arbeitsabläufen wird der Schritt Richtung Digitalisierung der Steuerberatung fälschlicherweise immer noch als zu schwierig und zu kostspielig eingeschätzt.

Das ist ein Irrtum, denn die meisten Digitalisierungs-Komponenten sind längst Commodity. Schon allein die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kann den Grundstein für die notwendige Digitalisierung der Steuerberatung legen. Denn auf der stabilen Basis eines DMS können dann sukzessive und völlig flexibel Prozesse und das gesamte Geschäftsmodell digitalisiert werden.

Ziel: Digitalisierung der Steuerberatung

Allerdings will die Digitalisierung der Kanzlei sorgsam geplant sein. Sie ist zeitaufwendig und erfordert durchaus gezielte Investitionen in Technik und Ausbildung. Parallel dazu wächst die Notwendigkeit der Digitalisierung der Steuerberatung schon seit Jahren permanent. Steuerberater müssen unbedingt digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sobald beispielsweise Amazon mit eigenen Services am Markt einsteigt. Vor allem bei kleinen Kanzleien herrscht Handlungsbedarf, denn nur digital können sie auf lange Sicht ihre Stärke – die persönliche und individuelle Beratung – weiter ausspielen.

Digitalisierung ist für die Steuerberater auch deshalb so wichtig, weil sie in Zukunft von anspruchsvoller werdenden Mandanten stärker denn je als Berater gefordert werden. Kompetente Beratung wird gerade in Zeiten der Informationsüberflutung notwendiger denn je, weil Watson, Google und Alexa dem Mandanten zwar sehr viele gute Ratschläge erteilen, die aber längst nicht immer auf eine konkrete Situation zutreffen. Hier können Steuerberater filtern und den Fokus auf das Wesentliche lenken.

Der erste Schritt in Richtung digitale Steuerberatung: Ein DMS

Hat sich der Steuerberater für die Digitalisierung seiner Kanzlei entschieden, kann der erste Schritt dahin die Einführung eines DMS sein. Auf der Suche nach der passenden Software hilft der Software-Lieferant, sei es zum Beispiel Addison oder DATEV. Der Tipp kann Gold wert sein, denn natürlich muss das DMS reibungsfrei mit der Kanzleisoftware zusammenarbeiten. Bei der Marktsondierung helfen Ihnen:

• Unabhängige Verbände (Bitkom, VOI, VDMA, AWV)
• Einschlägige Hersteller
• Externe Berater, die Sie auch bei der Einführung unterstützen

Die Dokumentenmanagement-Systeme sind inzwischen voll ausgereift. Alle internen Dokumente werden per DMS digitalisiert – sprich eingescannt – und verschlagwortet, damit sie anschließend einfach wiederauffindbar sind. Die Mitarbeiter werden auf das System geschult. In der Regel hat es sich bewährt, dass die Kanzlei das aktuelle Jahr und das Vorjahr von Aushilfskräften in einer Einmal-Aktion digitalisiert und ab dann die gesamten Postein- und -ausgänge sowie alle internen Belege von den Mitarbeitern einscannt. Je nach Kanzleistruktur übernimmt diese Aufgabe das Sekretariat oder, falls nicht vorhanden, jeder einzelne Mitarbeiter. Ergebnis ist eine lupenrein digitale Verarbeitung von Eingangspost und Eingangsrechnungen.

Lupenrein digitale Verarbeitung der Eingangspost

Nachdem alles eingescannt ist, kommen rigoros alle Ordner mit Papierbelegen in das Archiv. Wenn das Papier nicht mehr am Arbeitsplatz verfügbar ist, wächst die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter wirklich mit dem DMS arbeiten. Allerdings sind dafür die technischen Voraussetzungen zu schaffen:

• Vernetzte Rechner
• Zwei Monitore oder ein großer Bildschirm pro Arbeitsplatz
• Zugriff auf einen Scanner und auf das digitale Archiv

Technologische Fortschritte und ihre Anwendung in der Steuerberatung

Dokumentenmanagementsysteme sind mittlerweile fester Bestandteil der Digitalisierung der Steuerberatung. Dank modernster Technologie sind in den letzten Jahren vor allem cloud-basierte Lösungen im Trend. Die Gründe, warum immer mehr Unternehmen und natürlich auch Steuerberater lieber auf Cloud DMS als auf On-Premises-Versionen setzen, sind vielfältig. Ein besonders überzeugendes Argument sind die automatischen Updates und Wartungen. Da Cloud-DMS-Anbieter diese Aufgaben übernehmen, profitieren Steuerberater automatisch von den neuesten Funktionen und Sicherheitspatches, ohne selbst Zeit und Ressourcen für die Wartung aufwenden zu müssen.

Darüber hinaus investieren seriöse Anbieter deutlich in die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, sodass die im DMS gespeicherten Daten bestmöglich geschützt sind. Nicht nur Verschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsaudits sorgen bei Cloud-Lösungen für Sicherheit, auch vor physischen Gefahren wie Feuer oder Diebstahl sind die Daten in der Cloud besser geschützt.

Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten Steuerberatern darüber hinaus ein hohes Maß an Flexibilität. Da die Daten nicht auf dem eigenen Rechner, sondern auf externen Servern gespeichert werden, kann von nahezu jedem Ort auf der Welt auf die Daten zugegriffen werden, sofern eine Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht Steuerberatern ein mobiles und standortübergreifendes Arbeiten.

Die Digitalisierung unterstützt schlanke Prozesse in der Steuerberatung

Nachdem der erste Schritt in Richtung Digitalisierung mit einer DMS-Lösung getan ist, kann der Steuerberater nicht nur mit der Finanzverwaltung, sondern zunehmend auch mit seinen Mandanten digital zusammenarbeiten. Ob in der Kommunikation, bei der Übermittlung von Dokumenten oder im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen: Moderne, digitale Lösungen ersparen den Steuerkanzleien Zeit und Geld. Mit der elektronischen Signatur machen die Steuerberatungsunternehmen einen weiteren wichtigen Schritt in die digitale Welt, denn sie macht die rechtsverbindliche Unterschrift auf einem Papierdokument überflüssig.

Das kostspielige und zeitaufwendige Drucken und Scannen von Dokumenten gehören dann endgültig der Vergangenheit an. Damit optimieren die Steuerberatungen nicht nur ihre Prozesse, sondern erhöhen ihren Digitalisierungsgrad und vermeiden einen digital-analogen Medienbruch. Darüber hinaus festigen sie ein modernes, digitales und nachhaltiges Image ihrer Kanzlei.

Welche Vorteile bringt ein DMS in der Steuerberatung mit sich?

Die Einführung eines DMS in der Steuerberatung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Dabei geht es nicht nur um den Wegfall zeit- und kostenintensiver Druckprozesse und platzraubender Aktenablagen. Die Vorteile der Digitalisierung, insbesondere mit einem cloud-basierten DMS, zeigen sich auch in den konkreten Prozessen.

• Verbesserte Datenauswertung: Da DMS eine strukturierte und zentralisierte Speicherung von Dokumenten ermöglicht, ist die effiziente Analyse mithilfe digitaler Tools ganz einfach möglich. Das erlaubt Steuerberatern, schnell und präzise Einblicke in die Situation ihrer Mandanten zu gewinnen und fundierte Beratungen durchzuführen.
• Flexibilität im Kontakt: Ein zentrales Element von modernen DMS-Lösungen ist die sichere und flexible Bereitstellung von Dokumenten und Daten. Dies ermöglicht nicht nur eine zeit- und ortsunabhängige Beratung, sondern erleichtert auch die Kommunikation zwischen Mandanten, dem Finanzamt und dem Steuerberater.
• Suchfunktionen und Indexierung: Wie bereits erwähnt, ist die Wiederauffindbarkeit einer der wichtigsten Vorteile. Denn auch wenn die meisten Steuerberater ein ausgeklügeltes Abblagesystem haben, wenn ein Dokument versehentlich im falschen Ordner landet, ist es kaum wiederzufinden. Mit einem DMS kann so etwas nicht passieren. Darüber hinaus ermöglichen Funktionen wie der Eingangsstempel, der die Quelle und die eingebende Person wiedergibt, einen eindeutigen Nachweis, ob und wann Dokumente beim Steuerberater eingegangen sind.
• Automatisierung von Workflows: Manche Aufgaben müssen nicht manuell erledigt werden, sondern können schnell und fehlerfrei mit der Hilfe von Workflows automatisiert werden. Ein DMS ermöglicht es Steuerberatern, je nach Bedarf automatische Benachrichtigungen über Dokumentenänderungen einzurichten oder Workflows für die Dateneingabe und -verarbeitung zu nutzen, um Prozesse zu straffen und Zeit zu sparen.

Welche Wettbewerbsvorteile können sich Steuerberater durch die digitale Transformation sichern?

Abgesehen davon, dass Steuerberater durch die Digitalisierung mit einem DMS ihren Papierverbrauch reduzieren und ihr Engagement für nachhaltige Geschäftspraktiken unterstreichen, profitieren sie noch von weiteren Wettbewerbsvorteilen. So ist beispielsweise bei cloud-basierten Dokumentenmanagementlösungen eine besonders hohe Skalierbarkeit gegeben. Diese ermöglicht Steuerberatern, ihre Kapazitäten bei Bedarf einfach zu erweitern und flexibel auf sich ändernde Anforderungen der Kanzlei oder der Mandanten zu reagieren, ohne, dass es zu Engpässen kommt.

Darüber hinaus werden bestehende Prozesse durch den Einsatz digitaler Lösungen deutlich optimiert, indem beispielsweise zahlreiche manuelle Tätigkeiten automatisiert werden. Damit ist natürlich auch eine Effizienzsteigerung verbunden. Grundsätzlich bietet die digitale Ausrichtung der Kanzlei aber auch die Möglichkeit, neue Kundensegmente zu erschließen und sich von der Konkurrenz zu differenzieren. So positioniert die digitale Transformation mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems den Steuerberater als modernen Dienstleister, der den steigenden Anforderungen der Mandanten gerecht wird.

Wie sehen gelungene Projekte bei Steuerberatern aus?

Aufgrund der vielen Vorteile ist es nicht verwunderlich, dass es zahlreiche erfolgreiche Digitalisierungsprojekte bei Steuerberatern gibt. Auch DocuWare kann hier einige vorweisen – beispielsweise gemeinsam mit dem Partner Addison. DocuWare lässt sich nahtlos in die Kanzleisoftware integrieren und die DMS-Funktionen stehen dem Anwender durchgängig zur Verfügung, ohne dass er seine gewohnte Oberfläche verlassen muss. Auch die Mandanten profitieren davon. Die lästigen Transporte von Ordnern oder längere Anfahrten zum Steuerbüro gehören der Vergangenheit an. Die einfache und unkomplizierte digitale Zusammenarbeit führt zu tagesgenauen Auswertungen und ermöglichen sogar eine Echtzeitberatung. Und last not least hat der Mandant immer einen Entscheidungspartner an seiner Seite – wo auch immer auf der Welt er gerade ist, egal wann und mit welchem Anliegen.

Diese Vorteile macht sich zum Beispiel die Steuerberatungsgesellschaft HBPlus Wertingen GmbH zunutze. Die umfangreiche Sammlung an Dokumenten, die etwa bei Jahresabschlüssen oder der Finanz- und Lohnbuchhaltung, die die Kanzlei für mittelständische Firmen übernimmt, anfallen, wurde früher in den Kellerräumen archiviert. Damit hat der Leiter der Kanzlei, der Steuerberater und vereidigte Buchprüfer Peter Hassel bereits im Jahr 2002 Schluss gemacht und mit DocuWare immer mehr Kanzleiprozesse digitalisiert und optimiert.

60.000 neue Dokumente jährlich – dank digitaler Lösungen kein Problem!

Bei der Kanzlei Schleicher Friedrich Krämmer & Partner in Prien am Chiemsee sind dank vollintegriertem DMS die Geschäftsprozesse heute nicht nur transparenter, sondern vor allem auch deutlich schneller. Papierunterlagen, elektronisch erstellte Dokumente und E-Mails gelangen automatisiert in den zentralen Dokumenten-Pool, so dass alle zu einem Vorgang gehörigen Unterlagen den Berechtigten auf Knopfdruck am Bildschirm bereitstehen. Nach vier Jahren enthielt das elektronische Archiv knapp 400.000 Dokumente mit mehr als einer Million Seiten, jährlich kommen etwa 60.000 neue Dokumente hinzu. Auch für zukünftige Entwicklungen sieht man sich aufgrund der hohen Flexibilität der DMS-Lösung bestens gerüstet, beispielsweise beim Datenfernzugriff über mobile Kommunikationsgeräte.

Eines machen diese Beispiele klar: Die Einführung des DMS ermöglicht neben der unkomplizierten Digitalisierung der Steuerberatung auch kurzfristig eine Produktivitätssteigerung. Denn zahlreiche Prozesse lassen sich damit automatisieren, vereinfachen und beschleunigen. Aber auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Mandanten kann effizienter und zeitgemäßer gestaltet werden. Selbst wenn der Steuerberater kein „Digital-Freak“ ist, sieht er gelassen dem Tag entgegen, an dem Mandanten mit ihm über Belege „chatten“ wollen oder neue Wettbewerber in den Markt einsteigen. Die Infrastruktur dafür ist schon da. Und der Steuerberater kann seine Stärke ausspielen, denn Vertrauen lässt sich nicht digitalisieren!

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